無人受付とは?導入のメリットや事例などを解説!

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新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、経営難に陥る企業も珍しくありません。よりスマートな経営によって、ビジネスを効率化する仕組みが求められています。
その点、コアビジネスに専念して収益を高められるよう、受付業務の効率化を検討している経営者も多いのではないでしょうか。そこで今回は、受付業務の効率化に役立つ無人受付の概要をはじめ、メリットや導入事例を解説していきます。

無人受付とは?

無人受付とは、特定の地点からコールセンターや窓口などにリモート接続して、接客対応できるシステムです。
従来の無人受付といえば、来訪者が受付でタブレット端末を操作したり、受付ロボットに話しかけたりすると、関係者に通知される仕組みが一般的でした。受付の必要がないときに社員が待機しなくて済むため、効率的な来客対応が可能です。

最近では、テレビ会議システムのようなリモート接続専用機を使った無人受付システムもあります。これなら、映像と音声を組み合わせて対面に近い接客が実現可能です。お互いに画面を通じて表情や仕草を把握できるので、相手の理解度を察知しながらコミュニケーションを交わせます。ボタンひとつで接続できるシステムであれば、IT機器の操作が苦手な方が来訪したときでも、スムーズに受付を行えるでしょう。

有人受付の課題

有人受付の課題は、対応できる人や窓口が限定されることです。当然、その窓口の最寄りに住んでいない方は、窓口を訪問できないケースもあります。また、窓口を担当されるスタッフがすべてベテランというわけではありません。スタッフの知識に偏りがあったり、誤った情報が周知されていたりする場合もあります。
このような場合、質問・相談した内容に関しての回答を得るまでに、待ち時間が発生しかねません。最悪のケースでは、たらい回しが発生する場合も想定できます。

無人受付を導入するメリット

無人受付を導入するメリットを3つ解説していきます。

メリット1.専門知識のあるスタッフが対応できる

現場にスタッフを配置していたとしても、専門知識がなければ相談者の要望に応えることはできません。その点、現場にスタッフを配置する代わりに無人受付を導入し、いつでも本部にいる専門知識のあるスタッフとやり取りできるようにすれば、適切な対応が行いやすくなります。

メリット2.全国どこからでも接客対応が可能

近隣の施設ではサービスの相談に対応していない場合、遠出をしなければなりません。交通費の負担が大きければ、サービスの相談を断念してしまう方もいる可能性があり、企業としては利益の損失です。
その点、無人受付を適切なエリアに導入すれば、来訪者は遠方まで窓口に訪れる必要がなくなり、全国どこからでも接客対応を行えます。

メリット3.接客スタッフの採用・育成の効率が高まる

本部から遠く離れた地点で接客業務をしてほしいけれど、教育が行き届かないケースもあるでしょう。無人受付で本部と連携すれば、接客スタッフのスキルが乏しくても接客をフォローでき、従業員を採用しやすくなります。

また、リモートで本部から一極化した集中教育をしていけば、各エリアで働く従業員の知識レベルを一定化できます。拠点ごとに専門スタッフを配置して教育するよりも、育成効率が高まるでしょう。

無人受付の導入事例も参考に!

以上、無人受付の概要をはじめ、メリットや課題などを解説しました。無人受付に対するイメージをさらに深めるには実際の導入事例が役立ちます。

たとえば、警察の交番です。一般的な交番は、警察官が巡回や住民対応で不在となっているケースがあります。無人受付を導入すれば、来訪者が交番を訪れたときにテレビ会議に接続される仕組みを実現可能です。

家電量販店では、製品の詳細をリモートで説明できる無人窓口の設置事例もあります。製品理解や販売促進につながっただけでなく、量販店スタッフの負荷を軽減できたとのことです。

そのほか、市町村役場でも無人受付が導入されています。地方の役場に無人の住民相談窓口を設置。住民は本庁に訪れずに相談を受けられます。高齢化の進む地方においては、対応がスムーズになり、たらい回しのような事態が無くなりました。

無人受付の導入事例はほかにもさまざまあります。無人受付の導入を検討するときの判断材料にされてはいかがでしょうか?

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