常時接続のメリットとは？テレビ会議システムはつなぎっぱなしがおすすめ！
テレビ会議システムの常時接続とは、離れたオフィス同士をモニター画面でつなぎっぱなしにして、いつでもコミュニケーションを取れる環境を構築することを指します。
拠点間のコミュニケーションが取りやすくなると、意思疎通がスムーズになって業務効率や生産性が向上したり、拠点の括りを越えた人事配置ができるなど、多くのメリットを生み出すことができます。常時接続の環境づくりはテレワークなどが普及した現代の働き方に適応したオフィスの環境整備の一つとして注目されています。
本記事ではリモートでの拠点間 常時接続の具体的なメリットや生まれる効果など、おすすめのポイント・実際の導入事例をご紹介します。
この記事の目次
テレビ会議システムの常時接続とはどういう状態？
従来のテレビ会議やWeb会議システムでは、必要なときに接続する使い方が一般的ですが、常時接続はその名の通りテレビ会議システムをオンラインでつなぎっぱなしにして、互いのオフィス映像を常に画面に表示した状態にします。
会議室ではなく、オフィスのフロア全体が見渡せる場所にカメラを設置することで人の動きや表情、在席状況などがいつでも確認できるようになり、まるで空間をつないで離れた拠点オフィスが隣あるような状態を作り出すことができます。
オフィスだけでなく、チームデスクの島単位や開発現場、倉庫、それにテレワーク勤務のスタッフも常時接続中のオンライン通信に接続すれば、オフィスの様子がわかってコミュニケーションを取りやすくなります。
常時接続にはテレビ会議専用機の利用が最適
常時接続の環境を構築するには、リモート接続の状態を長時間維持することが不可欠です。その環境を安定して実現するためには、テレビ会議専用機を利用するのが最適です。なぜなら、テレビ会議専用機はリモート接続を行うことに特化したシステム設計で、他のアプリケーションやシステム動作の干渉を受けることなく、常時接続のような長時間の接続という条件でも安定した接続を維持することが可能です。
まさに、テレビ会議専用機ならではの使い方と言えます。
ZoomやMicrosoft Teamsなどのweb会議システムでも常時接続できるのでは…？
ZoomやMicrosoft TeamsをPCで使って常時接続することは、技術的には可能であるものの、これらのデバイスは本来、長時間の接続を前提に設計されていません。これらのデバイスは多用途に使用されるため、様々なアプリケーションが並行して動作しています。そのため、リソースの負荷が増大し、接続の安定性が損なわれるリスクが高まります。例えば、バックグラウンドで動作する更新プログラムや通知機能、セキュリティシステムや業務用アプリケーションなどの動作が、常時接続を遮断してしまう要因でデメリットになり得ます。
また、長時間の常時接続では過熱やバッテリー消耗といった機器の寿命問題も起こりやすいため、信頼性の面では専用機に劣ります。結果として、安定した通信環境を求める際は、デメリットの無い専用機の利用が最適になります。
無料のWeb会議システムを使った常時接続は可能？
ZoomやGoogle MeetといったWeb会議システムの無料プランでも、常時接続は可能ですが、時間制限や機能制限が存在します。Zoomの無料プランでは40分ごとに会議が切断され、継続的な常時接続には再設定が必要です。さらに、無料プランは通常、サーバーの帯域幅や接続の優先度が低く、接続の途切れやラグが発生しやすい状況にあります。また、サポートやセキュリティ機能も有料プランに比べて制限されているため、ビジネス用途での利用には限界があります。
- 常時接続は無料プランでもできるのか？
テレビ会議システムを常時接続するメリットは？
テレビ会議専用機による常時接続のメリットをご紹介します。普段、同じオフィス内で直接対話をするシチュエーションとほぼ同じ状況を離れた拠点オフィスとできるようになれば…、様々なメリットや相乗効果を生み出すことができます。
つなぎっぱなしにデメリット無し！コミュニケーションがとりやすい
常時接続の一番のメリットはやはりコミュニケーションが非常に取りやすくなる点でしょう。テレビ会議専用機は元々映像と音声が非常にクリアで高品質なため、常時接続しておくことでお互いの様子が鮮明に確認することができます。
画面越しの映像上とはいっても、対面しているときと同様に仕草を見たり話しかけたりがリアルタイムで行えます。
コミュニケーションで大切なのが視覚情報
コミュニケーションをとる際に大事なものの1つは「視覚情報」と言われています。相手の表情や声が伝わる状態はミーティングなどを格段に進めやすくなり、その点が電話とは違ったテレビ会議・Web会議システムを使う大きな利点です。
実際に、直接ミーティングをするときはよく相手の表情を見ながら話すと思います。それはリモートも同じで、相手の様子を伺いながらがコミュニケーションを取った方が、相手に色々な状況が伝わります。映像が鮮明であれば、それはリアルと同等に近づけることができます。
- 「面着」とは？対面コミュニケーションの重要性
拠点間でお互いの状況がすぐにわかる
遠方のオフィスの場合、映像情報が無ければ当然、今どのような様子・状況なのかはわかりません。電話だけではなかなか掴みづらいですが、常時接続であれば、まるで隣にいるような状態で会話ができます。
「今、〇〇さんに相談したいことがあるけど、忙しいかな？」 画面を見ると直ぐにその様子はわかるでしょう。内線をかけたり、直接画面越しに話しかけるタイミングを伺えます。
テレビ会議の常時接続がもたらす良い効果
マネージャーへの報連相、決裁が早くなって効率的！
社長をはじめ、管理職への相談や質問といったことも、声がけがしやすくなります。他拠点にいる管理職は、出張の機会でしか密なコミュニケーションをはかる機会がありませんが、画面越しに見えていることにより、よりコミュニケーションが取りやすくなります。
決裁などタイムリーに判断が必要なことも、時間ロスを抑えることができるので、業務効率面でも非常に高い効果が得られるでしょう。
もちろん、必要以上の出張が無くなるため、移動時間やコストの削減にもなります。
離れた拠点との一体感が深まる！
オフィスが違うと社員同士のコミュニケーションはどうしても薄れます。しかし常時接続であれば、たとえ離れていても一緒に働いていることが自然と感じられるようになります。
よく聞く、「本社からは置き去りにされている感」や「他人事感」が無くなるのです。一体感が生まれるのは会社にとって非常に大きなプラスになるはずです。
- リモートでコミュニケーションを活性化！その効果は…？
拠点の括りを越えた人事配置が可能になる
人材の人事配置を行う場合、スタッフが所属する拠点配置も検討事項に入るのではないでしょうか。
場合によっては、事業部スタッフをある拠点に集中させる必要があるかもしれません。そうなった場合、スタッフの所属拠点の異動が発生します。しかし、スタッフによっては異動が難しく適材・適所が上手くいかない場合があるでしょう。
常時接続であれば、その問題の解消になるかもしれません。異動の必要が無くなるので、人材配置の制限から開放されるからです。
適材・適所の人事配置ができれば、会社としても事業構想を練りやすくなるはずです！
テレビ会議の常時接続は監視ではなく安心感をつくるもの
テレビ会議の常時接続でオフィスの状況がみえるようになると、
- 監視されている感が出てしまうのでは？
- 見られている感覚が常にあると業務が窮屈になるのでは？
というお声を良く聞きます。
- 常時接続は監視カメラ！？
最初はそのような印象を持たれるかもしれませんが、実際に常時接続の環境を体験されると「気になるのは最初だけ」。防犯カメラのような監視状態は一方的だからという点が大きいですが、常時接続は常に互いが見えて会話ができる状態なので、安心感が大きくなります。
そこまで意識することはありませんし、必要な時だけ見るような状態になるので自然と日常に溶け込むでしょう。
テレビ会議 常時接続の導入事例
常時接続は導入のハードルも高くない！
常時接続は会社にもたらす良い影響の割に、導入ハードルはそこまで高くありません。
設備としては、テレビ（モニター）、カメラ、マイク・スピーカー、テレビ会議専用機（拠点ごと）、後は設置場所を考えるだけです。社の通信セキュリティの兼ね合いで別の設定が必要になる場合もありますが、多くの場合はこれで常時接続の環境は整います。
業務の効率化や拠点間・部署間の連携強化に非常に役立つということは、前述した通りです。
是非一度、積極的な導入検討をなされてみてはいかがでしょうか？
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