重要なリアクション、テレビ会議での反応を示す大切さ

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テレビ会議を行う上では、通常の対面による会議と比較して、相手の反応がわかりにくい、反応の意図が掴みづらいなどの課題があることを留意すべきです。発言者がより聞き手の反応に注意を払う必要があるのはもちろんですが、聞き手側も普段以上にしっかりと発言に対するリアクションを返すことが必要になります。

今回は、テレビ会議における相手への反応、「リアクション」の重要性について説明します。

直接に比べるとどうしても伝わりにくい

テレビ会議ではどうしても、直接対面の会議よりも相手の反応がわかりにくいです。対面の会議では相手の顔を直接伺えたり、空気感がうかがえたりできることから、相手の反応を感じ取ることができます。

しかし、遠隔の画面越しとなると、そういった細かな情報を掴み取ることが難しくなります。そのため、場合によっては無反応にも見えてしまい、話し手は本当に伝わっているのか不安に感じることも少なくありません。ネット回線による通信ラグでの遅延があったりすると、なおさらです。

こういったご経験をされたかたも多いのではないでしょうか?

テレビ会議では大きく、はっきりとリアクションを返す

話し手が相手の反応を読み取りにくいのであれば、聞き手側が「話をきちんと聞いている」ということを、思い切りはっきりと示すよう心がけるとよいでしょう。

具体的に例えると、相手の話に同意できる場合は大きく頷いたり、相手の発言内容に不明点がある場合は大きく挙手などをして、質問したい意志を伝えるのです。そうすることで話し手側に反応を容易に伝えることができます。大きく丸を作るなどのボディランゲージも有効です。経験でお話すると、とにかく大げさ過ぎるくらいのリアクションがちょうど良い感じに効果的です。

反応すべきところは反応する

これは遠隔のテレビ会議に限ったことではありませんが、相手の話や問いかけに対して、しっかりと声をだして反応することは、基本中の基本として重要なことです。

(直接の会議でも反応が無いと「反応せんかいっ!」となりますよね。)

要は、テレビ会議においては直接の時よりも大きめに反応するだけです。非常にシンプルです。

リアクションが大きいと会議が活性化する

想像していただくと分かると思いますが、誰も声を挙げない会議ほどキツいものはありません。参加意欲や効果に疑問を持ってしまうことすらあります。
逆に、相槌を打つ際に「うん、うん」や「なるほど」と発声したり、疑問点がある時には「すみません!」と挙手したり…、皆がリアクションを付けて反応を示している会議は活気づいており、会議自体が有益なものになりそうですよね。

声も含めた大きなリアクションは、意思の伝達をスムーズにするだけでなく、会話を盛り上げることにもなります。相手も話が伝わっていることを読み取りやすくなり、良い会議になると思います。

リアクションを出す時の注意点

声の交錯、聞き手への気遣い

テレビ会議やWeb会議においては、声の交錯が起こると誰が何を言っているのか、訳がわからなくなることがあります。その場合、自分では気づいていないケースがほとんどです。
自分以外の聞き手を気遣い、発言が交錯しないように突然話始めず、挙手するなど基本的なリアクションを行うとスムーズになります。

リアクションの工夫「リアクションカード」

テレビ会議やWeb会議には、音声トラブルや映像の遅延など、不具合が発生しうるものです。
そういった状況を相手に知らせるために、わざわざ状況の悪い中で無理に発言をすると、周りは返ってイライラが募るという良くない結果を生んでしまう可能性があります。

そこで効果的なのが「リアクションカード」を用意すること。
「わかりました」や「もう一度お願いします」「トラブル発生中」など、状況を視覚的に特に邪魔すること無く相手に伝えることができます。テレビ会議が急速が進み、最近では100均でもこういった会議グッズを見かけるようになりました。もちろん、自作で作成するのも手です。

弊社ギンガシステムでは、東京・大阪間でオフィスの風景を常時接続していますが、事務所にスタッフが不在になる時は、「電話転送中」というカードを画面前に置いて状況を知らせる工夫をしています。
時には文字情報も駆使して、相手に自分の意志や状況をはっきりと表明するようにしましょう。

スムーズなテレビ会議のコツは上手なリアクション

テレビ会議をスムーズに進める上では、リアクションをいつも以上に大きく、はっきりと伝えることが大事です。
大きなリアクションは会話そのものを盛り上げる効果があります。相手の表情が伝わりづらいテレビ越しであるからこそ、リアクションは重要になります。ボディランゲージや声、時には文字情報も駆使して、相手に自分が話をしっかり聞いていることをアピールするように心がけましょう。

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