テレビ会議の一つの使い方に「常時接続」があります。離れた拠点間をテレビ会議でずっとつなぎ放しにして、互いの拠点の様子を伺えるようにする状態です。「オンラインオフィス」と呼ぶ場合もあります。
ここでは、「テレビ会議の常時接続は何か」「常時接続するメリット」「使えるシーン」などについて紹介します。
この記事の目次
従来のテレビ会議やWeb会議では、必要なときに接続する使い方が一般的ですが、常時接続はその名の通り、テレビ会議をつないで互いの映像を常に表示させる状態です。会議室ではなく、オフィスフロアにモニターを設置して互いの映像をいつでも確認できる状態にするのが一般的です。
オフィスだけでなく、テレワーク中のスタッフがいれば、そのスタッフも 常時接続中の通信に接続し、オフィスに様子を常に見せるような使いかたもよくあります。
常時接続は常に通信接続状態となるため、多くの場合据え置きのテレビ会議専用機を使って接続するケースが多く、テレビ会議専用機ならではの使い方と言えます。
パソコンやスマホを使った常時接続も可能ではありますが、専用機と違って他の動作も行うため、機器の負荷のため動作の不安定化が起きやすくなります。
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以降はテレビ会議専用端末を用いた常時接続のケースでお話しします。
常時接続の一番のメリットはやはりコミュニケーションが非常に取りやすくなる点でしょう。テレビ会議専用機は元々映像と音声が非常にクリアで高品質なため、常時接続しておくことでお互いの様子が鮮明に確認することができます。
画面越しの映像上とはいっても、対面しているときと同様に仕草を見たり話しかけたりがリアルタイムで行えます。
コミュニケーションをとる際に大事なものの1つは視覚情報といわれており、相手の表情や声が伝わる状況はミーティングなどを格段に進めやすくなります。
実際に、直接ミーティングするときはよく相手の表情を見ながら話すことが多いです。遠隔だと相手の様子を伺うことが希薄になりがちですが、映像が鮮明であればリアルと同等に近づけることができます。
遠方のオフィスの場合、映像情報が無ければ当然、今どのような様子・状況なのかはわかりません。電話でもなかなか掴みづらいでしょう。常時接続であれば、まるで直ぐ近くにいるような状態になります。
「今、〇〇さんに相談したいことがあるけど、忙しいかな？」
画面を見ると直ぐにその様子はわかるでしょう。内線をかけたり、直接画面越しに話しかけるタイミングがわかります。
社長をはじめ、管理職への相談や質問といったことも、声がけがしやすくなります。他拠点にいる管理職は、出張の機会でしか密なコミュニケーションをはかる機会がありませんが、画面越しに見えていることにより、よりコミュニケーションが取りやすくなります。
決裁などタイムリーに判断が必要なことも、時間ロスを抑えることができるので、業務効率面でも非常に高い効果が得られるでしょう。
もちろん、必要以上の出張が無くなるため、移動時間やコストの削減にもなります。
オフィスが違うと社員同士のコミュニケーションはどうしても薄れます。しかし常時接続であれば、たとえ離れていても一緒に働いていることが自然と感じられるようになります。
よく聞く、「本社からは置き去りにされている感」や「他人事感」が無くなるのです。一体感が生まれるのは会社にとって非常に大きなプラスになるはずです。
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テレビ会議の常時接続がコミュニケーション醸成に役立つことはもちろんですが、それ以外にも会社にとって良い効果をもたらすものがあります。
人材の人事配置を行う場合、スタッフが所属する拠点配置も検討事項に入るのではないでしょうか。
場合によっては、事業部スタッフをある拠点に集中させる必要があるかもしれません。そうなった場合、スタッフの所属拠点の異動が発生します。しかし、スタッフによっては異動が難しく適材・適所が上手くいかない場合があるでしょう。
常時接続であれば、その問題の解消になるかもしれません。異動の必要が無くなるので、人材配置の制限から開放されるからです。
適材・適所の人事配置ができれば、会社としても事業構想を練りやすくなるはずです！
テレビ会議の常時接続を提案するときに良く聞くのが、「監視されている感」が出て窮屈という声です。（社長が同席されていない時に良く言われます）
これは確かにあるかもしれませんが、多くの場合気になるのは最初だけです。防犯カメラのような監視状態は一方的だからという点が大きいですが、常時接続は常に互いが見えて会話ができる状態なので、安心感が大きくなります。
そこまで意識することはありませんし、必要な時だけ見るような状態になるので自然と日常に溶け込むでしょう。
常時接続は会社にもたらす良い影響の割に、導入ハードルはそこまで高くありません。
設備としては、テレビ（モニター）、カメラ、マイク・スピーカー、テレビ会議専用機（拠点ごと）、後は設置場所を考えるだけです。社の通信セキュリティの兼ね合いで別の設定が必要になる場合もありますが、多くの場合はこれで常時接続の環境は整います。
業務の効率化や拠点間・部署間の連携強化に非常に役立つということは、前述した通りです。
是非一度、積極的な導入検討をなされてみてはいかがでしょうか？
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