本社と営業所との温度差や疎外感を実感し、拠点間 常時接続システムを導入

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アクアクララ京都株式会社 様

ウォーターサーバーで有名なアクアクラ様ですが、赤ちゃんでも飲める安心のお水(デザインウォーター)を製造販売そして宅配する事業を展開しています。アクアクララ京都様では、デザインウォーターの製造から宅配まで全て自社でワンストップ対応するなど、お客様との直接のコミュニケーションを大切にされています。

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LoopGateでオフィス間を常時接続されているアクアクララ京都様に、導入の経緯などをインタビューいたしました。お応えいただいたのは、導入に携わられた営業統括マネージャー、豊田様です。

本社から出て営業所で実感した疎外感を解消するために、オフィスの常時接続を導入

アクアクララ京都様の事業内容について

Q1.まずは、アクアクララ京都様の事業内容をお聞かせください。

弊社は、「アクアクララ」のフランチャイズで京都地域の販売店となります。ウォーターサーバーなどを法人個人問わずレンタルし、ボトルウォーターを販売しています。

弊社には、自社プラントがありますので自社製造しています。そして、厳格な品質管理のもとお客様においしいお水をお届けしています。

特長は何と言っても、水の宅配を自社で行っている点です。よく見かける水の宅配サービスは、宅配は運送業者に依頼して、空になったボトルは廃棄することが多いんです。しかし弊社では全て自社でお届けし、ボトルも回収洗浄してリサイクルしています。

なので、弊社は環境への配慮とお客様と直接コミュニケーションできる点が強みで、お客様のお声や要望もお聞きしやすいです。
私たちは、お客様に寄り添って、長い間ウォーターサーバーをご利用いただけるように、お客様のお役に立てる形を目指しています。

―どのようなチーム編成なのですか?

営業担当は全部で8名、本社に4名、綾部営業所と奈良営業所に各2名ずつで分かれています。また、本社には配達担当が4名いる編成です。

私の役割は営業部で統括マネージャーとして、全体を管理しています。

常時接続システム導入の背景

Q2.オフィスの常時接続を導入しようと思ったきっかけを教えてください。

綾部営業所に欠員が出てしまって、私が本社から綾部営業所に2ヶ月ぐらいフォローのために常駐をしていたんです。その時、業務をしていく中で本社との意思疎通がしにくいな、疎外感や温度差があるなと感じました。

何か、営業所が離れ小島というか、本社とコミュニケーションが取りづらいなと私自身が肌で感じたのです。役員の私ですらそう感じてしまったのだから、現場社員はさらにもっと感じているのだろうなと…。

そこで、他の営業所でも本社の横の部屋で働いているくらいの距離感にできないかな?
と考えたのがLoopGateの常時接続を導入したきっかけです。

―LoopGate導入前は、本社や営業所の間で人の行き来はあったのでしょうか?

基本的にはありません。月に1回定例の会議はあるのですが、基本は営業所長のみが本社に集まる形で、他のスタッフは移動時間がかかることもあって常に参加できるというものでもありません。

なので、例えば綾部営業所には、本社のスタッフのことを知らない、人となりまでは知らないということもある状態でした。

LoopGateを検討するに至った経緯

Q3.常時接続にLoopGateを選ばれたポイントをお教えください

一番のポイントは、他に選択肢がなかったということですね。

最初の検討時はコロナ禍が始まる前で、リモートで誰かとコミュニケーションすることにはあまり詳しくありませんでした。その中で、我々は「常時接続」を目的としていたので、テレビ会議を行う専用機を中心に調べていました。

しかし、テレビ会議専用機はどれも高額でとても手が出るものではなかったのですが、LoopGateのWebサイトを見つけて詳細を聞いてみると、価格もリーズナブルで、とても導入しやすそうだと感じました。

―デモンストレーションを見られた印象はいかがでしたか?

問い合わせをしたところコンサルタントの方に実際に本社まできてもらえました。
弊社のオフィスからギンガシステムさんの事務所の執務室につなぐデモを見せてもらったのですが、拠点間をつなぐイメージを実際に体験できた他、事務所で働いている方と実際に掛け合いをしたり、マイクの集音能力を確かめるためにマイクの近くで話したり、あるいは距離を置いて遠くから話してもらったりして、自分たちの環境で利用できるイメージを具体的に確かめることができました。

「●●さん聞こえますかぁ、手を振ってください」みたいな実際のやり取りもあって、スムーズだなぁと思ったのをよく覚えていますね。品質やレスポンスがよく把握できました。
実際に導入する際にはこういう部分を確かめておくのは大事なんだなと思いました。

―ZoomやTeamsといったWeb会議システムは試されたのですか?

コロナ禍前ということもあって、検討段階でWeb会議システムとは比較しませんでした。ZoomなどのWeb会議は取引先との打ち合わせなど個別に使う機会はありますが、やっぱり途切れたり不安定になったりする時もありますよね。そう考えると、常時接続という場面では常に安定してつながっていることが必要なので、使えない時があるのだろうな…という印象です。

納品はスムーズだったか

Q4.常時接続の納品時、設置からご利用開始はスムーズでしたか?

LoopGateは予め必要な設定が登録された状態で届きましたし、配線もわかりやすくシンプルだったので、すぐ取付けられて、すぐに常時接続環境が構築でき、簡単に使えるようになりました。LAN配線もケーブルを挿すだけですぐ使えましたので、セッティングはすごくスムーズにできました。

―モニターの設置はいかがでしたか?

モニターは別途自分たちで準備したものを使用しています。組み立ては代表と二人で問題なくできました。もし自分一人だったら重たいし、大きいので大変だったかもしれません。

モニターサイズは本社が60インチで、各営業所は32インチを使っています。
通常は3拠点を3分割で表示していますが、60インチの画面で1拠点表示にすると、本当に横にいるような、つながっているような、大きな臨場感が得られますね。

常時接続をどのように活用なさっているか

Q5.常時接続はどのようにご活用なさっていますか?

実際はオフィスが離れていても、まるで横の部屋で仕事をしているような状況を作れていると思います。

それに、本社と営業所の連絡や連携もスムーズになりましたね。
例えば、本社はお客様から注文を受けて伝票を入力したりしていますが、入力完了したあと担当者に「データ入力したから伝票いまなら印刷できるよ」といって、声掛けがスムーズにできます。

もし常時接続で相手が見えないと、相手が営業所に帰ってきているのか状況が分からないから、連絡のタイミングもかなり難しくなります。

スタッフの様子も状況も直ぐに確認できる!

配送といった仕事柄、スタッフは夕方16時半ぐらいまで外出しているのですが、常時接続しているといつ帰ってきたのかが直ぐわかります。

それに、スタッフの状況も直ぐに把握できます。
例えば、綾部のような北京都のエリアは雪が凄かったりすると、「ちゃんと出勤できたかな?」と状況が確認できます。

このように、わざわざ電話してまで確認しないような細かな様子、顔色、「元気なさそうだな」など、小さな話なんですけど、一緒に働くなかで意外と大事な「心情を汲み取る」というところが、常時接続によってできていると思います。

―音声はどうされているのでしょうか?

マイクは常にオンにして使用しています。そのため、営業所の声もよく聞こえてくる日があったり、今日は聞こえてこないなぁとなったり、それこそ同じオフィス内にいるイメージです。

Q6.実際に使って、社員の方の評判はいかがですか?

社外の人が来社されたときにLoopGateを目にすると、「監視システムですね」というイメージで見られることがありますが、実際には監視という感覚は自分たちには一切ありませんし、自然な形で使えていると思います。圧迫感も感じてはいないですね。

―日常に溶け込んでいるような感じですか?

同じオフィス内で仕事をしていたら、隣で話している声が聞こえますよね。オフィスを常時接続することもそういうものだ、とスタッフの皆には伝えました。皆も今はそういうものだと思っているではないかと思います。
「横にいる」「一緒の部屋で仕事している」「声の届く範囲で仕事している」ごくごく自然なただそれだけのこと、という感覚です。

それに、本社と営業所の間で、何も隠し事もないし、隠し立てすることもありませんね。

Q7.課題だった疎外感は解消されていますか?

ずっとカメラを通じてつながっているのは、本当にそばにいるような感覚になります。カメラや画面が無ければできなかった、「おーい」とか「おはよう!」とか「お先に帰るわー」とか、些細なことかもしれませんが気軽に話せますし、雑談もできるんですよね。それだけでも全然違うのかなと感じています。

コミュニケーションや雑談が生まれているのは確かですね。疎外感はそのようなところから自然と解消されていくものだと感じます。

―マネジメントは行き届くようになりましたか?

パッと見たら、そこにいることが確認できるし声掛けもできます。ちょっとしたケアやフォローがしやすくなりました。
弊社は、月一回の全体会議を行っているのですが、これまでは各営業所の所長のみが集まっていたところ、常時接続システムLoopGateを導入してからは、所長だけではなく営業スタッフもLoopGateを使ってリモートで参加するようになりました。常時接続だけじゃなく会議にも利用できています。

LoopGateは毎日つながるサポート窓口もあって、電話でもいいんですが、細かいことは画面越しにサポートしてもらえますので、分かりやすくすぐに答えを得られるので助かっています。社内にはまだ操作に詳しくないスタッフもいるので、サポート窓口が利用できるのはすごく安心です。

もともと考えていた形に沿って、環境を整えることができたので、常時接続システムの導入は業務に活きていると思い、満足しております。

インタビューはここまでとなります。豊田様、貴重なお話をありがとうございました。

インタビューを終えて

当初お考えにあった、他拠点にあった「疎外感」を豊田様ご自身が実感されて、オフィスを常時接続するシステムを導入されたことで、小さなコミュニケーションを積み重ねて「心の距離」を埋めていらっしゃいます。
常時接続は「監視」とは違って、拠点の垣根を取っ払って「同じ空間にするもの」というお考えは、疎外感の解消だけではなく、拠点間の雑談をも生み出せるという発見がありました。拠点間のエンゲージメントや定着率に課題のある企業様をはじめとして、多くの皆様にぜひ参考にしていただければと思います。

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