テレビ会議の導入メリットを見て、導入検討の優先度を上げましょう!

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テレビ会議の導入や見直しが社内でなかなか進まない…。という声をお聞きすることがあります。確かに、企業は会社の成長や経営基盤の確立を図るため、人事採用や設備投資などさまざまな計画を立てて、優先度も状況に応じて変化させていることでしょう。 そのような中で、テレビ会議の優先度を高めるには導入による効果メリットを発信するほかありません。

この記事のポイント
  • テレビ会議の優先度を見直す
  • テレビ会議のメリットは「リモートで会議できる」機能利便性だけではない
  • テレビ会議の導入メリットを添えて、検討優先度を高める

機能利便性だけではないテレビ会議の可能性

テレビ会議システムは「リモートで遠くの人と会議を行うもの」という機能の1点がフォーカスされやすく、それだけではメリットは感じられにくいと思います。 さらに近年では、無償でも利用できるzoomやGoogleMeetといったツールもありますので、弊社LoopGateのように専用端末の導入となると、「設備」としての機能利便性だけでなく「導入メリット」を添えることが肝要です。

今回は、テレビ会議は機能だけではなく、導入することで得られるメリットや効果を挙げてシンプルにまとめていきます。

テレビ会議の導入によるメリット

細かい点で見ていくとまだまだ他にもあると思いますが、大枠で挙げますと、

  • 対面接触対策
  • 出張経費や移動経費の削減
  • 時間の効率化
  • コミュニケーションの活発化
  • 連携力・対応力の強化
  • 人事配置など体制の自由度が向上

対面接触対策

リモート化は「会議」に留まらず、店舗のリモート接客、役所の窓口対応、病院の非接触面会といったように、利用シーンも多岐に渡っています。

ちなみに、2020年の2月頃から6月頃にかけて、テレビ会議やWeb会議といったキーワードのトレンドが急上昇しました。(Googleトレンド調べ) 世の中が対面や密を避けるために、リモート化・テレワークの導入などを取り入れる必要に迫られたためと考えられます。

参考:Googleトレンド

出張経費や移動経費の削減

テレビ会議導入によるメリットとしても非常にポピュラーで、目に見えやすいメリットです。出張経費や移動経費は人数や機会が増えるほど加算されていくため、リモート化に対応する人員が増えるほど、費用対効果も直ぐに表れます。

時間の効率化

経費削減と通じくリモート化の恩恵として、移動にかかる時間を他の業務に割り当てるなど、有効に時間が使えるようになります。オンライン商談であれば例えば、通常訪問であれば1日3件程度が限度だったものを、5件お話ができるようになる…といった接触ポイントの増加につながります。

コミュニケーションの活発化

対面での会議となると、どちらかの場所に移動する必要がありますが、テレビ会議ならば予定を合わせて直ぐにつなぐことができます。また、手軽に会議が開催できるため、参加できる人員も増やすことができ、より社内で意見やアイデアを出し合いやすくなります。

よくイメージされる1対1による小規模なテレビ会議(Web会議)のようなシーンももちろん増えますが、弊社がいつもメリットとして挙げているのが、離れたオフィス同士をテレビ会議で常時繋ぐ常時接続です。こうすることで、互いのオフィスだけでなく人の動きもリアルタイムで手にとるように判るため、コミュニケーションが取りやすくなります。

常に顔が見えることで、離れていてもしっかりと一生懸命共に働いているという共闘感みたいなものも生まれ、大変オススメです!

連携力・対応力の強化

現場と本部、営業=サポート=開発…といった部署・役割が異なるスタッフ同士が、部署の垣根を越えて連携しやすくなります。 テレビ会議で相談や質問・確認を取りやすいためです。
これまでは、例えば問題が発生→情報を集約→定期会議で報告→対策…という流れが、発生→対策→報告というような流れを踏めるようになります。(内容にもよりますが)

リモート接客という、店舗とコールセンターや本部を接続し、店舗からお客様が直接本部のスタッフとやり取りが行えるような仕組みも導入が増えております。

フレキシブルで迅速な対応が必要になる場面は多いと思いますが、その場面を多くクリアできれば、顧客満足度の向上につながるのではないでしょうか。

人事配置など体制の自由度が向上

部署の垣根を越える話をしましたが、こちらは拠点の垣根を越える人事配置のメリットです。 よくある人事配置として、拠点単位での配置があります。(極端な例えであれば、大阪:開発、東京:営業) 勤務地の都合上どうしても、人事配置が限定されていた状況を、テレビ会議があれば部署間の常時接続やミーティング接触機会を設けることで拠点の制限が無くなります。そうすれば、より適材を適所に配置できるようになり、会社の成長を促進させることができるでしょう。

全部リモート化が良い!? わけでもない

完全リモート化となっている企業も中にはあるようですが、リモート化は逆に言うと人と直接会う機会が失わ、人間本来の大切なものが希薄になる…というお声があります。
リモート化を嫌う方は一定数おられると思いますし、そのご意見はごもっともです。

現に、コロナ禍の影響でリモート化されたことにより、特に企業の新入社員は出勤する機会が無くなり、先輩や上司の背中を見た成長や交流が無い状況になっています。そうなると会社で働いている帰属意識(所属意識)や仲間意識も育ちません。 そのため、適度なルールは立てつつ直接対面する機会も重要で必須と考えます。

「複数」対「複数」の会議でも真価を発揮するテレビ会議専用機を利用すれば、リモートと対面の両立も上手く運用できるのでオススメです。

導入優先度は導入メリットと期待できる効果も見据えて調整

コロナ禍の影響もあって、一時は優先度が爆発的に上昇したテレビ会議システム。その頃は接触を抑えることやテレワークの実施ということで「リモート」という機能が注目されていた傾向がありますが、その点が落ち着くとともに導入検討の優先度も下げられて行きました。

冒頭でも挙げましたが、企業の優先度はその時々のタイミングによって計画調整されます。ですが、もしテレビ会議についての優先度を調整するのであれば、今一度導入メリットや期待できる効果に目を向けられてみてはいかがでしょうか。

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