必見！オンプレミス型のリモート会議システムを正しく選ぶために理解しておくこと
近年、ビジネスシーンではZoomを筆頭に、リモート会議システムが多く利用されています。そのリモート会議システムには、実は「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
利用する状況に合わせて正しく選択をしないと、いざ導入しても使えない…という、悪い状況を招きかねないため、「クラウド型」と「オンプレミス型」の違い、オンプレミス型のメリット・デメリット、リモート会議システムを導入する際の比較ポイントをご紹介したいと思います。
最後までご覧になることで、リモート会議システムへの理解が深まり、自社に合ったサービスが分かるようになるでしょう。
この記事の目次
そもそも「クラウド型」と「オンプレミス型」の違いとは？
「クラウド型」と「オンプレミス型」の一番の違いは、データの保管場所です。データが第三者の管理している場所にあるのか、自らが管理している環境内にあるかの違いです。
クラウド型は、クラウドサービス提供事業者のデータセンター内でデータが管理されます。一方、オンプレミス型は、自社内に設置されたサーバー内にデータを保管します。
さらに付け加えると、クラウド型はインターネット上に存在していることに対して、オンプレミス型は閉じられた空間であるため基本的に外部からはアクセスできないという違いがあります。
リモート会議システムの導入形態
リモート会議システムの導入形態には大きく2通りあります。1つはクラウド接続（ASP型）で、もう1つはオンプレミス型です。オンプレミスとは自社内に環境を構築する相手と接続する方法は、「クラウド型（ASP型）」「サーバ導入型（オンプレミス）」の二通りがあります。一般的によく使われるのはクラウド型（ASPサービス）の利用ですが、環境や利用目的、セキュリティポリシー等によってはオンプレミス型での導入という選択肢もあります。
安全保障上の対策として海外ITに関する法規制の動きもあります。これまでのリモート会議は特に海外のIT企業によるクラウドサービスが主流でしたが、取り扱われる情報が会議などの重要事項であることなどから、リモート会議のシステムを見直す企業も出てまいりました。
リモート会議のオンプレミス型とクラウド型の特長や違い
リモート会議の導入形態であるオンプレミスとクラウドのそれぞれの特長、メリット、デメリットを表にまとめました。
| オンプレミス | クラウド | |
|---|---|---|
| 特長 | サーバや端末などを自社環境に構築し自社ネットワークで利用する（閉域網であることが多い） 初期導入は構築や設定に時間がかかることがあり、サーバ費用等がかかることが多い サーバについては初期費用で購入することが多い（別途保守費がかかる） アップデートは都度作業が必要 基本的に社内にIT担当者がいる場合に検討される |
インターネット経由で利用する 初期導入が早く安い 主に月額制などの利用形態が多い 常にアップデートされた最新機能 社内にIT担当者がいない場合でも利用できる |
メリット | セキュリティレベルが高い 運用の自由度が高い 既設の仮想サーバやLAN環境を利用できる場合も |
サービスをすぐに利用できる 運用管理の手間がかからない |
デメリット | サーバ等を運用できる環境が必要 | カスタマイズは難しい メンテナンス等の影響を受ける可能性がある（主に夜間や休日等） |
クラウド型リモート会議のメリット
クラウド型は、サービスの提供元が運用するサーバにアクセスすることで、サービスを利用します。このタイプのメリットは大きく2つあります。
サービスをすぐに利用できる
サービス提供社のクラウド環境を使うため、オンプレミス型に比べてサーバ導入コストが抑えられ、導入開始がスピーディです。
運用管理の手間がかからない
クラウド型はサーバの運用管理を意識する必要がなく、手間も省けます。
クラウド型のリモート会議のサービスを利用する場合、サーバ利用料が含まれるのが一般的です。ちなみに、無料サービスはこの限りではありませんが、代わりに利用できるサービス範囲に制限があるのがほとんどです。
サービス提供会社のサーバに依存する
また、こういったメリットがある一方で、デメリットも存在します。
クラウド型はインターネット経由での利用となるため、通信トラブルの影響を受けたり、サービス提供者側の不具合の影響を受けたりする可能性もあります。フリーミアムなサービスでは、有料や高額ユーザーが優先されるなどの違いがある場合も。運用コストを考えると長い目で見た時に割高になる場合もあるので単純な導入費用だけではなく運用性も考える必要があります。
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オンプレミス型 リモート会議のメリット
自社ネットワーク内に会議環境を構築する オンプレミス型リモート会議のメリットは大きく3つです。
セキュリティレベルが高い
サーバ導入型は、文字通り自社のネットワーク内にサーバを設置するので、インターネットの影響を受けず、よりセキュアな環境でのテレビ会議運用が可能となります。通信を暗号化することで更にセキュリティは強固になります。
運用の自由度が高い
サーバ導入型は、構築から運用まで自社で行うことができます。そのため、クラウド型（ASP型）と比べてトラブル発生時に原因の切り分けも行いやすくなります。
テレビ会議をする際の接続先となる仮想の会議室も自社で設定できるなど、運用設定方法に自由が利きます。自社内の利用頻度が高い場合でも、ランニングコストが安く済むというメリットも付随してきます。
既設の仮想サーバやLAN環境を利用できる
既設のデータセンターやサーバを持っている場合、サーバハードを入れずに「仮想化」という形での導入ができる場合もあります。また、通信回線も既設のVPNなど業務回線をそのまま利用することが多いです。そうすると環境整備の費用が抑えられる場合があります。
導入体制が必要
前述したように、サーバ導入型（オンプレミス）は導入コストと保守運用、それに管理体制といった準備が必要になります。それに、一度導入をすれば買い替えや変更など取り回しが利きにくいです。
このため、導入の際には十分な検討が必要となるでしょう。
特に、オンプレミス型のリモート会議はセキュリティの観点で考えると最も信頼度の高い手段です。閉域型ネットワークで利用すればインターネットとは隔離されますので、傍受できません。導入のハードルこそは若干高いものの、安定性や信頼性は非常に高いと言えます。
導入コストやセキュリティの必要性、利用頻度など複合的に考えてご検討いただくことがおすすめです。
「オンプレミス型」リモート会議システムを導入する際の比較ポイント
ここまではオンプレミス型のメリットとデメリットの双方を挙げましたが、機密性の高い情報のやり取りを行う場合は、セキュリティ面がより強固なオンプレミス型はリスクが低く安心です。
では、オンプレミス型のリモート会議システムを導入する際の比較ポイントを3つ紹介していきます。
比較ポイント1.操作方法は簡単か
操作方法が簡単かどうかというのは、大事な比較ポイントです。使いにくいシステムのものを導入してしまうと社員が敬遠してしまう恐れがあるからです。
社員みんなが利用するとなれば、簡単な操作で全員が使いこなせるのが理想ですよね。
比較ポイント2.しっかりサポートしてくれるか
トラブルが起こった際、しっかりサポートしてくれるかどうかも大事な比較ポイントです。
オンプレミス型はトラブルの対応は自社で行う必要があるので、事前に導入後のサポートもしっかり確認しておくとよいでしょう。
24時間対応、土日祝日対応などであれば、心配なく利用できそうですね。
比較ポイント3.音声・画質の性能は十分なものか
スムーズにストレスなく会議を行うには、音声や画質は非常に大事です。なので、音声がしっかりと聞き取れるか、画質がキレイかなども、事前に確認しておく必要がある比較ポイントになります。
導入後に、性能が十分ではないということになると、時間も費用ももったいないので、しっかりと事前に確認しておきましょう。
オンプレミス型の特徴を理解して自社に合ったサービスを選びましょう
オンプレミス型のリモート会議システムは、自社のネットワークを使用するため、セキュリティの面で安心です。また、カスタマイズしやすいというのも、クラウド型にはないメリットです。
しかし、オンプレミス型のリモート会議システムにも、導入に時間がかかる、イニシャルコストがかかる場合があるといったデメリットがあります。
なので、メリットとデメリットをしっかりと考慮しつつ、今回お伝えした比較ポイントを考慮して、自社に合ったリモート会議システムを選べるよう、参考にしていただけると幸いです。
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