常時接続の専用機とは?おすすめできる理由を解説!

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近年、さまざまな通信ツールが登場しており、ビジネスの現場で利用される光景も珍しくなくなりました。ただ、打ち合わせや相談の度にツールを利用するのは、意外と手間がかかりますよね。そこでおすすめしたいツールが、テレビ会議専用機を使った常時接続です。今回は専用機による常時接続の特長をはじめ、おすすめできる理由などについて解説していきます。

テレビ会議専用機の常時接続とは?

テレビ会議専用機の常時接続とは、離れた拠点と拠点をリモート接続して常に空間を画面共有することです。常に接続された状態なのでモニタを通して社員の様子を確認し合うことができます。また、大きな画面で共有されるため、相手が誰がどこにいて何をしているのか?様子が一目瞭然です。社員同士が気軽にコミュニケーションを交わせるようになります。

パソコンで使えるWeb会議ツールとの違い

テレビ会議専用機の常時接続とは別に、リモートでコミュニケーションを交わすと言えば、パソコンやスマホ・タブレットを使って一時的にコミュニケーションを交わせるWeb会議ツールがあります。たとえばZoomであれば、共有されたリンクをクリックすると通信が接続され、打ち合わせが終わったらルームから退出して接続を切ります。
ZoomのほかにはMicrosoft社が提供するTeamというツールも挙げられます。Zoomと同様な通話やショートミーティングといったWeb会議に適しています。

パソコンやタブレットを使っての常時接続も不可能ではありませんが、専用機とは違って裏でOSのアップデートや何かしら常駐しているアプリケーションも平行して動作しているため、切断が途中で途切れたり、動作が不安定になったりするようです。

いずれにせよ、パソコンのWeb会議ツールはあくまで一時的なリモート接続をベースとしてコミュニケーションを行います。専用機による常時接続のように長時間にわたって接続することを前提としていません。

常時接続はスケジュール調整不要でコミュニケーションが取れる

パソコンのツールでは、通信を接続するためにお互いスケジュールを調整する手間がかかります。仮にスケジュールが合わなければ相談や打ち合わせが後回しになってしまえば、ビジネスにおける判断を下すまでに多大な時間を要することになります。

その点、常時接続であれば、スケジュールの調整をせずに社員同士でコミュニケーションを交わせます。テレビ会議の常時接続は、長時間安定して接続できる点にも強みがあります。機器の熱によってパフォーマンスが落ちたり、シャットダウンしたりすることもありません。

離れた拠点との連携や打ち合わせ頻度が多いのであれば、専用機による常時接続を導入したほうが、間違いなく業務効率が高まり効果的でしょう。

常時接続において専用機がおすすめできる理由

常時接続を導入にあたって、専用機がおすすめの理由について解説していきます。

おすすめできる理由1.ほかのソフトによる通信遮断のリスクがない

専用機による常時接続は、リモート接続専用のソフトウェアしか動いていません。一般的にパソコンの用途は広く、オペレーティング・システム以外にもさまざまなソフトが動作しています。たとえば、セキュリティソフトの動作や更新プログラムによるアップデートが重くて、デバイスの操作が遅くなったという経験がある方もいるのではないでしょうか。

その点、専用機は余計なソフトウェアが動いていません。常時接続以外の動作が優先されて、通信が途切れる心配がないです。

おすすめできる理由2.使い方がシンプルで誰でも操作できる

専用機による常時接続は、テレビやコピー機のように誰でも操作できるように作られています。パソコンで通信ツールを利用するときには、ソフトウェアのインストールから機器の設定まで必要です。また、接続するために参加者を招待する仕組みも理解しなければなりません。パソコンに不慣れな方だと、通信するまでに手間取ってしまう可能性があります。

そのほか、接続が完了したあとにもトラブルがあります。接続が切れてしまえば、再びリカバリーするまでに時間がかかってしまいがちです。
気軽にコミュニケーションが取れないと、コアビジネスに集中しづらくなります。業務をスムーズに進めたいのであれば、常時接続の専用機がおすすめです。

通信ツールの導入は相手を踏まえて選択することが重要

テレビ会議や常時接続といった通信機器・通信ツールを利用するのは限られた人だけではありません。電話や複合機のように誰もが必要に応じて使うことになるでしょう。まして、通信機器は「通信相手」がいることが大前提です。相手にも、接続や音量調節など、一定の操作が求められるのが一般的です。

Web会議ツールは「パソコン操作」が前提であるため使いこなすには難がある

厄介なことに、「パソコン」は端末や環境などによって操作方法や設定が微妙に異なります。会社の業務で使用しているパソコンと自宅にあるパソコンで、全く同じスペック・同じ操作性・同じ接続機器ということはほぼ無いでしょう。アイコンの設定や背景のコントロールなどでも戸惑う方もいるでしょう。仕組みを理解するまでに時間がかかってしまいます。

このように、自分が使い慣れている端末やソフトウェアだとしても、相手も同じように利用できるとは限りません。取引相手に自社で使っているツールによる打ち合わせを提案したとき、ツールを利用したことがないといわれて、打ち合わせがなかなか進まないケースもあります。

社内テレビ会議、常時接続の場面に置いても同じで、自分がいる拠点は情報通信機器の扱いに精通されているからといって、相手拠点でも同じとは限らないのです。このため、通信ツールなど機器を導入する際は、できるだけシンプルで「簡単」なものを選ぶことが重要なのです。

常時接続でビジネスを効率化しよう!

常時接続はリモートでも気軽につながれる通信方法です。常時接続を体感すると、その環境がないときに、不自由や不安を感じるようになります。常に相手の様子がわかるコミュニケーションは、ビジネスでも非常に重要です。常時接続を導入すれば、仕事でもプラス効果が生じるでしょう。

ビジネスを効率化したい方は、ぜひテレビ会議の常時接続を導入してみてください。

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