経費削減効果の他、常時接続も社内への良い影響に！

テレビ会議LoopGateを導入・ご活用いただいているお客様に、どのような使われ方をされているのか、どのような影響を社内にもたらしているのか…、といった点をお聞きする、インタビュー企画。
今回は、LoopGateを9拠点にご導入、そのうち4拠点で常時接続して拠点間を繋げておられる株式会社H4様にお願いし、大変貴重なお声をいただきましたので、その内容をご紹介したいと思います。

Q.テレビ会議システムを導入するに至った経緯は？

定期的な全社会議に参加する移動・宿泊経費の削減が課題だった

弊社は、中部圏・関西圏・関東圏に合計14オフィスを展開しており、関東～関西地域に点在しているオフィスに社員がいるのですが、3カ月に1度「全体会議」と呼ばれる会議をするため、スタッフが東京に集まる機会がありました。
そのときに、原則として全社員100名近くが参加するものですから、移動・宿泊費として1度の会議で経費が300～400万円もかかっていたんです。

それが1年に4度行っていましたから、ざっと計算してもコストは1500万円近くかかっていたことになります。この経費の削減に向けたプロジェクトとして、社内ではテレビ会議システム導入の機運が高まっていました。

コロナ禍以前より導入準備・検討をしていた

弊社がテレビ会議導入のために動き出したのはコロナ禍より前で、そのころから導入準備をしており、2020年3月にLoopGateを導入したため、コロナ禍の中においても社内で大きな混乱はなく、スムーズに業務遂行することができました。

Q. なぜLoopGateをお選びいただいたのですか？

必要としていた目的が叶えられる、シンプルなサービス

どうやってLoopGateを見つけたかはちょっと記憶も曖昧ですが…、確かネットで検索して見つけました。

2021年現在では、コロナ禍の関係でzoomをはじめさまざまな遠隔会議サービスの名前が出ていますが、私が調べた中でLoopGateがテレビ会議専用端末の中でダントツ低価格で品質も良いものだと実感しています。

他のサービスは、プラスアルファのサービスがいろいろと付いていて、その分価格も高い印象でした。しかしLoopGateは、私たちが必要としていた「各拠点をつないで会議ができるようにする」という目的が叶えられましたし、一番シンプルなサービスであるところが魅力でした。

他社サービスと違う点は、複数人でも使い勝手良く品質も高かった

他社サービスとも比較しましたが、「複数人×複数人」で使うという目的にLoopGateは最適でした。でも、他社サービスも場面によって使い分けています。

ベルフェイスは個人対個人の場面で、スタッフ面接など採用活動に使っています。ベルフェイスはIDがなくてもURLとパスワードの共有だけで使える点でメリットを感じています。

また、zoomも使っていますが、1対1で打ち合わせをするときに、PCから使用しています。用途は、自宅と会社をつなぐツールです。なので、LoopGateとはまったく別物という認識ですね。

Q. LoopGateはどのような場面で利用されていますか？

4拠点の常時接続、複数人の会議でも使い勝手が良い

LoopGateは現在9拠点で導入しており、その内4拠点で常時接続して利用しています。また、月1回のオフィスミーティング、3カ月に1回全体会議のほか、細々とした社内の情報共有で使っています。

LoopGateは大画面・高画質のモニターと専用のマイク・スピーカーをつないでいるので、複数人の会議で使い勝手がよく、画質もよく音声もクリアに接続できています。
会議のときにノートPCの画面だと表示が小さすぎますし、デスクトップPCではそもそも本体を動かすことができないですし。

大画面で資料も見やすい

拠点によって設置しているモニターサイズに違いがありますが、私が居る一宮は32インチくらいのモニターを使っています。

全体会議で使う一番大きな会議室では、30名弱の参加者でホワイトボードほどのサイズのモニターを使っています。このサイズだと資料を共有しても全体に見てもらうことができます。

この前初めて動画を共有しました。
LoopGateの会議を録画して、その動画をパソコンから再生したのですが、音声・映像もクリアに共有できました。

会議に参加できない方でも、アーカイブしたものを後日見てもらう…といったことができますね！

Q. LoopGateはどのような効果が出ていますか？

効率的な時間管理ができた

時間管理的な部分にすごくメリットがあります。いままでは遠方から会場に集まる場合は遅刻する人もいましたが、そういうことが無くなりました。時間になったら接続し、所要時間のなかできっちりと、だらだらすることなく、時間ぴったりに終了することができています。

会議の残り時間の表示があることで、終了時間への意識が高まっているのだと思います。

体力面での無駄がなくなった・経費削減も

今までは会場に到着するだけで疲れているメンバーもいたが、今はオフィスから接続するので無駄な体力を使うことは無くなりました。また移動時間もなく宿泊施設も利用しないため、経費削減に大きな成果が出ています。

全体会議での課題

全体会議になるとひとつの拠点に最大30人近く集まるので、発言するたびにマイクの近くに向かうことに時間がかかってしまいます。このような点は、今後機材など検討すべきですね。

常時接続でも良い効果が出ている

営業マンの行動管理ができるようになり、コミュニケーションが円滑になった

関東圏の営業マンは、オフィス間の移動が少ないため、管轄するものからみると「営業マンがどういう行動をとっているのか？」が不透明でした。誰がどこにいるのか、何をしているのか、が見える化することができました。
また、これまで電話で連絡が取れない相手がいたとしても常時接続していることで「誰がどこにいるのか？」が分かるようになり、時間と手間の無駄がなくなりました。

即座に情報共有ができ、意思決定のスピードが速まった

常時接続してよかったことは、ちょっとした相談ごともテレビ会議システムさえあれば即座に「ホウレンソウ」ができるということです。いままでは電話（声）やメッセージアプリ（文字）を使って連絡を取り合っていましたが、常時接続をすることで、資料を見せながら解説ができて情報が早く正確に伝わります。
決裁が必要な案件も、LoopGateを通してプレゼンすることで、意思決定を速めることができました。

常時接続するときの社内での反応は…？

各立場によって思いは異なると思いますが、営業マンや事務員にとったら常時見られているのはプレッシャーになることもあるかもしれません。それでも、良い効果が現れていることは間違いないですね！

営業活動のなかで連絡手段・連携手段として浸透

9:30～17:00の間は、4拠点を常時接続固定で使っていますが、その後の時間は頻繁に各拠点をつないでお互い連絡を取り合っています。

弊社クライアントの物流会社の特徴として、全国各地に拠点があります。例えば関東でA社と取引が始まったとします。そうすると中部地方の営業マンにA社の状況や契約内容など情報共有する必要が生まれてきます。
そういう日々の営業活動のなかで、連絡手段・連携手段として浸透しています。

利用シーンも増えてきている

新入社員研修に

弊社では、毎月中途採用の新人が入社してきます。その研修の場面でLoopGateを使うことで、他の拠点にいながら、新入社員の顔を見ながら挨拶や自己紹介を見ることができます。また、会社の説明や仕事内容についても、一拠点から発信して全体に共有できます。

研修は、同じ内容でも説明をするにも、担当者によって説明の仕方・伝わり方が変わってくることが課題でした。しかしLoopGateを使うことで、研修内容が統一でき、一回で複数人の研修が実現できています。

2020年に総会を開催

2020年5月に、全社員を集めた「総会」と呼ばれる会議を予定していました。2020年5月というとコロナ禍の自粛期間最中で、密をさけるために人が集まることができませんでした。しかし、コロナ以前からテレビ会議システムを導入していたことで、大きな混乱もなくスムーズに総会を実施することができました。形は変われど、しっかりと目的は果たせたことが良かったですね。

納品時や導入後のサポートはいかがですか？

問い合わせから導入まで、スムーズに進みました。会議で使う予定があったので、「いつまでに必要」というスケジュールをお伝えしたのですが、しっかりと合わせてもらえました。導入時の接続も簡単にできたのが良かったですね。

サポートは結構使っています。操作がわからないときも電話してサポートうけたり、電話で会議時間を伸ばしてもらったり。サポート体制についてはストレスがまったくないです。

おわりに

株式会社H4様、この度は貴重なお話をいただきありがとうございました！
LoopGateの有効活用手段のひとつとして、拠点間の常時接続により、良い効果をもたらされていることが、大変嬉しく思います。今回のインタビューでは、テレビ会議の場面で出てくるであろう、複数人会議中のマイクに関する課題点のお声もいただけました。