WEB会議を常時接続する意味は?何がどう便利なの?【2021年度 働き方DX】

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Web会議やテレビ会議は、ZoomやTeamsなど無料のものから、有料の専用機タイプなど幅広いサービスが提供されています。コロナウイルス感染症関連の補助金や交付金の影響もあり、ビジネスシーンにおける導入は加速していますが、会議だけに留まらない新しい使い方が注目されています。

当記事では、“常時接続の利用イメージとその効果、事前に想定しておくべきこと、ツールの違いや選び方の注意点などを紹介しています。

Web会議の一歩進んだ使い方の一つである、Web会議の常時接続・空間共有によって、快適なビデオコミュニケーションを模索する読者様の一助としてご参考になれば幸いです。

Web会議の常時接続とは

WEB会議の常時接続とは、本社と営業所間等の遠隔地にある拠点を、Web会議やテレビ会議システムを使って、常に映像と音声がつながっている状態にすることです。監視カメラのように一方的な監視ではなく、双方向にいつでも会話できるので、遠隔地との連携向上が期待され、新しい職場環境づくりの一つとして注目されています。

Web会議の常時接続にオススメの場面

Web会議の常時接続に活用できる場面はたくさんあり、さまざまな使い方が可能です。
その一例をご紹介します。

情報共有シーンでの活用

朝礼

同じオフィス内で行う朝礼のように、離れた事業所間でもお互いの顔を確認することができるので、事業所間の一体感が増し、各社員のモチベーションも上がります。

ミーティング

お互いに複数人同士で打合せができるので、情報の共有がスムーズになります。直ぐにミーティングを始められることので、移動にかかる時間や交通費を抑えられます。

クレーム共有

会議室にメンバーが招集しなくても重要な情報共有を直ちに行うことができます。品質保証部、営業部、製造部の主要メンバーだけではなく、普段会議に参加しないメンバーも、耳に入ってくる情報で雰囲気や状況把握ができるようになります。

さまざまな業種・ワークシーンでの活用

工場、生産現場での情報共有

工場をモニタリングすることができます。海外の生産拠点では(日本との文化の違いもあり)従業員の勤勉さが課題として挙げられることもありますが、監視カメラと違っていつでも対話もできるので、必要なタイミングで声掛けすることが可能です。

病院のナースステーション

シフト間の引き継ぎのためにフロアを移動して集合する必要はありません。常時接続されているWEB会議システムで移動せずに情報共有や引き継ぎができます。移動を減らすと感染リスクも低減できますし、移動しないので生産性が高まります。

店舗巡回、スーパーバイザー

管轄している拠点を常時接続しておくことで、スーパーバイザーは毎日巡回しているかのようなきめ細かいマネジメントができるようになります。また出先から接続すれば、いつでもどこでも声掛けや報連相をすることもできます。

学習塾

自習時間でも常時接続しておくことで、質問がある時は遠隔地のチューターに指導してもらうことができます。孤独な自習ではなく安心感も集中力も向上します。

災害対策

常時接続していることで一元的に情報を集約し、意思決定も速やかに各地に知らせることができます。また音声だけではなく映像でもリアルタイムに各地の情報を集められるので、正確な判断につながります。

ちょっと変わった使い方

在宅ワークからの接続

在宅勤務中は上司や同僚の様子が見えず孤独感がありますが、常時接続していると出社している時のような安心感が得られます。

休憩室

ちょっとした雑談からアイデアが生まれることがありますが遠隔地の従業員とも同様にコミュニケーションできるようになります。

食堂

食堂と食堂をつないでおけば、他拠点のスタッフと一緒に食事をしている感覚が得られ、親近感がわきます。平常時は大人数が入るホールのように全社集会に使うこともできます。

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常時接続のメリット

WEB会議を常時接続すると、別拠点といつでも映像と音声がつながった状態になります。(マイクはミュートにもできます)
Web会議を常時接続することで、多くのコミュニケーション課題が解決され、様々なメリットが生まれますので一つずつ解説していきます。

移動時間の削減

拠点間を行き来する必要がないので、ムダな移動時間がなくなります。

コミュニケーションが取りやすくなる

互いのオフィスフロアや、在宅ワーカーのリビングが常時接続されるので、いま手が空いているのかどうか、声をかけて良い状況かがひと目で分かるようになり、メールよりは電話で伝えておこう、急ぎじゃないけどこの用件を伝えておこうと、コミュニケーションが促進されます。

心理的安全性によって意見が出やすく

互いが見えるため対話量が自然と増えます。対話量が増えコミュニケーションがうまく取れると「心理的安全性」が高まると考えられます。

メールコミュニケーションからの解放

離れた相手の様子がわからない環境だとメールやチャットに走りがちですが、文字ベースのコミュニケーションは難易度が高いと言われています。表情や声のトーン、話すスピード、視線、仕草といったノンバーバル(非言語)な情報がないため伝わりづらいのです。

常時接続をすることで、電話や画面越しでの声掛けなど、文字ベースではないコミュニケーションが選択できるので、コミュニケーション品質が向上します。

エンゲージメント向上

文字ばかりのコミュニケーションではなく、対話型のコミュニケーションの量が増えて質が高まるるので、帰属意識が高まり、結果的に従業員のエンゲージメントが向上すると考えられます。

リアルタイム性

常につながった状態なので、今すぐ共有したいことも、簡単に伝えられます。

疎外感の解消

少人数拠点や在宅ワーカーは、孤独なもので、メールで来る決定事項等の通達が来るタイミングなどで疎外感を感じているものです。常時接続されていると安心感に変わり、組織としての一体感が得られます。

拠点にとらわれない働き方

常時接続されコミュニケーションが促進されますので、所属拠点重視で編成していたプロジェクトやタスクチームも、人材やスキルを重視してチーム編成することができます。「拠点」という概念にとらわれる必要がありません。

常時接続のデメリットとしてよく上がる懸念点

見られているような緊張感があって、上司の圧がコワイ?

いつもカメラが向いていると監視されているような圧迫感が生まれるという意見がありますが、実際に導入されている現場ではそのような声は聞かれません。それは監視カメラと違って常時接続は双方向で、互いに見えているからです。同じフロアで働いているような感覚になりますので、安心感が高まります。

他の拠点の電話の音などがうるさい?

常時マイクをオフ(ミュート)にしておいて、必要な時のみマイクオンにするという使い方もできますので、気になりません。

大掛かりな環境構築が必要?

必要なのは、パソコン等の端末、モニタ、カメラ、マイク、そして通信回線です。多くの場合、カメラは固定して使いますので簡易なもので十分です。 またマイクについても小さなものでも始められます。

常時接続に向いているWeb会議システムとは

特定の人が使うのではなく、詳しくない人でも使える、なるべく簡単なものがオススメです。常時接続するものですので、次の表ようにいくつかの評価項目でチェックすることをオススメします。

常時接続を使う上でのWeb会議製品比較

単純に導入コストのみ考えると無料サービスで始めたいとお考えの方も多いと思いますが、接続トラブル等の運用面での対応にかかるコストやストレスを考えると、コミュニケーション強化や職場の雰囲気の改善などの当初の導入目的が果たせないかもしれません。何よりも、きちんと対話できる環境構築により得られる生産性向上やエンゲージメント向上を目指す場合は、しっかり比較しましょう。

常時接続専用機LoopGate ご利用者の声

コロナ対策で拠点間の行き来を減らすために導入。LANにLoopGateをつなげるだけで接続できるので、インターネットやパソコンのことに詳しくなくても使えることが魅力。1人になると心細くなるので、誰がどこにいるのか見えるようになったのは安心感につながっています。(熊本県 不動産業)

無料で使えるWeb会議は費用は掛からないけど「常時接続」できない。つなぎっぱなしにしようと思っても相手側が席を外していると呼びかけられなかったり繋ぎっぱなしにできないという点が問題。LoopGateはベトナムとの接続においても安定して「常時接続」できる上、価格的にも安価。(東京都 製造業)

まとめ

WEB会議を常時接続することで得られる効果やメリット、製品の違いなどをお伝えしてきました。見えない相手のことは想像するのも難しいものですし、いるのがわからないと声もかけられないですが、常時接続されているので「社内にいる(手が空いている)ようだ」と思える。そこで初めて一つの空間になっていきます。

コストについては専用システムのほうが割高ですが、WEB会議でもパソコンを手配する必要があります。

感染症の影響だけではなく働き方改革やダイバーシティ等の観点でも、拠点間の行き来が限られたり、在宅勤務が予想されます。安心して職員が仕事に集中できる環境を作るという意味でも、コミュニケーションの新しいカタチである常時接続はオススメです。

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