オフィス常時接続の真骨頂!ちょっとしたコミュニケーションの積み重ねがスタッフの連携を強化

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日常業務の中で、離れたオフィスの社員と連絡を取りたい場合、電話やメール、チャット、など今や方法があり過ぎてその選択肢に迷ってしまう時代になりました。

中でもコロナ禍以降、急速に使われるようなったWeb会議は、きっとあなたの会社でも日常的に使われているのではないでしょうか?でも、あなたはWeb会議に対してこんな事を思った事はありませんか?

「結局、一度スケジュールの確認をしてURLを送らなくてはいけない…」

これってWeb会議が便利な反面、このスケジュール調整が面倒なやり取りに感じてしまうかもしれませんよね。その結果、本当はWeb会議の方が細かいニュアンスを伝えられるのに、面倒になってしまいメールに資料を添付して終わらせてしまう…なんて事もあるかもしれません。

そこで今回は、スケジュール調整をできるだけ少なくして、いつでも離れたオフィスとWeb会議をできる方法についてご紹介したいと思います。

Web会議のスケジュール調整は以外と手間がかかる

同じ会社内で仕事を進めていく上で、日々の連携は重要!と分かってはいても、いざ実践しようと思うと意外と難しいものです。

  • 忙しい
  • 時間がない
  • スケジュールが埋まっている

こんな理由で、本当はWeb会議をしたいと思っていてもメールやチャットで済ませてしまい、上手く業務の連携が出来ずに困っている方もいらっしゃるかと思います。

これではどんなにWeb会議が便利でも、なかなか始める事ができませんよね。

Web会議に比べてメールは伝達ロスが大きくなる

例えば、WEB会議なら本来100%伝えられる情報が、スケジュール調整が上手いかずに、メールで80%の情報を伝えていた場合

Web会議メール
1回目100%80%(20%減)
2回目100%64%(20%減)
3回目100%51%(20%減)

と、わずか3回のやり取りで51%まで伝達力が弱くなってしまいます。
もちろんメールが悪い訳ではありませんし、これは例え話ではありますが、本来伝えられたはずの情報が伝わらないのは会社にとっても大きな損失になってしまいます。

そこで、いつでもWeb会議がつながっている“常時接続”の環境が作れたらどうでしょう。

気軽にコミュニケーションできる常時接続は業務上のメリットがたくさん

離れたオフィスの状態が、いつでもモニターで見る事ができる常時接続が可能になったら、

  • スケジュール調整が難しい人でも、ちょっとした合間に声をかけられる
  • 決裁権者に素早くコンタクトが取れ、業務がスピードアップする
  • 置き去り感がなくなり、一体感が生まれる

こういった効果をもたらしてくれます。

ただ、常時接続と聞くと、中には「監視されているみたいで抵抗がある」と思われるかもしれませんが、そこは安心してください。
この常時接続は、監視カメラのように一方的なものではなく双方向から見る事ができますので、一緒に仕事をしているという安心感を感じさせてくれます。

スタッフ同士の連携強化は今後のビジネスの重要課題

Web会議の常時接続は、コミュニケーションや業務の効率化など、離れたオフィスとの連携に好循環を与えてくれます。
とはいえ、全社員がパソコンを常時接続にしておく訳にもいきません。

そこで、是非とも知っていただきたいのが、常時接続に最適なWeb会議システム「LoopGate」です。LoopGateは専用機と大画面のモニター、それにカメラとマイクスピーカーを使って常時接続を行います。大画面に相手が映し出されることで、より相手の様子がわかりやすくなります。まるで、オフィス空間が窓の向こうにも広がってつながっているような感覚です。

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