しっかりと見極めるべき!無料や安価なWeb会議を改めて見直す

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コロナ禍の影響もあってリモートワークを取り入れる企業が急増しました。その結果、需要が増したのがWeb会議です。無料や安価で利用できるシステムも多く、「とりあえず使わなければ」と導入した会社もあるでしょう。

しかし、急場しのぎや急ぎの状況から一段落して落ち着いてみたときに、本当に「業務上活用できているのか?」と疑念を持つ場合はあるはずです。社内を見渡して、活用できているのか調査を行ったのでしょうか?もし活用できていない状況を放置しても、良い結果にはつながりません。

今回はWeb会議会議システムを見直すポイントを紹介します。

Web会議を取り急ぎ導入した会社も多い

コロナ禍は誰にも予想できないものでした。リモートワークを行うことを決定してから、Web会議を急ぎ導入したところも珍しくなかったことでしょう。このシステムが自社と適合性とかや、将来性はどうかなど見当する余裕もなかったところが多かったはずです。その結果、「上手く使えなかった」と使用した社員から不満があがっている可能性もあります。

また、コロナによる自粛は一時的なものだと考えていたが、予想以上に長期にわたりそうなのでテレワークのシステムを見直したいという企業も多いはずです。

無料や安価なWeb会議はさまざまなデメリットもある

Web会議のシステムは多く、「zoom」をはじめ安価や無料で使えるものも豊富です。その結果、企業だけでなく学校や役所にまで広く普及しました。

一方で、無料であれば一部機能が制限されたり、通信環境・端末スペック依存となり、正常に使えなくなる場合があります。特に、音質や画像が悪いデメリットは大きく、ストレスがたまるだけでなく、会議が進まない、伝達ミスなど重大なトラブルが起こるかもしれません。

不満が多いWeb会議は見直しが大切

急いで導入した後、落ち着いたりあたりを見渡せる状況になっているのであれば、「導入するときが大変だったので、多少の不便はあっても我慢して使い続けた」という意見もあるかもしれません。

今一度、自社に導入しているWeb会議について、調査や要望・意見を募ってみるのはいかがでしょうか。

自社にあったシステムの選定を

会社は、それぞれ体制が異なり、会議体や様相も異なります。
少人数でたくさんのグループを作って会議を重ねるところもあれば、会議は大勢が参加するものが、月に1度あるだけ、というところもあるでしょう。評判がよいシステムでも会社の体制に合っていなければ、使いにくいものです。

また、会議にはたくさんの種類があります。現場で行う会議もあれば、取締役が行う会議、社外秘のことを話し合う機密性の高い会議もあるでしょう。そうなれば、信頼性の高いWeb会議が求められるし、場合によっては閉域網(オンプレミス)の導入を検討しなければならないかもしれません。

今後を見据えてテレビ会議・Web会議の見直しを

コロナの脅威が去っても「働き方改革」の一環として、このままテレワークの継続に踏み切る会社もあるでしょう。ですから、システムを導入する場合は将来性のことも考えましょう。システムを構築する側がしっかりとしており、定期的にアップデートをしているところならば安心です。

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