テレビ会議のマナーは直接の会議のマナーと基本同じ考え、押さえておきたいポイントを紹介!

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テレビ会議のマナーとは?
最近は関連書籍やテレビでも話題が取り上げられるようになってきました。それだけテレビ会議が浸透しているということが伺えます。

では、その「マナー」ですが、どのような点に気を配れば良いのか?
さまざまな考え方や意見もあったり、先に述べたように既に書籍などでも細かく詳しく解説されていますので、この記事ではとにかく「基本的」な部分に焦点を当てて、テレビ会議の開発メーカーが考えるテレビ会議マナーの基本ポイントをご紹介します。

この記事のチェックポイント
  • テレビ会議でも従来の会議とマナー姿勢は基本変わらない
  • 従来の会議とテレビ会議の性質の少しの違いを捉える
  • テレビ会議ならではのマナー・気遣いを知る

基本的に守ることは同じ

テレビ会議とは言え、大原則としてビジネスマナーを守るということは同じです。その姿勢は直接でもリモートでも何ら変わりません。

  • テレビ会議の前に事前準備をしておく(接続テストや機器チェック)
  • テレビ会議の開始前に入室する
  • テレビ会議中は相手の話に集中する、リアクションする

上記の3点から「テレビ」という言葉を取ると直接対面の会議になりますが、内容は同じです。

事前準備をしっかりと

事前準備として少し異なることと言えば、

  • 自分の声を相手に届けたり(マイク)
  • 相手の表情を伺うための画面(モニター)
  • それをやり取りするためのネットワーク・ツール

これらが、問題なく使えるのかをチェックすること。従来の会議と違う点はこれらの機材やツールを「手段」として使うので、その手段を事前チェックしておくことは、マナーでもあり会議に望む基本姿勢でもあります。

従来の会議でもマイクや自分の使う資料の印刷…。チェックするものが違うだけで変わりはありません。

テレビ会議に入れるかチェック

テレビ会議は会議の開始前に一度アクセスしてみて、入室できるか確認しておくのがベストです。
従来の会議であればドアを開ければ会議室には入れますが、テレビ会議の場合は「つながらない」という可能性を意識して「入室チェック」を行っておくことが、事前にバタつかない・バタつかせないマナーとなります。

あとは、会議開始時刻の前に、いつでも開始できる状態にしておくことです。これは従来の直接会議と変わりませんよね。
(すでに会議が始まっている中に入っていくあの気まずさは、テレビ会議でも意外と同じです…)

発言者ファーストのミュート

テレビ会議は発言者の音声を傾聴するために、自らが発する雑音をなるべく控える必要があります。 「発言者ファースト」のために自分の音声はミュートしておくことです。実際の会議でも、発言者の妨げにならないように自分はできるだ静かにしているはずです。

(時には口を挟まなければならない場合もありますが、その場合は「ひとこと言わせろアピール」を…)

マイクの雑音や挟まれた声は意外と気になりますので、発言者ファーストのためにマイクミュート操作を!

リアクションで会議を盛り上げよう

発言しても、何もリアクションが無かった時の苦痛を味わったことはありますか?
想像を越える寂しさに見舞われて、もうその会議から離脱したくなります。テレビ会議であれば「退出」を押せばサヨナラできますが、従来の会議であればドアに行くまでの間、周りの目が痛いです。

…そんな悲しい結末を誰にも味わせないために、テレビ会議だろうが直接の会議だろうが、情報共有のメールやチャットであっても、リアクションを取ることは最低限のマナーです。ビジネスコミュニケーションの鉄則です。

テレビ会議の場合は、少し大げさ目にリアクションした方が相手にも伝わるし、気持ち良く盛り上がります。また、発言するときは挙手するように、画面越しでも手を挙げて「ひとこと言わせろアピール」をすると良いでしょう。

コミュニケーションを話す上でよく登場するメラビアンの法則では、相手に情報を伝える「言語情報」「聴覚情報」「視覚情報」のうち、態度やしぐさ・表情といった視覚情報の影響度が最も高いといわれています。リアクションだけでなく、テレビ会議では笑顔も大事にしたいものですね。

退出時もしっかり挨拶

会議も終わり気が抜けてしまい、おもむろに「退出」を押してしまう失敗があったことを聞いたことがあります。 従来の会議でも退出するときは「失礼します」といったひとことの掛け声はかけると思います。電話も同じで、最後に何も言わずに切ることは無いと思います。

普段通り、終わり際のひとことは忘れずに!

まとめ

いかがでしょうか。「テレビ会議のマナー」と言いますが、よく考えると普段やっている基本的なマナーや振る舞いの延長線でしか無いと思います。特別なことは、相手が目の前に居ないということだけですので、目の前にいない状況をカバーするような振る舞いを押さえていれば、ある程度問題は無いですし、改まって構える必要は無いと考えます。

基本のマナーが守られた、スムーズなテレビ会議を進めてください!

(この記事は、2019年5月18日に掲載された内容をリライトしています。)

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