【自治体DX推進】Web会議の常時接続で地方自治体の「ワンストップ窓口」導入課題をクリア

ITによる業務効率化が叫ばれる昨今、総務省では「自治体DX（デジタル・トランスフォーメーション）の推進」を掲げ、地方自治体に「人に優しいデジタル化」を目指すよう推奨しています。

そこで登場したのが「ワンストップ窓口」です。一部の自治体が早々と窓口をワンストップ化している一方、全国的な普及はまだまだといった印象を受けます。

今回の記事では、地方自治体でのワンストップ窓口導入が進まない理由と、2,800社を超える企業・自治体で導入された「お隣オフィス」による解決策を紹介します。

1. 地方自治体のワンストップ窓口とは

地方自治体のワンストップ窓口とは、一か所の窓口に行くだけで各種手続きが完了する仕組みのことです。

すべての手続きがワンストップでできれば、市民の負担が減り、利用満足度の向上が期待できます。

従来、市民が引っ越しや結婚、おくやみなどの行政手続きで来庁する場合、複数の窓口を行き来させられることが一般的でした。
たとえば、転入の際に、住民課の窓口に行ったあと、福祉や教育、さらには税についても別窓口に案内され、手続きに時間・手間がかかるといったケースです。
各種手続きにおけるそのような煩雑さが、多くの市民の不満を招いていました。

そこで一部の市では、ワンストップ窓口に移行する動きが始まったのです。
2市民の満足度や便宜性を第一に考え、複数の窓口を一本化することによって、煩雑な手続きを少しでもスムーズにしようと、導入を検討する市が増え続けています。

2. ワンストップ窓口導入の課題

多くの地方自治体が、ワンストップ窓口の必要性を理解しているにもかかわらず、なぜ導入が進まないのでしょうか。その理由はいくつか考えられます。

【考えられる理由】

• 知識習熟のための研修や担当者の育成を実施する時間がない
• 担当者の負担が増加することへの懸念
• 庁舎・出張所のレイアウト変更が難しい

実際、このような課題を抱えている自治体は多いのではないでしょうか。
長年続く組織体制の変更は容易なことではありません。

3. 拠点間常時接続システム「お隣オフィス」で課題を解決

多くの課題を抱える窓口のワンストップ化は、デジタル化で解決できます！
ここからは、解決のカギを握る、拠点間常時接続システム「お隣オフィス」とはどのようなものなのかを詳しくご紹介します。

3.1「お隣オフィス」とは

「お隣オフィス」とは、本庁舎と出張所などの拠点間を、テレビ会議「LoopGate」を使って常時接続するシステム。それにより、まるで離れた場所にある窓口が「お隣」にあるような状況を作り出します。

自治体が抱える窓口ワンストップ化への課題をすべてクリアできるベストソリューションが「お隣オフィス」です！

【お隣オフィスで課題をクリア】

• 「お隣オフィス」を使用すれば、庁舎のレイアウトを大幅変更することなく、ワンストップ窓口が実装可能
• 初めての方でも操作が簡単なので、担当者への研修、育成も短時間でOK！
• 庁舎間のコミュニケーションがとりやすくなるため、担当者の負担軽減につながる

「お隣オフィス」は、簡単テレビ会議「LoopGate」に接続するための機器をセットにしたパッケージで、導入も非常にシンプル。

拠点の広さやご要望に合わせて、機器構成を組み換えることも可能となっており、専門のコンサルタントがご要望をお聞きし、最適なパターンをご提案いたします。

3.2 テレビ会議システム「LoopGate」の強み

【LoopGateの特長】

• 簡単に扱える「ワンタッチ操作」
• 据え置き専用機ならではのハイレベルな画質・音質・接続性
• いつでも技術スタッフにつながる「安心サポート」

「LoopGate」は、「誰でも当たり前に使える」というコンセプトで日本国内にて開発されました。
まるでテレビを操作するかのようにリモート会議サービスをご利用いただけます。
専用機は機能を絞り込んだシンプル設計で、来庁されるシニア層にも優しい操作性となっています。
また、土日祝日を含めいつでも、自社一貫体制の電話サポートをお受けいただけますので、操作でわからないことがあってもすぐに解決できるのもうれしいメリット。
「LoopGate」は電話と異なり、相手の顔が見える安心感のあるコミュニケーションを可能にするため、利用者の言語化できないニーズにも応えることができます。

4. オンラインコミュニケーションで窓口のワンストップ化を実現

地方自治体にますます求められるワンストップ窓口。来庁者がいくつもの窓口を行き来することなく、ワンストップ窓口で各種手続きができると便利ですね。

テレビ会議システムとつなぐ「お隣オフィス」を利用することにより、一元化した窓口を簡単に実装いただけます。

ワンストップ窓口の導入で市民の負担を減らすことはもちろん、庁舎間コミュニケーションが自然にできる職場環境づくりにもお役立てください。

[この記事のポイント]

• 地方自治体での「ワンストップ窓口」とは
  市民の満足度や便宜性を第一に考え、複数の窓口を一本化すること
• 「ワンストップ窓口」導入が難しい理由
  • 知識習熟のための研修や担当者の育成を実施する時間がない
  • 担当者の負担が増加することへの懸念
  • 庁舎・出張所のレイアウト変更が難しい
• 解決策は、テレビ会議「LoopGate」で常時接続する「お隣オフィス」を活用した「ワンストップ窓口」！オンラインで窓口間、庁舎間をつなぐことで、ワンストップ窓口の実現が容易になります。

具体的な実装例もございますので、お気軽にご相談ください！

映像によるメリット

• 話す相手が見えるのでユーザーにとって安心感がある
• 身振り手振りが見えるのでコミュニケーションのキャッチボールがスムーズ
• ユーザーが問題を伝えるスピードが速まる
• 資料や製品を直接見せながら説明できる
• オペレーターが指示やアドバイスを伝達しやすい

以上、相手が見える窓口にすることで、ユーザー・オペレーター双方が多くのメリットを享受できます。

電話の相談窓口では専門用語を使って説明しても、ベースにある知識が異なるためにすれ違いやすいのですが、画面や資料を見せながら説明できると誤認が少なくなります。

2.2 事例：結城市役所　オンライン相談窓口「テレ窓」

テレビ窓口を導入された地方自治体の事例をご紹介します。

茨城県の結城市役所様では住民の方々の窓口サービスとして、弊社のテレビ窓口システム「テレ窓」を実際に導入して運用されています。