Web会議などリモートツールのセキュリティ意識は超重要、うまく利用する方法とは？

きっとあなたの会社でも、業務上クラウドを利用したリモートツールサービスを利用されているのではないでしょうか？
クラウドサービスはネットにさえ接続してしまえばすぐに利用できるだけでなく、初期費用が安いため、導入のハードルが低いのが特徴となっています。

事実、総務省が公開している令和2年情報通信白書では、クラウドサービスを一部でも利用されている企業の割合がわずか5年で20.1%も上昇しています。
特に新型コロナ以降、zoomなどクラウドサービス型のWeb会議は一気に普及しました。

引用=総務省 令和2年情報通信白書

そもそもオンプレミスとは？

オンプレミスとは、自社の業務システムを自社で管理・運用する事になります。サーバやネットワークなど、環境を自社施設内に設置するために費用や構築準備期間も必要となります。クラウドサービスより導入のハードルが高いという一面がありますので、「とりあえず一回試してみる」という決断はなかなかしづらかったりもします。

オンプレミス環境でWeb会議を導入する理由

では、なぜ、オンプレミス環境でWeb会議を導入するのでしょうか？

• 現在稼働中の閉域ネットワークを活用することができる
• サービス利用者が自社内に限定されるので、セキュリティ面の安全性が高い
• 従量制課金のクラウドサービスと比較すると、固定費用のため予算化がしやすい
• 自社用にカスタマイズができることもあり、自由度が高く使える

このようなで理由で、オンプレミス環境にWeb会議が導入されています。

閉域ネットワークについて

オンプレミス環境でWeb会議を行うには、閉域ネットワーク内での利用を前提とした利用がまず考えられます。つまり、インターネットを経由して社外とは接続せず、社内の各拠点との接続に制限するということです。zoomやTeamsといったクラウドサービスの利用も制限されるため、通常は使えないというケースが多いです。

オンプレミスでWeb会議を行うには

オンプレミス環境でWeb会議を行うには、上述した通り、サーバやネットワークなどを自社施設内に構築します。また、使用するデバイスについては、パソコン、スマホ、タブレットよりもWeb会議専用機を用いることが多く見られます。

オンプレミスのメリット

利用は社内に制限されるものの、インターネット上にデータがさらされることがないので、セキュリティ面での安全性を確立できることは、機密性の高い情報を守る面で非常にメリットがあります。また、クラウドサービスと比較して、インターネットに依存する干渉も少ないため、接続の安定性も維持でき、映像音声の品質も安定しています。

自社の環境・使い方を見て決める

クラウドサービスのWeb会議は、社外のお客様との打ち合わせや情報交換においては、とても手軽で便利です。オンプレミスのWeb会議は、現在稼働している閉域ネットワークを活用したい場合や、先述したようなセキュリティ面が重要視される場合には、選択肢として有効です。
もし利用環境や社内のルールが整うのであれば、状況や目的によってクラウドサービスとオンプレミスを使い分ける使い方も、方法の一つと考えます。

Web会議におけるクラウドサービスとオンプレミスの使い分け

例えば、
社外の方と接続する時は、外部へアクセスができる回線を使いクラウドサービスを利用する、
機密情報を取り扱うような社内会議などは、閉域ネットワーク内のオンプレミス環境でWeb会議専用機を利用する、

といった形で使い分けます。
まずは、それぞれの状況や目的に合わせて使い方を見出してはいかがでしょうか？

オンプレミスでのWeb会議についてご相談承ります！

いかがでしたでしょうか。オンプレミスはサーバの導入や運用面といった点で、独自で導入するには敷居が低くありません。また、社内での使い方などで色々と検討すべき点もあるのは事実です。
ギンガシステムでは、オンプレミスでのWeb会議納入実績も豊富ですので、状況のヒアリングから導入まで、承っております。

お気軽にご相談いただければと思います！

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