今から行う重要なWeb会議…セキュリティ面は大丈夫ですか!?

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新型コロナウイルスの感染拡大によってリモートワークが広がりを見せています。ネットを通して、Web会議・テレビ会議は手軽にビジュアルコミュニケーションとして行える一方で、会社のセキュリティリスクを考える意識づけも必要になっています。以前、zoomを利用される方が増加した時に、zoom bombやzoom hackingといったセキュリティ面のトラブルも話題となっていたことが思い出されます。

これらの事例は、リモートワーク、とくにWeb会議・テレビ会議を行う際のセキュリティがいかに大切かを認識させてくれました。

家庭でインターネットサーフィンをしるくらいであれば、それほどセキュリティに意識を向けることはありませんが、会社の業務を自宅で行うテレワークが増え、重要な書類を送信したり、Web会議・テレビ会議に参加して秘匿な情報を口にするなど…、守るべき会社の情報が外に出てしまうかも知れないリスクは増えることが考えられます。

オフィスの会議室同士でつなぐようなテレビ会議ではなく、どこからでも参加できるようなWeb会議システムを使う場合は、便利な半面、セキュリティ面のリスクは警戒する必要があります。

今回はWeb会議・テレビ会議のセキュリティの重要性について考えたいと思います。

重要な会議、機密性の高い会議はセキュリティを意識する必要あり

テレワークなど、オフィスのデスク以外で仕事をすることが増える中、やむを得ず会社のデータを持ち出したり、オフィスの外で秘匿情報を口にすることはあります。そして重要な会議をWeb会議システムで参加することもあるでしょう。重要な会議であれば、戦略や業務上で機密性の高い情報など、他人に聞かれては支障がでてしまう情報が飛び交うでしょう。そうなると、利用するWeb会議のセキュリティ面は特に意識せざるを得ません。

そのため、導入するオンライン会議システムのセキュリティについては充分に検討する必要があります。特に、利用用途が先述したような秘匿情報が飛び交うようなレベルの会議で扱うならなおさらです。

海外サーバーに接続するWeb会議サービスもセキュリティ面では注意が必要

Web会議システムによっては、海外サーバーを経由して接続する場合があり、Web会議でよくある書類データの画面共有などはリスクがゼロとは言い切れません。
最近では、LINEがシステム開発を海外でおこなったり、データ管理を委託していた…、といったニュースがあったのも記憶に新しいですが、海外の技術者に個人情報が見えるようになっていたことが問題になっていました。

事前に情報セキュリティに関しては充分過ぎるほど確認してから、社内での使い方など想定をしてから導入するシステムを選定すべきであり、ランニングコストが安い(無償でも十分使える!)といったコスト優先が良いとは限らないです。

会議を行う環境にも目を向けて

Web会議を行う際の環境にも、配慮をする必要があります。自宅の場合は家庭ネットワークのセキュリティはもちろん、家族だけでなく声が外に響き渡ってないか…など、状況の把握や聞こえなくする工夫は必要です。

さらに、外出中にWeb会議などに参加される場合には、周辺の方に声が聞こえてしまっているので、会議の重要度というか、機密性の高いフレーズが飛び交うような会議では、人の居ない環境に移動する必要があるでしょう。

会議を開催する前に、会議環境についてよく確認するように意識してください。

自社の会議室から参加する

周りの環境に配慮するとしても、やはり限度はあります。確実に安心なWeb会議はやはり、自社の会議室から据え置きのWeb会議・テレビ会議専用機を使っての参加でしょう。オフィスまで出社する必要はありますが、環境が整備されていれば、セキュリティ面での心配はほぼありません。

他方から一同に会することは難しくとも、スタッフ数名と会議室に集まって遠方につなぐリモート会議は、会議内容に限らず実行できて腰を据えて参加できます。

セキュリティを意識したWeb会議・テレビ会議の使い分け

パソコンでどこからでも参加するリモート会議は、便利な半面セキュリティの意識は高めに持っておくことが重要です。会議内容によってそういった会議システムではリスクを感じる場合、やはり専用機を使ったWeb会議・テレビ会議が有効です。据え置きであるために、その場所まで訪れる必要があるものの、セキュリティ面や設備的に用意されたモニターを使うため、重要な会議とはとても親和性が高いためです。

つまり、必要に応じてパソコンで使うWeb会議と専用機を使い分ける運用は、セキュリティ面と利便性を共存させる一つの方法であると考えます。