Web会議こそマナーが大切！情報が少ないからこそ、少しの印象差が顕著に出ます

急速に普及したテレワーク。テレビ会議やWeb会議を行う頻度もコロナ禍以前とは比べ物にならないくらい増加しました。
Web会議は使ってみると分かるのですが、手軽である反面、対面に比べると伝えられる情報量は思いの外少なくなります。しかしながら、少ない情報の中でも、「感じの良い人」と「感じの悪い人」の差を肌身で感じたことがある人も多いのではないでしょうか。

例えば、

情報量が少ないからこそ、好印象な人との差分を如実に感じ取ることができてしまう側面があります。もしかしたらご自身が気付かないところで、相手を不快にさせているかもしれません。

そこで今回はWeb会議特有のマナーについて、再認識したうえで、「感じの悪い人」という印象を与えかねない要因についてご紹介します。本記事記載の内容について意識をするだけで、「感じの良い人」へとステップアップできる可能性が高まりますので、ぜひとも御覧ください。

Web会議にも最低限のマナーはある

社会の一員として生活している以上、最低限のマナーは必ずあります。例えば同僚とその日のうちに最初に顔をあわせた場合、挨拶をしない人は少ないのではないでしょうか。Web会議も同様で、最低限のマナーは存在します。ここでは特に重要だと考えられる3つの項目についてご紹介します。

プレテストで接続確認を行う

テレビ会議やWeb会議で起こりがちなのが、マイクやカメラ、スピーカーなどのPC周辺機器のトラブルです。Web会議の場合は事前に招待リンクが送付されてくることがほとんどですので、プレテストを実施して周辺機器の動作確認を済ませておくことで、会議が円滑に進行できます。

時間に余裕を持って会議に参加する

リアルの会議でもそうですが、会議時間ギリギリに参加するのはあまりマナーとしては良くありません。当然、業務が忙しくてギリギリにしか参加できないというシチュエーションがあります。可能な限りで良いので、時間には余裕をもって参加すべきです。会議開始までの時間で接続確認を行っておくと、よりスムーズな進行が可能となります。

入退室時には必ず一言を添える

Web会議でやってしまいがちなのが、入退室時に挨拶を交わさないことです。しかし冷静に考えて挨拶もなしに会議室に来て、帰っていく人と同様の行為を行っていますので、入退室時には必ず一言添えるのを忘れないでください。
「よろしくお願いします」「ありがとうございました」等の短文でも問題ないので、社会の一員として恥じない行動をすべきです。

「感じの悪い人」に見られる要因について

「感じの悪い人」に見られないためには、「感じの悪い人」に見られる要因を知っておく必要があります。では具体的に「感じの悪い人」とは、どういった人を指すのでしょうか。ここでは一般的にあまり印象が良くない要因を列記してみたいと思います。

• カメラONの会議にも関わらず部屋が暗くて顔が見えない
• カメラが明後日の方向を向いており、当事者の顔が見えない
• 話しかけているにも関わらずリアクションが返ってこない
• 誰に話しかけているかが分からない
• 人の発言中に割り込み、発言を中断させる
• 周囲の雑音がひどく、発言を聞き取ることができない

列挙すればきりがありませんので、他項目にも関連する重要な点を3つピックアップしてみます。

カメラONの会議にも関わらず部屋が暗くて顔が見えない

カメラONの会議は基本的にはFace to Faceの意識を高くもつために設定されています。言い換えれば、顔が見えなければ意味のない会議とも言えます。それにも関わらず、部屋が暗くて顔が見えないのは、まさしく「感じの悪い人」に見られる要因です。

「部屋の生活感を覗かれたくないので、わざと暗くしている」という方もいらっしゃるかもしれません。しかしZoomやMicrosoft Teamsには背景変更機能が付いており、バーチャル空間での壁紙を設定可能です。生活感が気になる場合は、これらの機能を有効活用しましょう。

話かけているにも関わらずリアクションが返ってこない

自分が主催者だった場合、リアクションが欲しい相手に話題をふったにも関わらず返答がなければどう思うでしょうか。話を聞いていない、会議に参加しているものの別作業を実施しているなどなど、悪い考えほどよく巡ります。

Web会議は立派な会議体ですので、発言を求められた際にはすぐに応答できる準備を整えておかなければなりません。これを怠ると、すぐに「感じの悪い人」という烙印を押されてしまいます。

周囲の雑音がひどく、発言を聞き取ることができない

設備の問題もありますので一概には言えませんが、音声環境が悪いことは、相手に負荷をかけてしまい兼ねません。なるべく辺りが静かで他の音声が入りにくい状況を探し出すことが大事です。（会社の会議室はやはりWeb会議がしやすいですよね！）

最低限のマナーと「感じの悪い人」を避ける行動により得られるメリット

先述の通り、最低限のマナーを遵守し、「感じの悪い人」と思われる行動をしなければ、「感じの良い人」に思われる可能性は非常に高いです。

相手に好印象を与えることができれば、進めたい商談がより円滑に進む、持っていきたい方向性に舵を切ってもらえる可能性が高まるといったメリットを享受できる確率があがります。これらの点を意識して、行動するだけで、Web会議での進行がより良いものとなる可能性があります。

今後も続くWeb会議、慣れは必ず必要となる

移動を伴わなくても、手軽に顧客との商談を実施することができる。遠方にいながらも同僚とのコミュニケーションを円滑に図ることができる。これらのメリットからWeb会議やテレビ会議がなくなることはまず間違いなくありません。

前述した些細なことへの気配りが、お互いの関係性をより良いものとすることは事実です。すぐにでも実践してください。回数をこなして慣れることで、無意識で対応できることが増えてきます。社会人にとって不可欠なものとなりつつあるWeb会議。些細なことへの気遣い一つで、「感じの良い人」「感じの悪い人」の分類が成されますので、本記事の内容は覚えておいて損はありません。