テレビ会議を常時接続して業務効率をアップしたい人材派遣会社様の事例

東京と大阪に事務所をお持ちの人材派遣会社S社様にお伺いしてきました。S社様は、パソコンで使える無料の会議ツールを使ってビデオ会議をされていましたが、途切れたり、見えなかったりするときがあったり、また、パソコンに詳しい人がいない東京事務所では使いこなせないなどの課題がありました。

●導入検討に至った経緯

S社様は、社員数は25名ほどでしたが、社員の年齢の幅は20代～50代まで幅広い年齢層の方がいらっしゃいました。「せっかくテレビ会議を入れるのであれば、知ってる人しか使えない、という状況では勿体無いので、社内の誰でもが使えるものを選びたい」とご担当者様よりお話を頂きました。その点、弊社のシステムであれば、誰でも使えそうなイメージを持てたということでした。

活用方法としては、「東京と大阪のコミュニケーションの強化に役立てたい」とのこと。具体的には「東京と大阪の事務所をテレビ会議で接続して、常時、映像と音声をやり取りできる状態にしておきたい。」という、お話でした。

●常時接続のメリット

離れた事務所を常にテレビ会議で接続しておく「常時接続」は、会議のタイミングだけでテレビ会議システムを活用する方法とは異なる、新しい活用方法で、様々なメリットがあります。

S社様が特に重視されていたのは、「東京の社員の方が大阪の上司の方に報連相したときに、その受け答えを周囲の方も聞ける」という点でした。

これまでであれば、電話で報連相をするため、1対1のコミュニケーションとなってしまい、例えば、相談に対する上司の方の受け答えなどを周りの社員が知ることはできません。

しかし、テレビ会議であれば、周りの方もその相談の状況をリアルタイムで共有を受ける事ができるため、自分が同じような問題に直面した時にどうしたら良いのかを考える機会になります。また、相談結果としての判断基準もそのまま各社員に共有される為、同じような問題が起きた時の対処が素早くできるようになります。

常時接続によって情報共有がスピーディに進んでいくようになる、これこそがS社様がテレビ会議の導入で最も達成したいポイントでした。

その他、常時接続のメリットとして、分かりやすいところでは、相手側のオフィスの状況が見えますので、何か用事があるときに在／不在の状況が確認できるという点があります。相手の状況が見えれば、「内線をかけたけど不在だった」という無駄な手間を発生させないようにできます。こうした無駄な手間は積み重なると大きなコストになりますので、長い目で見ると大きなメリットですね。
また、以前ブログでご紹介したようなテレビラックを活用すると、普段は常時接続として使いつつ、少し集中して話をしたいときは会議室に移動してテレビ会議をする等、運用もラクになるのではないかと思います。