Web会議・テレビ会議の社内体制を整備して、円滑なコミュニケーション体制を整えませんか?

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最近ではリモートワークの増加に伴い、業務上Web会議やテレビ会議を利用される方が非常に多くなってきました。
そんな中、今までは身近に居る同僚に気軽に直接声を掛けてコミュニケーションを簡単に取ることができた状況が一変し、ツールを使う機会が増えてコミュニケーションになかなか苦労されている方も一定数いらっしゃると思います。

今回は、Web会議・テレビ会議のシーンでコミュニケーションが上手くいかないと思われる理由と、解決の糸口をテーマに挙げたいと思います。

Web会議・テレビ会議ツールを参加者全員が使いこなせているか

Web会議での社内コミュケーションが上手くいかない理由の1つは、利用端末の設定や通信速度などの条件が対等では無く、均一なコミュニケーション環境になっていないというケースがあります。というのも、そもそもWeb会議を行うときにZoomなどの機能や操作をある程度理解していなかったとしたら、コミュニケーションが取りづらくなる可能性があります。

例えば、自分が話しているときにマイクがミュートになっていたり、設定が上手くできていなかったとしたら、なかなかスムーズに会議を進行することができません。

エラーが起きている状況を伝えられないことも…

Web会議で発言したくても出来ない状況も、コミュニケーションが上手く取れない原因となってしまいます。
例えば、出先からWeb会議に参加しようとした時、リモートツールの設定が上手くできておらず、音声が聞こえないような状況が起こったとします。そんな時、エラーが起きている状況を伝えたくても、上長や参加者が多い場合は状況を伝えづらい…といった心理状況になってしまうというお声を聞いたことがあります。

このように、対等性がなく状況を伝えにくいシーンでは、Web会議でコミュケーションを取る事は難しくなってしまいます。ですので、リモートツールの操作や設定はやはりある程度把握をしておくことは重要です。
また、コミュニケーションを取ることのできる、ある程度のルールを設けておくことは必要だと考えます。

Web会議・テレビ会議における通信環境の事前確認は超重要

Web会議にとって接続するときの通信状態は非常に重要です。自宅やオフィス内であれば、自己ネットワークを利用するため通信速度やスピードの出やすさ・出にくさはある程度把握していると思います。

しかし、出先の場合は場所によって通信速度はまちまちです。そのため、事前に接続テストを行ったのち、会議の参加やコミュニケーションをはかるようにする方が、コミュニケーション相手との対等状況により近づけると思います。

大切なのは、Web会議・テレビ会議を使ったコミュニケーションで大切なのは、相手にストレス無くコミュニケーションを取れるように、自らの状況を把握して整えることにあると考えます。

全てリモート任せになることによる弊害

Web会議・テレビ会議といったリモートツールの登場で、移動時間や待ち時間を節約できるため、今まで不可能だった会議にも参加でき、遠くに居る同僚に声掛けができるようになりました。しかしその反面、大切な意思決定やコミュニケーションの全てをリモートツール任せとなってしまうと、

  • 相手の表情や意図を汲み取れず、理解が進みにくい
  • 熱量を伝えられない
  • 人によって理解度に違いが出てくる

このような事態を招いている可能性も無視できません。やはり人と直接会うコミュニケーションはゼロとしてしまうことはできないと考えます。

直接会うこととリモートのバランスを上手く取ったコミュニケーションを

コミュニケーションの全てリモートで行うのではなく、例えば会議の場合、オフィスの会議室に集まれるスタッフは会議室に赴き、不可能なスタッフは個別に参加する…といった、対面と遠隔を組み合わせ、状況によって会議体系を変更することは、テレビ会議やWeb会議のシーンにおいて非常に有効です。

対面であると、相手に合図を送ったりと別途直接コミュニケーションを取ることができるので、会議成果も向上します。

コロナ禍の影響や、遠方に居るスタッフと頻繁に会うことは難しいでしょうが、状況に沿って週に一度や月に一度は可能であれば会議室に赴くことも視野に取り入れることは方法の一つと考えます。
直接かリモートか、選択できる時代になりましたので、状況に沿ってバランスよく組み込んでいただければと思います。

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