Web会議・テレビ会議システムなら日本製のLoopGate (ループゲイト)
近年、働き方が多様化し、会議のスタイルも大きく変わりました。従来のように皆が会議室に集まる形から、リモートワークや遠隔地にいる支社のスタッフなどがリモートで参加する「ハイブリッド会議」が主流になっています。
Web会議とテレビ会議(tv会議など)は、広義では同じリモートでつながるシステムですが、それぞれのシステムの特性には違いがあり、それぞれ利用に適したシーンが違います。
最近ではビジネスシーンにすっかり浸透し、社内会議はもちろん、常時リモートでつなぎっぱなしにしたり、遠隔研修や毎朝の朝礼など使われ方も多様です。浸透してきたからこそ、改めて環境に合ったシステムに見直し変更されるケースも多くなっています。
ここでは、Web会議とテレビ会議の違いを比較し、利用目的に合ったシステム選定のお手伝いをいたします。
一般的に「Web会議」はパソコンやスマートフォンなどの端末からアプリケーションやWebブラウザを介して使用するものを指し、一方で「テレビ会議」は専用機器を用いて会議を行うものを指します。
まずはWeb会議・テレビ会議それぞれの特性を並べて比較してみましょう。
上述で挙げた、Web会議とテレビ会議の特性比較を詳しくまとめました。内包するメリット・デメリットも合わせて記載しております。
Web会議 | テレビ会議 | |
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概要 | パソコンやスマートフォンから対応端末を自由に選び、アプリケーションやWebブラウザを介して接続する。一人が1つの端末を使用し、1対1もしくは、一人ずつが複数といった形式での会議が多く見られる。 | 会社の会議室などに専用機器を据え置き設置し、モニターやカメラ・スピーカーマイクなどを用いて接続する。複数名が各拠点の会議室に集まり、その拠点間をつないで会議を行う形式が多い。 |
メリット |
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デメリット |
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必要な 機材・環境 | ノートPCやスマートフォンなどの端末。 必要に応じてカメラやスピーカーマイク、ヘッドセット。 また、通信環境と周囲に問題無く会議が行えるスペースの確保が必要。 | テレビ会議専用機器のほか、利用可能なモニター・カメラ・スピーカーマイクといった周辺機器が必須。 |
次に、Web会議とテレビ会議がそれぞれ、どのようなシーンで利用するとその特性を発揮できるのか、それぞれの会議シーンイメージを挙げていきます。
Web会議は、端末と場所を自由に選んで少人数で行う形がよく見られ、 特に定まった場所や予定を決めず突発的に行うような会議形式が得意ですそのため、 単独ミーティングや社外取引先との打ち合わせ、テレワークといった利用シーンに活用できます。
テレビ会議は、会議室などに複数名が集まり、相手とつないで行うような会議形式が得意です。 据え置き型の専用端末を使うことから、重要な意思決定がなされる社内会議、イベント、長時間接続するテレビ会議の常時接続といった、接続トラブルをできる限り抑えて安定させたい場合に有用です。
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Web会議・テレビ会議の特性や利用シーンの違いを見すえた上で、では実際にどのような点に注意してシステムを選ぶべきか、気をつけたいポイントを大きく3項目にまとめました。
まずは社内で実際にシステムが使えるかの確認が何より重要です。せっかく費用をかけて導入したにもかかわらず、使えないでは元も子もありません。それを防ぐためにも、自社の環境内で実際に接続テストを行うことをお薦めします。もちろん、接続する全ての拠点環境で行うことが理想です。
これは、テレビ会議専用端末だけでなく、PCパソコンやタブレットを用いたWeb会議の場合であっても同様のことが言えます。
テレビ会議においてはどのような項目が比較注視すべきポイントなのでしょうか。特に重要ポイントとして挙げられる3項目について考察します。
Web会議・テレビ会議は機能や品質…そして価格という点で検討されるケースが多いですが、重要な選定要素の一つとして、サービスの「サポート体制」があります。いざトラブルが発生した際に頼りになるサポート窓口の存在は、運用性を高める相棒となります。裏を返せば、サポートが万全でないサービスは社内のシステム管理担当の負荷が非常に高くなり、運用性もシステム定着率も悪くなります。
誰もが当たり前に使えるシステムこそが、今後リモートを取り入れたビジネスシーンにおいて求められるツールです。
テレビ会議・Web会議の運用において、非常に重要となるチェックポイ ントとなる「サポート」
その重要性ついて掘り下げていきます。
一部の人だけが扱うものではなく、誰もが当たり前に扱えるシステムのほうが、社にとって有益なツールになり得ます。仮に普段あまり触らない方であっても、いざという時に手間取ることなく操作できるようなシンプルさが理想です。
コロナ禍以降、Web会議・テレビ会議はビジネスシーンに溶け込んでいます。誰もが日常において当たり前に扱えるシステムであれば、社内の定着も進み有効活用されていくと考えます。
選定においては、前項の「各システムの特性比較まとめ」(アンカーリンク)にもまとめた、テレビ会議・Web会議の特性と照らし合わせて、利用する場面や利用目的に適したシステムの選定を行ってください。
テレビ会議は、いつでも当たり前に使える環境を整えることで、社内で誰でも使えて定着できるようになります。
テレビ会議の有用性と導入環境整備について記載しています
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テレビ会議システムは、遠く離れた方と身近に居るような感覚でやり取りできる最高のコミュニケーションツールですが、導入効果はそれ留まりません。テレビ会議の導入により得られる有効な効果の例をご紹介します。
現地に赴く会議や面談・商談には、必ず移動コストが発生します。それが遠方であればあるほど、回数が重なるほどにコストは積み重なります。テレビ会議の導入により不要な移動が無くなれば、非常に大きなコスト削減効果をもたらします。
テレビ会議導入を検討される際は、導入コストと削減効果の比較を検討材料にしてください。
移動コストの削減効果にフォーカスを当てましたが、移動時間の削減にも期待ができます。近年では遠隔商談が増加傾向にありますが、その理由は商談機会の増加が有効なためです。また、削減された時間を別の業務に割り当てるといった業務効率の向上につながっています。
コスト削減+業務効率の向上というポイントに注目してください。
テレビ会議によりコミュニケーションはより親密になり、離れた拠点の上長との協議は深まります。そうなると、業務決済のスピードアップにもなり、マネージャーとしても直接確認しやすくなるため、マネジメントスピードの向上が期待できます。
テレワークやサテライトオフィスといった、近年取り入れられるワークスタイルにおいてもテレビ会議は非常に有効なツールです。 次世代のワークスタイルには欠かせないツールになることでしょう。
テレビ会議システムは遠隔で拠点や人をつなぐビジュアルコミュニケーションツールですが、利用用途を追求すると多彩な活用用途があります。実際に活用されている用途の例をご紹介します。
実際に LoopGate を導入しご活用されておられる企業様の効果事例をご紹介します。
Web 会議システムと比較したが、LoopGate は特に音声や映像がクリアであったことが決め手でした。
特に音声は Web 会議と違って相手の言葉が聞き取りやすく明瞭で、画面越しでなく、まるで対面で話をしているような距 離感で会話することができるように。以前のシステムは音の途切れが頻繁にあったため、会議中に何度も聞き返されたり、 何度も説明をし直すということがストレスだったが、LoopGate はお互いにストレスなくとても快適に話せるようになりました。
誰もが簡単に使える操作性があり、なおかつ遠隔でイベントを行う上で最も重要なポイントである双方向性や映像及び音声の品質が保たれていたことに高い評価をいただきました。またギンガシステムが経験してきた遠隔イベント等の提案・実績 が導入の決めてとなりました。
パソコンタイプの Web 会議では安価である反面「常時接続」ができないデメリットを感じておられました。
また、テレビ会議を導入する目的が、常時拠点をつなぎたいということでしたが、従量課金などの課題があって目的に沿う製 品を探されていた折、LoopGate にご注目いただきました。
LoopGate であれば、海外(ベトナム)との接続においても安定して「常時接続」できる上、価格的にも安価で要件を満 たせる唯一の製品と評価をいただき、導入いただいております。
LoopGate と他のテレビ会議システム、Web 会議システムとの違いを比較しそれぞれの特徴についてまとめました。 専用機を使用する「テレビ会議」と主にパソコンで使用する「Web 会議」との違いだけでなく、専用機タイプの中でも他社製 品と LoopGate の違い・特徴など、テレビ会議システム選びの参考にしてください。
LoopGate (専用機) | ◎ | 非常に安定性が高い。 長時間や常時接続ができる。 |
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他社テレビ会議システム (専用機) | ◎ | 非常に安定性が高い。 長時間接続ができる |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | 専用機タイプに劣るが安定。※専用機のノウハウを活用 |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | 頻繁に切断され不安定な場合がある。 |
LoopGate (専用機) | ◎ | どなたでも簡単に扱えるワンタッチ操作 |
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他社テレビ会議システム (専用機) | ◯ | ほとんどの方が扱うことが可能 専用のリモコン使用して接続 |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | クリック操作で簡単にご利用可能 LoopGateシリーズとして操作方法が似ているため使いやすい |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | パソコン操作の知識が必要なため扱えない方が出てくる |
LoopGate (専用機) | ◎ | 技術スタッフが直接電話対応 (平日7:30-21:00、土日祝9:00-18:00) 専用機のため解決までの時間が早い |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 窓口は平日9:00-17:00が多い 一次対応のみとなり解決に時間がかかる場合がある |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | 技術スタッフが直接電話対応 (平日7:30-21:00、土日祝9:00-18:00) PCの使用環境によって解決に時間がかかる場合がある |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | 窓口は平日9:00-17:00やメール・チャットでの対応が多い PCの使用環境によって解決に時間がかかる場合がある |
LoopGate (専用機) | ◯ | クラウドサービスを利用でき、初期導入コスト、 運用保守の手間を軽減できる |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 高額なサーバの導入と運用が必要 |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | クラウドサービスを利用でき、初期導入コスト、 運用保守の手間を軽減できる利用でき |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | ◯ | クラウドサービスを利用でき、初期導入コスト、 運用保守の手間を軽減できる利用でき |
LoopGate (専用機) | ◎ | フルHD対応の高画質で鮮明な映像。 映像遅延も少ない。 |
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他社テレビ会議システム (専用機) | ◎ | フルHD対応で高画質なものが主流。 映像の遅延も少ない。 |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | フルHD対応の高画質。ただし、安定性は専用機に比べ劣る。 |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | 頻繁に切断され不安定な場合がある。 通信状況によっては映像遅延やフリーズが発生。 |
LoopGate (専用機) | ◎ | 遅延も少なく高音質で音声が聞き取りやすい。 |
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他社テレビ会議システム (専用機) | ◎ | 遅延も少なく高音質で音声が聞き取りやすい。 |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | 高音質だが安定性は専用機に比べ劣る |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | 音声が途切れたり遅延が発生 |
LoopGate (専用機) | ◯ | 専用機タイプなのに低価格、多地点接続サーバの導入不要 1週間の無料デモ機お貸し出しにより体験も可能 |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 一般的には高額なケースが多い 多地点接続時に専用サーバの設置が必要 |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | 比較的安価に導入可能 |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | ◎ | 安価に導入可能 機能を制限した試用版の提供などがある |
LoopGate (専用機) | ◎ | 社内LANをそのまま使用できるため導入ハードルが低い |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 専用のネットワーク構築や回線帯域の確保が 必要な場合があり導入ハードルが高い |
LoopGate for PC (パソコン) | △ | 端末へのインストールや設定が必要で 手間がかかる |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | △ | 端末へのインストールや設定が必要で 手間がかかる |
LoopGate (専用機) | △ | 会議室など主に社内で利用 (固定IPアドレスは不要) |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 会議室など主に社内で利用 (固定IPアドレスが必要なケースがある) |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | パソコンからの接続が可能なため、 外出先でも利用可能 |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | ◯ | パソコンやスマホからの接続が可能なため、 外出先でも利用可能 |
LoopGate (専用機) | ◯ | 会議・研修・朝礼・常時接続・遠隔受付など 多岐にわたる |
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他社テレビ会議システム (専用機) | △ | 会議室に据え置きされる場合が多く場所移動しにくい 役員会議・大型会議で使われるシーンが多い |
LoopGate for PC (パソコン) | ◯ | 出張先からの会議参加など社外からも活用できる |
Web会議システム (パソコン・スマホ) | ◯ | 出張先からの会議参加など社外からも活用できる |
サービスによって変わりますが、無料サービスは使える機能に制限がある場合がほとんどです。また、無料版はトラブル時に万全なサポートを受けられない可能性もあります。
利用目的にもよりますが、複数人による会議を行うのであれば有料サービスの利用がオススメです。
もし何らかの問題で会議がスムーズに進行できなくなった時、トラブルを解決できなければ参加者全員の時間が無駄となり、意思疎通や業務にも支障をきたす可能性があります。
パソコンや周辺機器の設定に精通した人がいれば、ある程度のトラブルは解決できるかもしれませんが、専門のサポート体制の整った有料サービスの方が断然安心です。
LoopGateは「簡単に安心して利用できる」ことを強みにしています。
以下のような課題をお持ちの企業様には特にオススメです。
LoopGateは銀行や官公庁といったセキュリティを重視される業種にも採用いただいております。
もちろん使えます。
LoopGateにはwindows10で動作するソフトウェア版もあり、例えば事務所拠点には専用機を設置して、テレワークを行うスタッフはソフトウェア版を使用する…という連携利用が可能です。もちろん、多地点での接続にも対応しております。
テレワーク利用については、こちらのページもご参考ください。
テレワークではパソコン上で動かすWeb会議も有用ですがパソコンと区別して動作するLoopGateもオススメです。
各家庭に導入できる価格帯で、なおかつテレワーク補助金の対象にもなると思われます。
近年の日本国内の働き方改革推進に伴い、厚生労働省などではテレワークの導入推進などを支援する、助成金制度が ございます。(令和 2 年 6 月 1 日現在)
テレビ会議の導入にあたっては、こういった行政・自治体の助成金制度の活用も検討してみてはいかがでしょうか。