Web会議システムの無料プランで常時接続は可能?専用機との違いを比較

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DX(デジタルトランスフォーメーション)推進の一手として、拠点間のコミュニケーション活性化のために常時接続システムを導入される事業者様が増えております。

常時接続は長時間の接続状態を安定してキープする必要があるため、常時接続専用の端末を使うことをオススメしています。
しかし一方で、近年幅広く活用されているZoomなど一部無料のWeb会議システムもあり、コストを掛けずにこれらを使って常時接続はできるのでは? とご質問いただきます。

確かにZoomの無料プランであればお金をかけずに、手持ちのノートパソコンやタブレットを使って接続できるため導入のハードルも高くありません。
では、実用面ではどうでしょうか?

今回は、無料Web会議システムで常時接続は可能か? 専用機と比較しつつ解説していきます。

無料Web会議システムの制限

Web会議システムのサービスによって異なりますが、例えばZoomの無料プランを使う場合、常時接続を行うことは可能ではあります。ただし、無料プランの場合は継続して接続できるのは1対1の接続のみで、3拠点以上の同時接続が継続できるのは最大40分までです。

3拠点以上を同時につなぐ(あるいは一時的に3地点以上になる場合でも)継続した接続を行うためには、有料プランへの加入が必要になります。
(2022年3月10日現在のZoom社のプラン情報を参照しています)

今回例に挙げたZoom以外の無料Web会議システムも、何らかの制限がある場合が多いです。

無料Web会議システムと専用機の導入コスト

無料ならコストはかからない、しかし…

無料Web会議システムはやはりコストがかからないので、1対1での接続に限りますが専用機と違って導入ハードルは低めです。しかし、Web会議システムの仕様変更で、無料で使えていたものがある時から突然有料化してしまう可能性があります。
このあたりは無料であるためにサービスに委ねることになる点は注意が必要です。

常時接続 専用機の場合は機器コストが必要になりますが、このような心配はほとんど無く、使い続けることができます。

常時接続に必要な機器

Web会議システムはパソコンやタブレット

無料のWeb会議システムはパソコンやタブレットが必要になりますが、なるべく接続を安定させるために他の作業で使わない専用パソコンが良いでしょう。

また、古いパソコンでもWeb会議システムの動作要件さえ満たしていれば、動作は可能かもしれません。しかし、セキュリティ面のリスクを考えてOSやブラウザの要件は必ず満たすべきです。

機器端末の寿命が短くなる

Web会議のようなビデオ映像を表示させる処理は、パソコンにとって非常に大きなパワーを使うため、かなり熱を帯びます。(40分程度のミーティング後ですら結構熱くなります)

消費電力も非常に大きいので必然的に電源アダプターを挿しながら使うようになり、バッテリーやパソコン本体に負荷が掛かり続けることになります。そのため、機器の寿命は短くなりがちです。

専用機は本体・モニター・カメラ・スピーカーマイク

常時接続専用機の場合は本体のほか、画面表示のためのモニターとカメラ・スピーカーマイクが必要になります。(Web会議の場合はパソコンに備わっていることがほとんど)

常時接続はそもそも、オフィスフロアをなるべく広角に表示して、それを互いに確認できる環境にしなければなりませんので、ノートパソコンのモニターや内蔵カメラの映像ではそれらが十分に実現できません。

常時接続専用機にしても、ノートパソコンを使うにしても、オフィスの常時接続環境を構築するためには、ディスプレイ・モニター、カメラ、スピーカーマイクといった外部機器は必須となります。

機器の操作性

Web会議システムは慣れと知識が必要

パソコンでWeb会議システムを利用している時、音声が相手に届いていなかったり、相手の音声が聞こえなかったり、映像が出ていなかったり…、このようなトラブルを経験された方は多いと思います。

扱い慣れた方ならトラブルは解決できるかもしれませんが、接続相手が扱えなければ解決しないパターンもあります。また、慣れていても解決に時間が掛かることもあります。
そもそもパソコンの操作に抵抗のある方やWeb会議システムのアプリを十分に扱ったことがない方にとっては、Zoomの接続設定や招待URLの発行も複雑に感じます。

誰もが扱えるとは限らないというのは注意が必要なポイントです。

専用機は操作が簡単

常時接続は設備のイメージで、そこに設置されているものです。そして、複雑な操作をせずとも常時接続状態にできることが望ましいです。
専用機は余計な設定は必要無く、テレビをつけるくらいの簡単な操作性なので、誰もが抵抗感無く扱うことができます。

動作の安定性

パソコンによる常時接続はどうしても不安定になりがち

Web会議システムは比較的短い時間の接続がほとんどで、常時接続のような持続的な接続を前提としておらず、WindowsやMacOSをはじめ裏側で何かしらソフトウェアが動作してWeb会議システムのアプリと必ず共動していることになります。

そのため、何らかの干渉を受けたり、パソコンの連続稼働による熱暴走を起こしたりで不安定となり、無料・有料に限らずWeb会議システムの正常な接続が継続できなくなる場合があります。

常時接続専用機の特長をおさらい

常時接続専用機の特長(強み)は、以下の通りです。

  • 専用機のため動作が安定している
  • 継続的な接続も支障なく継続的に接続できる
  • 高画質で相手の表情がハッキリ分かる
  • まるで対面と同じようにリアルタイムで会話が出来る
  • テレビを操作する感覚の簡単な操作性

本格的にオフィス常時接続を導入するなら、やっぱり常時接続専用機

ここまで、Zoomを主な例にWeb会議システムでも常時接続は可能か、注意点を挙げてまいりました。

手軽さやコスト面では、ZoomのようなWeb会議システムは、ミーティングシーンにおいては非常に便利で魅力的ですが、利用用途が「オフィスの常時接続」となると、やはり常時接続専用機がオススメです。

特に、安定して大画面に鮮明に表示させるといった常時接続に必要な点は、専用機は強みを発揮できます。
もし、これからオフィスの常時接続を導入し、DXをより進めていこう!とお考えであれば、常時接続専用機の導入をご検討されてみてはいかがでしょうか?

導入前テスト・比較テスト

常時接続が社内で使えるのか、どのような環境になるのか、一度社内でテスト導入することは非常に有効です。無料Web会議システムなら任意でテストできます。
専用機の場合も、無料トライアルで実際の環境でテストができますので、無料Web会議と専用機を体感しながら比較することも導入を検討する上でオススメです。

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