内線タイミングも分かりやすいテレビ会議の常時接続!どんなメリットがある?

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テレワークを行う企業が増えてきたこともあり、テレビ会議システムを導入する企業も多くなっています。その中で、テレビ会議を有効活用する方法のひとつに、常時接続という使い方があり、お客様にもオススメしています。

今回はテレビ会議の常時接続について、どのようなメリットがあるのか詳しく解説していきます。

まるで同じオフィスで働いているかのような感覚が味わえるテレビ会議の常時接続!

テレビ会議というと、会議をする時に参加者がそれぞれパソコンやスマホの前で準備し、テレビ会議システムを繋げて行うというのが一般的なイメージでしょう。

常時接続は、一時的な特定タイミングで繋ぐのではなく、常時繋ぎっぱなしにしておく方法です。テレビ会議を常時接続することで、画面に遠隔地のオフィスの映像が常時映し出されます。簡単に言うと、社内のモニターの向こうにもオフィスが広がっている窓のようなイメージですね。もちろん、在宅勤務などテレワークを行う場面でも活用できます。

常時接続することで、常にお互いを視覚的に確認できるため、導入することで様々なメリットを得ることができます。

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テレビ会議の常時接続…そのメリットは?

常時接続の大きなメリットになるのが、業務を効率化できるということです。例えば離れたオフィスの人と打ち合わせをする時、場合によってはオフィスまで出張しなければならないこともあります。出張するとなると、経費や移動時間などがかかってしまいます。もちろん通常のテレビ会議を使用すれば、離れた場所同士で会議を行うことも可能ですが、相手が対応できる時間を考慮してスタートする時間を決めなければなりません。

一方で常時接続であれば、相手の様子を伺いながら適切なタイミングで会議を始めることができ、出張やスケジューリングなどの業務をシンプルにできるというわけです。

ちょっとした声かけがしやすい

また、会議を行うほどではない、ちょっとした打ち合わせをしたい時も、常時接続であれば手軽に相手とやり取りをすることが可能になります。内線タイミングが分かりやすいというのも、常時接続の大きなメリットです。上司や同僚に何か相談したいことや打ち合わせしたいことがあった時、相手が暇かどうか分からず内線をかけるタイミングが難しいことがありますよね。常時接続をしていれば、画面を見れば相手の状況がすぐに分かるので、内線をかけるタイミングも計りやすくなるでしょう。

内線をかけたけれど相手とタイミングが合わずかけ直さなければならないといった無駄を踏まないで、効率的にやり取りすることが可能になります。

社員同士のコミュニケーションが厚くなる!

社員同士のコミュニケーションが厚くなるのも常時接続のメリットでしょう。同じ会社で働いていても、違う部署の人とは違う部屋で働くことが多いので、なかなかコミュニケーションを取る機会がないというケースも多いです。

社員同士のコミュニケーションが不足していると、仕事でやり取りする時にスムーズに業務が進まない可能性が出てきます。そういう時に常時接続で各部署を繋いでおけば、離れた場所にいる社員同士が気軽にコミュニケーションを取れるようになります。
テレビ会議に距離は関係ないので、離れたオフィスで働く社員とも日常的にコミュニケーションを取ることができれば、業務の効率化にも繋がるうえに、連携力も高まるでしょう。

テレビ会議を常時接続にして業務の効率化を図ろう!

いかがでしょうか。
常時接続をすると、”常に見られている”ように感じ、監視されているようにも思われるかもしれません。ですが、実際には普段オフィスで働いている時と同じような感覚のため、「画面」という風景にも違和感は少なくなるというお声も多くお聞きします。

常時接続は、常に接続状態となるためパソコンやタブレットといった機器では実現しにくいものですが、据え置き(専用機)であれば問題無く導入できるでしょうし、接続環境にもんだいなければ非常に安定します。

テレビ会議システムは、従来の「会議」用途としての使い方から、今回の常時接続といったように、活用の幅が拡大しています。オンラインコミュニケーションの可能性の一つとして、導入検討の参考にしてください!

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