【2025年 最新版】テレビ会議で意識したいセキュリティについて

コロナ禍以降「リモート」に注目が集まり、従来は会議室に常設して使われていたテレビ会議システムも、リモートワークや2地点以上のオフィスフロアをリモートで常時つなぐといった新しい用途での活用が拡がってきました。

ネットを通して、テレビ会議は手軽にビジュアルコミュニケーションとして行える一方で、会社のセキュリティリスクを考える意識づけも必要になっています。以前、zoomを利用される方が増加した時に、zoom bombやzoom hackingといったセキュリティ面のトラブルも話題となっていたことが思い出されます。これらの事例は、リモートワーク、とくにテレビ会議を行う際のセキュリティがいかに大切かを認識させてくれました。

そこで今回は、テレビ会議で意識したいセキュリティについてご紹介いたします。

テレビ会議におけるセキュリティリスク

家庭でインターネットサーフィンをするくらいであれば、それほどセキュリティに意識を向けることはありませんが、会社の業務を社外で行うリモートワークが増え、重要な書類を送信したり、テレビ会議で秘匿な情報を口にするなど、守るべき情報が外に出てしまうかも知れないリスクは増えることが考えられます。

外出先でテレビ会議を行う方を目にすることも多くなりました。どこでもテレビ会議ができることは便利な半面、セキュリティ面ではかなりリスクが強まりますので、十分に警戒する必要があります。

機密情報を扱うテレビ会議のセキュリティ対策は重要

戦略や業務上における機密性の高い情報など、他人に聞かれては支障が出る情報が飛び交うような重要な会議をテレビ会議で行うことももちろんあると思います。このような場面で利用するテレビ会議についてはセキュリティ対策は強固である必要があります。

閉域網内で使えるテレビ会議システムを利用する

テレビ会議のセキュリティを強固にする一つの施策として、閉域網で使えるテレビ会議システムの導入があります。インターネットに接続しないクローズド環境で使うテレビ会議システムは、外部漏洩のリスクを大きく抑えることができます。詳しくはこちらをご覧ください。

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テレビ会議のサービスによっては海外のサーバーにつながっている懸念もある

テレビ会議システムによっては、海外サーバーを経由して接続する場合があり、テレビ会議でよくある書類データの画面共有などはリスクがゼロとは言い切れません。
最近では、LINEがシステム開発を海外でおこなったり、データ管理を委託していた…、といったニュースがあったのも記憶に新しいですが、海外の技術者に個人情報が見えるようになっていたことが問題になっていました。

事前に情報セキュリティに関しては充分過ぎるほど確認してから、社内での使い方など想定をしてから導入するシステムを選定すべきであり、ランニングコストが安い（無償でも十分使える！）といったコスト優先が良いとは限らないです。

テレビ会議とWeb会議での遵守ポイント「法規制とコンプライアンス」

テレビ会議やWeb会議を利用する際には、国内外の法規制に準拠することが重要です。特に、個人情報保護法やGDPR（EU一般データ保護規則）などの規制は、会議で扱うデータに関する厳格な基準を定めています。

個人情報保護法

日本国内では、会議中に共有される個人情報が適切に保護される必要があります。例えば、録画データや共有ファイルに含まれる個人情報を適切に管理し、不必要な長期間の保存を避けることが求められます。

GDPR（EU一般データ保護規則）

EU諸国で業務を行う場合、GDPRに準拠する必要があります。特に、会議中に取得されたデータが正当な目的で利用され、透明性を持って処理されていることが重要です。

内部統制と監査対応

セキュリティ体制が法規制に準拠していることを第三者が確認できるよう、適切な記録を残すことも求められます。内部統制の一環として、定期的なセキュリティチェックや外部監査の実施が推奨されます。

これらの法規制に対応するためには、会議システムの提供会社がどのようなセキュリティ基準を満たしているかを確認し、さらに利用者自身も適切な運用体制を整えることが不可欠です。

セキュリティリスクはテレビ会議中の周りにも…盗聴対策が必要

テレビ会議を行う際の環境にも、配慮をする必要があります。自宅の場合は家庭ネットワークのセキュリティはもちろん、家族だけでなく声が外に響き渡ってないか…など、状況の把握や聞こえなくする工夫は必要です。

さらに、外出中にテレビ会議などに参加される場合には、周辺の方に声が聞こえてしまっているので、会議の重要度というか、機密性の高いフレーズが飛び交うような会議では、人の居ない環境に移動する必要があるでしょう。

会議を開催する前に、会議環境についてよく確認するように意識してください。

自社の会議室でテレビ会議専用機を使用することがセキュリティ面で安心

周りの環境に配慮するとしても、やはり限度はあります。確実に安心なテレビ会議はやはり、自社の会議室から据え置きのテレビ会議専用機を使っての参加でしょう。オフィスまで出社する必要はありますが、環境が整備されていれば、セキュリティ面での心配はほぼありません。

他方から一同に会することは難しくとも、スタッフ数名と会議室に集まって遠方につなぐリモート会議は、会議内容に限らず実行できて腰を据えて参加できます。

テレビ会議は場面によって専用機とパソコンで使い分ける

パソコンでどこからでも参加するリモート会議は、便利な半面セキュリティの意識は高めに持っておくことが重要です。会議内容によってそういった会議システムではリスクを感じる場合、やはり専用機を使ったテレビ会議が有効です。据え置きであるために、その場所まで訪れる必要があるものの、セキュリティ面や設備的に用意されたモニターを使うため、重要な会議とはとても親和性が高いためです。

つまり、必要に応じてパソコンで使うテレビ会議と専用機を使い分ける運用は、セキュリティ面と利便性を共存させる一つの方法であると考えます。