テレビ会議システムの機能6選!Web会議とは異なる利便性とは?

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新型コロナウイルス感染症の拡大や働き方改革に伴い、リモートで会議を実施する企業が増えています。
なかでも、テレビ会議は大人数が参加する会議や定例の打ち合わせに向いています。
専用のテレビ会議システムを導入しておけば、いつでも手軽に会議を始められることもメリットです。

今回は、テレビ会議システムならではの機能を解説します。
Web会議システムとは異なる利便性を知るためにも、ぜひご参考ください。

テレビ会議システムの機能

早速、テレビ会議システムの機能を紹介します。
Web会議ならではの使いづらさを実感しているときこそ、テレビ会議への切り替えを検討してみましょう。

1.手間のかからないワンタッチ接続機能

テレビ会議システムは、通常のテレビと同じようにリモコンのボタンひとつで使えます。
パソコンを開いて、会議システムを立ち上げて、参加対象者を選んで…とひとつずつ接続準備をする必要がありません。
リモコンさえ扱えれば誰でも気軽に利用できるので、普段リモート会議に慣れていない人でも安心です。
また、相手先に接続方法を個別にレクチャーするなどの手間が生じないことも、大きなメリットと言えるでしょう。

2.クラウドサーバに接続しないダイレクト接続機能

テレビ会議システムのなかには、クラウドサーバへの接続が要らない端末同士をダイレクトで接続できるものがあります。
オンプレミス型のようにサーバを構築する必要が無く、導入もシンプルです。手軽さと利便性の両方を兼ね備えたテレビ会議専用機ならではの接続方法で、4地点以内の接続のように比較的小規模で同時接続するケースでは特に最適です。

3.閉域環境で使えるオンプレミス型機能

テレビ会議システムは、クラウド型だけでなくオンプレミス型のケースもあります。
オンプレミス型は閉域環境で使えるのでセキュリティレベルが高く、自社のセキュリティポリシーに合わせて自由に環境を構築できます。
保守やメンテナンスも自社で内製化できるので、強固な情報システム部を持っている企業におすすめです。
その分、導入コストが高めになる可能性があります。
あらかじめコスト感を試算しながら見積もりをもらい、予算の範囲内に収まるか検討していきましょう。

また、クラウド型・オンプレミス型両方を提供しているテレビ会議システムもあります。
どちらにも対応しているシステムであれば担当者が環境構築についてアドバイスしてくれる可能性が高いので、悩んでいる方は相談してみましょう。

4.シーンに合わせて使える画面レイアウト機能

画面レイアウト(画面分割)は、会議のシーンに合わせて柔軟に変更できます。
例えば、各地の管理職を集めて実施するマネジメント会議などの場では、主に登壇者となる経営者・役員の画面を少し大きめに配置するのが理想です。
反対に、複数の参加者が意見を出し合うブレインストーミングや、対等な立場の取引先とおこなう定例の打ち合わせでは、全員同じ大きさでの画面レイアウトがおすすめです。

誰が発言者か音声で認識し、発言者の画面だけを自動で大きくする機能が搭載されているシステムもあります。
対面と変わらぬコミュニケーションを重視したいときや、相手の表情・声色・仕草なども見ながら話し方を変えたいときにおすすめです。

5.セキュリティレベルを上げるAES暗号化機能

AES(=Advanced Encryption Standard・先進的暗号化標準)とは、無線LANなどの通信データを暗号化する際に用いられるアルゴリズム技術です。
他にもSSL通信やファイル暗号化にも使われており、アメリカ政府や軍でも採用されるようになりました。

テレビ会議システムのなかにはAES暗号化を使った高度かつ強力なセキュリティを構築しているサービスが存在します。
社外秘としたい経営戦略会議をするときや、不正アクセスを予防しながら大規模セミナーを開催したいときに最適です。

6.テレビ会議以外にも使える多様な機能

例えば、人感センサーとテレビ会議システムを組み合わせれば無人の対応窓口として設置することが可能です。
人が来たことを感知して自動的にテレビ会議をコールセンターや総務などにつなげば、人が常駐することなくリアルタイムな対応ができるのです。
夜間は閉鎖してしまう窓口・出入口に導入すれば、監視システムとしても機能します。

また、100名規模のセミナーや社内イベントに使用することも可能です。
勉強会・周年パーティー・エリア会議などに使える大人数向けのシステムを探している場合も、検討してみましょう。

「LoopGate」なら便利な機能が多数搭載

弊社のテレビ会議システム「LoopGate」には、今回紹介した機能が全て網羅されています。
面倒な設定なくワンタッチでテレビ会議を始めたいときも、Web会議システム以上の利便性やセキュリティを重視したいときもおすすめです。

現在、「LoopGate」は2,600社を超える企業・自治体でご活用いただくようになりました。
多機能さと利便性を併せ持つテレビ会議システムをお探しの方は、お気軽にご相談ください。

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