当たり前に使える環境は整ってますか?テレビ会議の導入について

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オンラインで行う会議およびそのためのツールは、技術の進化と社会情勢を背景に様々な発展をみせており、ビジネスシーンにおいてなくてはならないものになりつつあります。これまで主流であったテレビ会議だけでなく、近年では無料で気軽に使えるサービスもありますが、会議における実用性はどの程度なのでしょうか。それぞれの違いと実用性、テレビ会議導入のための環境の整え方について紹介します。

テレビ会議とweb会議システムの違い

オンラインで会議を行うには、テレビ会議を使う方法とweb会議ができるサービスなどを利用する方法があり、混同されがちですがそれぞれ異なる特徴を持っています。
テレビ会議は、双方が会議室を用意しあらかじめ設置を行った専用機器を使いますが、それに対して普段使用しているパソコンやスマートフォンを使い、ZoomやSkypeといったコミュニケーションツールを通してやり取りするのがweb会議です。web会議は場所を選ばず個人対個人で社外の相手とも対話でき、無料で利用できるツールもあるため初期費用を抑えられるというメリットがありますが、大人数での会議が難しいほかネットワーク環境によってトラブルが起きやすいといった一面があり、ビジネスでの利用と考えると用途が限られるのが現状といえます。

ビジネスシーンでテレビ会議がおすすめな理由

そもそも、オンライン上で会議を行うことにはどのようなメリットが挙げられるでしょうか。

国内の支店や海外拠点など離れた地点にいる社員や取引相手が顔を合わせて反応を見ながらやり取りできるため、情報の共有がスムーズで伝達ミスなどのトラブルが起きにくく、社内コミュニケーションの活性化や商談などに役立てることができます。また、オンラインの会議を上手く活用すれば出張の手間がなくなり、関連する業務の効率化を目指せるのに加え出張経費の削減に繋がります。テレビ会議は、これらのメリットを活かすべくビジネスシーンにおける会議に特化してつくられたものなので、質が高く安定した映像と音声など会議に適した機能を手に入れることができます。

テレビ会議専用機の強み

あらかじめネットワーク環境が安定した会議室に機器を設置することで会議に相応しい空間を確保でき、Web会議のように映像の乱れなどのリスクが少ないのがポイントです。導入費用はかかりますが、無料のコミュニケーションツールにはない安定性でトラブルの少ない会議を目指すことができます。もう一つの大きなメリットは、クリアな音声を広範囲で拾うことができるので、大人数での会議が可能であることです。会議室や広域を集音カバーできるスピーカーマイクを準備すれば100名以上といった大規模の会議を実現することも可能なので、例えば総会やフォーラム、社内の全体会議やイベントなど大きな行事や大事な場面にも活用でき企業の活動の幅が広がります。

テレビ会議はいつでも当たり前に使える環境を整えること

パソコンやスマホなどの端末を用いたweb会議はどうしても、端末固有の設定や環境条件に合わせた設定変更など、臨機応変に対応する必要があります。これを全員が無難にこなせるのであれば良いのですが、それは中々難しいでしょう。
機器を扱う慣れや機器周辺の知識などを持つ必要があり、たとえ機器を扱うリテラシーがあったとしても、問題が解消しない場合もあります。

テレビ会議は、専用の端末を使う場合、操作が共通なので使い方を社員間で共有できます。つまり、誰でも扱える環境が整うのです。また、原則据え置き(場所を移動する場合もありますが)のため、万一トラブルがあったとしても過去の蓄積された情報や固有の問題を特定しやすいのも特長の一つ。

テレビ会議は、いつでも当たり前に使える環境を整えることで、社内で誰でも使えて定着できるようになります。

誰でも快適に使えてこそ「当たり前」に

例えば、皆さんはテレビは当たり前のように扱えるでしょう。電源をオンにしてチャンネルを変えて…、最近なら録画予約して見終わったら消して…などなど。当たり前に扱っていることは社内のテレビ会議も同様なのです。

必要なときに、ぱっと会議室を予約して端末の電源を入れて、接続して…これが普通に誰もが難なくこなせる環境整備をしていきましょう!