「オンライン会議を日常の当たり前にする」 – 意志疎通が取れる環境を当たり前に整備すること

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新型コロナウイルスの影響もあって働き方改革や新しい生活様式を取り入れるために、オンライン会議のニーズは急速に高まっています。特に、パソコンやスマホで気軽に無料で使えるサービスの利用者増加は顕著で、実際に利用された方も多いのではないでしょうか。

こういったオンライン会議の仕組みを利用するのは、直接商談や打ち合わせを行う現場スタッフだけに留まりません。会社の方向性を定める経営者や報告を取りまとめる管理職の方々も利用されています。
そのため、自社でオンライン会議の導入を検討する際は、現場レベルだけでなく会社全体での利用イメージを想定して検討することが肝要です。

今回は、株式会社ジー・テイストの代表取締役 阿久津氏にお話を伺いし、経営者の目線で、オンライン会議の専用機「LoopGate」とマルチデバイス対応の無料オンライン会議を双方使用されたご感想、そして経営者の立場でお考えになられる「会議」の本質について、お話いただきました。

会議の本質は意思疎通、内容が確実に伝わること

今、無料や安価なオンライン会議ツールが出てきて、サービスの多機能さを謳っていることをよく耳にしますが、会議を行う中で果たして多機能さは本当に必要なのでしょうか?

例えば、150画面分割と細かく画面を分けられるというものがあって、確かに用途によっては面白い機能なのかもしれませんが、ビジネスシーンでの会議の本質を考えた時に本当にそれって必要なのか? と思います。

なぜなら、会議の本質は意思疎通であり、相手に感情が読み取れて指示内容が確実に伝わることが大事だからです。

表情やしぐさ、伝わっているか・どう捉えているのか

無料のオンライン会議ではノートPCやスマホのカメラを使うので、どうしても相手の表情や反応が見て取れないことがあります。
役員会議や管理職会議の場面においては、重要な指示が飛び交うことも多いが、相手の表情が分からなければ、どう捉えているのかが読めず、本当に伝わっているのかが不安になります。

その点、LoopGateだと表情がはっきりと読み取れるため、何を考えてどう捉えているかがしっかりと分かります。そのため、役員会議や管理職会議といった重要なシーンではやはり安定したLoopGateでないと安心して会議ができません。

「どこからでも使える」は便利なのか?

無料のオンライン会議も良いところはあります。担当者同士で、どこからでもパッとつなぐことができるのは便利だし、ちょっとしたやり取りなら実際に使う時もあります。ただ、どこからでも使えるという反面、皆が正常に使えているとは限らないので、会議を始める前にきちんとつながるかを、毎回確認する必要があります。

皆が使えているとは限らない

というのも、カフェのWi-Fiを使っているとか、駅の待合室でテザリングしているとか、場所や方法によって通信状況も皆バラバラです。そんな状況で例えば5人でつなぐ場合、そのうち誰か1人だけつながらないとか聞こえないとか、何かしらダメということが結構な確率で起こってしまいます。というか、毎回起きているくらいです。
人数が増えればなおさらです。

また、そんな時に限って重要な話をしている最中で…、途中切断してしまったりすると、もはや何の会議だったか分からなくなります。

トラブルを切り出せない部下も…

もっと悪い状況で言うと、会議中にトラブルを切り出せない部下もいると思います。ただ、音声が聞こえにくいからといって、上長に何度も聞き返すのは辛いだろうし、対応する側も恐らく面倒と思ってしまいます。そんな状況になると、会議はスムーズに進まず場の皆がイライラしてしまう。

トラブルで切断します…、少し待って下さい…、というのは社長や部長が出ているような会議では有り得ないですよね。

そんな空気もあって、トラブルが起きている状況を切り出せず、上長から質問を投げられた時に明るみになると、場の空気が最悪な感じになってしまう…。

本当に、今までの時間は何だったのだと。

安定しているから意思疎通がうまくいく

オンライン会議と言っても、直接会議をしている時となるべく同様でなければ安心して進行できません。どこでも使えるという便利さはあくまで二次的なことで、もっとも大事なのは先に挙げた通り当たり前に「意思疎通」ができること。

LoopGateであれば、安定しているから落ち着いて話せるため、意思疎通もうまく行きます。

大事なのはスペックや機能の多さではなく、

  • 部下に対面の時と同じレベルで話しができ、伝えられること
  • 納得度や理解度に合わせて話を掘り下げていけること
  • 相手が理解しているのか、感情を察せられること

これが新しい生活様式で、オンライン会議が当たり前の日常になるために必要なことだと思います。

意思疎通が取れる環境を当たり前に整備する

オンライン会議を導入する目的は、「オンライン会議を日常の当たり前にする」ということです。
相手がよく分からない通信環境で、繋がっているのかいないような不安定な状況では結局、オンライン会議は日常の当たり前の意思疎通の道具にはならず、あくまでも補助的なものにしかなりません。重要な話の時はなおさらそうです。

各拠点へ多少の移動があったとしても、しっかりとした意志疎通が取れる環境当たり前に整備することが目的の達成のためには重要なことであります。

実際に利用する側としても、私たちはそういう風に使っていますし、今後無料のサービスがどんなに進歩したとしても、セキュリティ面も含めてこの住み分けは変わらない様に思います。

ツールは手段でしかない、目的に沿ったものを選ぶべき

今回のお話を受けて

確かに、小規模個人間で打ち合わせや連携をする際は、無料のオンライン会議は便利なものです。しかし、これも各人が当たり前に使えなければ上手く行かず、正常に意思疎通ができず問題になる可能性があります。

オンライン会議の導入・そして運用することは、単に遠隔でコミュニケーションが図れる仕組みを用意するだけ…と考えず、普段の会議と同様に安心して当たり前に実施ができる…、そのための環境を整備するという視点でご検討されてみてはいかがでしょうか。

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