無人受付システムとは？導入のメリットなどを解説！

無人受付システムは、企業や自治体の窓口業務を効率化し、コスト削減やサービス向上を実現する画期的なソリューションです。対面に近いリモート接客を可能にすることで、顧客対応をスムーズにしながら、専門知識を持ったスタッフが遠隔地からでもサポートできる仕組みです。コロナ禍を経て非対面サービスの需要が高まり、無人受付システムはあらゆる業界で注目を集めています。本記事では、無人受付システムの具体的なメリットや活用事例をご紹介します。

無人受付システムとは？

無人受付とは、特定の地点からコールセンターや窓口などにリモート接続して、接客対応できるシステムです。専門スタッフを全国各地に配置せずとも、特定の拠点やコールセンターから全国の窓口対応ができるので、接客サービスの向上や対応力の強化に繋がるため、コストの削減と売上げアップを両立できる仕組みとなります。

まるで対面、簡単な操作のシステムが有効

最近では、大きなモニターに応対者を映し出す無人受付システムがあります。これなら、映像と音声を組み合わせてまるで対面に近い接客が実現可能です。お互いに画面を通じて表情や仕草を把握できるので、相手の理解度を察知しながらコミュニケーションを交わすことができます。ボタンひとつで接続できる簡単な操作性であれば、IT機器の操作が苦手な方が来訪したとしても、スムーズなやり取りができるようになります。

近年は、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、経営難に陥る企業も珍しくありません。よりスマートな経営によってビジネスを効率化する仕組みが求められています。その点、コアビジネスに専念して収益を高められるよう、受付業務の効率化を検討している経営者も多いのではないでしょうか。

無人受付システムは業務効率の向上からコスト削減・業績アップにつながる可能性を秘めているのです。この記事では、無人受付システムの導入メリットや活用事例をご紹介していきます。

無人受付システムは有人受付の課題を解消できる

有人受付の課題は、対応できる人や窓口が限定されることです。当然、その窓口の最寄りに住んでいない方は、窓口を訪問できないケースもあります。また、窓口を担当されるスタッフがすべてベテランというわけではありません。スタッフの知識に偏りがあったり、誤った情報が周知されていたりする場合もあります。
このような場合、質問・相談した内容に関しての回答を得るまでに、待ち時間が発生しかねません。最悪のケースでは、たらい回しが発生する場合も想定できます。
しかし、無人受付システムを導入することで、これらの課題を解消できる可能性を持っているのです。

導入により得られるメリット

無人受付システムを導入することで得られるメリットを3つ解説していきます。

メリット1．専門知識のあるスタッフがリモート対応できる

現場にスタッフを配置していたとしても、専門知識がなければ相談者の要望に応えることはできません。その点、現場にスタッフを配置する代わりに無人受付を導入し、いつでも本部にいる専門知識を持ったスタッフとやり取りできるようになれば、適切な対応が行いやすくなります。

メリット2．全国どこからでも接客対応が可能になる

近隣の施設ではサービスの相談に対応していない場合、遠出をしなければなりません。交通費の負担が大きければ、サービスの相談を断念してしまう方もいる可能性があり、企業としては機会損失です。
その点、無人受付システムを適切なエリアに導入すれば、来訪者は遠方まで窓口に訪れる必要が無くなり、全国どこからでも窓口さえあれば、一律にサービスを受けることができます。

メリット3．接客スタッフの採用・育成の効率が高まる

本部から遠く離れた地点で接客業務をしてほしいけれど、教育が行き届かないケースもあるでしょう。無人受付で本部と連携すれば、接客スタッフのスキルが乏しくても接客をフォローでき、従業員を採用しやすくなります。

また、リモートで本部から一極化した集中教育をしていけば、各エリアで働く従業員の知識レベルを一定化できます。拠点ごとに専門スタッフを配置して教育するよりも、育成効率が高まるでしょう。

スタッフを各地の受付窓口に配置するとなれば、見えづらい人事・採用、そして先に述べた育成面が大変になることは容易に想像がつきます。無人受付システムのリモート対応であれば、機材と場所のみとなるので、コストも見えやすく計画が立てやすいです。

オフィスで見かける電話タイプ・タブレットタイプ（iPad）の受付システムとの違い

無人受付システムは、従来の電話タイプやタブレットタイプの受付システムとは異なる独自の利点を持っています。

電話タイプの受付システムは、訪問者が受付に設置された電話機を使って担当者に直接連絡を取る形式です。この方法では、訪問者が電話操作に慣れていない場合、不安や混乱を招くことがあります。また、電話が混み合っている場合、訪問者が待たされることも考えられます。

タブレットタイプの受付システムは、訪問者がタッチスクリーンを操作して受付を行う形式です。これは直感的で操作しやすい反面、タブレットの故障やソフトウェアの不具合が発生すると受付が滞るリスクがあります。また、タブレットタイプのシステムは、訪問者の情報入力に時間がかかることがあり、ピーク時には待ち時間が発生する可能性もあります。

無人受付システムはこれらの課題を解決するために設計されています。無人受付システムは高度なAI技術やセンサー技術を活用し、訪問者の顔認識やQRコードスキャンなどの機能を提供します。これにより、訪問者は迅速かつスムーズに受付を済ませることができます。さらに、無人受付システムは24時間365日稼働するため、常に安定したサービスを提供できます。

導入事例

これまで地域や場所という制限によってサービス展開が限定されていた企業様が、無人受付システムの導入により、全国展開が可能になられた事例も多くあります。実際に無人受付システムを活用している導入事例をご紹介します。

専門スタッフが詳しい製品の説明と販売を促進

家電量販店では、製品の詳細をリモートで説明できる無人受付システムを設置した事例があります。製品理解や販売促進につながっただけでなく、量販店スタッフの負荷を軽減できたとのことです。お客様には的確な製品説明やクロージングまで対応が可能となり、現場スタッフとの連携を強化することで、販売機会をさらに拡大できました。

交番の応対に無人受付を採用し地域サービスを向上

交番への無人受付システム導入も非常に効率的です。
例えば、警察官が巡回中や他の方の対応のために来訪者を待たせてしまうケースがあります。そこで、無人受付システムを導入することで、来訪者が訪れた際に対応者に接続されるような仕組みに活用できます。

そのほか、市町村役場でも無人受付が導入されています。地方の役場に無人の住民相談窓口を設置。住民は本庁に訪れずに相談を受けられます。高齢化の進む地方においては、対応がスムーズになり、たらい回しのような事態が無くなりました。

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以上の内容でご紹介した、無人受付のメリット・有効性を実現するためには、複雑なシステムの組み込みや体制構築をできるだけシンプルにすることが有効です。また、来訪された方の操作も簡単になることで、機械操作になれない方でも安心してご利用いただけるようになります。

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