セキュリティ重視！行政や金融機関がビデオ会議運用時のポイントを解説
近年、行政機関や自治体においてビデオ会議の活用が急速に広がっています。しかし、機密性の高い業務を扱うこれらの組織では、セキュリティ対策を十分に講じたシステム選定が重要です。
本記事では、行政が直面するビデオ会議導入時の課題を整理し、セキュリティを確保しながら効率的に運用するためのポイントをご紹介します。
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この記事の目次
行政機関でのビデオ会議利用が急増する背景
近年、行政機関における業務のデジタル化が進み、ビデオ会議システムの活用が急増しています。総務省が推進するテレワークやペーパーレスの政策に加え、新型感染症の影響でオンライン会議が必要不可欠となりました。特に、閉域ネットワークやオンプレミス型システムの採用が増加し、セキュリティを重視した運用が求められています。
これにより、個人情報の保護や暗号化通信の必要性が増し、行政機関は信頼性の高いシステム構築を行っています。また、各自治体は、効率化とコスト削減を目的に、ビデオ会議を活用しつつ、ネットワーク環境やプライバシー対策を見直しています。
今後、総務省ガイドラインを遵守した運用が重要となり、ビデオ会議の導入事例や運用方法が注目されています。
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セキュリティ重視でビデオ会議を導入する時の6つの注意点
1.閉域型ネットワークによりセキュリティレベルを上げる
ビデオ会議を行う際には、閉域ネットワークを利用することが推奨されます。閉域ネットワークは、インターネットとは切り離された独自のネットワークであるため、外部からの攻撃や盗聴が困難になります。自治体や金融機関のような機関では、取り扱う情報が非常に重要であるため、セキュリティを強化することが求められます。
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2.エンドツーエンド暗号化によるセキュアなビデオ会議
ビデオ会議を行う際には、エンドツーエンドの暗号化を利用することが重要です。エンドツーエンドの暗号化は、通信端末間で暗号化された通信を行うもので、第三者からの盗聴や傍受を防ぎます。暗号化方式はAES等の技術を用いられます。ビデオ会議システムを導入する際には、エンドツーエンドの暗号化に対応したシステムを選択することが必要です。
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AES暗号化のWeb会議ならLoopGate
3.アクセス制御のあるビデオ会議システム
高セキュリティなビデオ会議を行うためにはアクセス制御を行うことが有効です。ビデオ会議用サーバや端末機に不正なアクセスがあると、機密情報や個人情報が外部に漏れたり盗み見られる可能性があります。セキュリティレベルの高いビデオ会議システムを導入する際には、アクセス制御に対応したシステムを選択することが必要です。
4.セキュリティ意識の徹底
結局は人間が使うものですのでビデオ会議を行う際にもセキュリティ意識を徹底することは重要です。IDやパスワードの管理、定期的な更新、システムのバージョンアップなどを含めた意識の徹底は、システムを安全に運用する上ですべての職員が責任を持つべきポイントです。
5.セキュリティに関する教育
セキュリティ意識を高めるために必要な取り組みの一つとしてセキュリティ教育というものも必要です。職員（ユーザー）に対して、定期的にセキュリティに関する講習会を開催することも重要です。また、セキュリティに関するポリシーやガイドラインを策定し、利用者に周知することが求められます。
6.セキュリティ監視体制の構築
ビデオ会議システムを運用する際には、セキュリティ監視体制の構築も有効です。通信機器ですから異常なアクセスや攻撃の検知、セキュリティに関するログの収集や監視を行うと良いでしょう。また、重大なセキュリティ事故を想定してインシデント対応策を社内で事前に協議して策定しておくことが大事です。
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自治体でビデオ会議をするときに閉域ネットワークを使うメリット4点
自治体や金融機関がWeb会議をする際、インターネットを経由せず、閉域ネットワークを使うメリットや理由は以下のようなものがあります。
1.セキュリティの強化
閉域網、つまりIP-VPN等の専用回線を使ったクローズ型ネットワークは、インターネットとは切り離された独自のネットワークですので、外部からの攻撃や盗聴が困難になります。特に自治体や金融機関では、取り扱う情報がとても重要ですのでセキュリティの強化が求められます。
2.通信品質の向上
閉域型通信網はインターネット接続と違って、高速かつ安定した通信が可能です。ビデオ会議通話のようにリアルタイム性が求められるコミュニケーションでは、パケットロスや通信遅延が発生すると、ビデオ通話が途切れたり固まってしまうので、会議の進行が妨げられる場合があります。そのため閉域ネットワーク内でビデオ会議をすることは通信品質の向上に効果的です。
3.ネットワーク管理の運用性
閉域ネットワークは、ネットワーク管理者が直接管理できるため、障害対応や保守対応が容易になります。また、ネットワーク内の通信状況をリアルタイムで監視したり有事には迅速に対処できるのでネットワークを安定的に稼働させられます。
4.プライバシーの保護
閉域ネットワークは、インターネットの外部からアクセスできないため、通信内容が外部から盗み見られる心配がありません。官公庁や中央省庁、地方公共団体や金融機関のような組織では、個人情報や機密情報を扱うことが多く、これらの情報が外部に漏れることがあってはなりません。閉域ネットワークを利用することで、プライバシーの保護が可能になります。
セキュリティを重視するビデオ会議ならLoopGateが最適
LoopGateは国内メーカであるギンガシステム株式会社の製品です。1997年の事業開始以降、教育サービスやテレビ会議等で多くの大企業から中小企業、や中央省庁などの官公庁、地方公共団体等に採用されています。インターネット経由での導入も可能ですが閉域網内のオンプレミス構築も可能なことからセキュリティを重視する方々に評価されています。
近年はテレビ会議システムメーカーの販売終了が続いている中で、リモコン操作のテレビ会議システム専用機として、簡単操作とサポート体制、Web会議とハイブリッド利用が可能なことなどから、多くの企業に採用されています。
参考：3分でわかるLoopGate
参考：オンプレミス型テレビ会議システムLoopGate
セキュリティ重視のビデオ会議導入事例
セキュリティを重視したテレビ会議システムの導入事例をご紹介します。公共や金融機関でのご採用が多数ございます。
1.長崎県警察本部様のオンプレミス型テレビ会議導入事例
長崎県警察本部様では29拠点のビデオ会議環境を構築していますが、警察機関ですのでセキュリティは特に重視されています。職員にとっての使いやすさも重要なポイントとなっています。
長崎県警察本部様の事例：
オンプレミス型で29地点を接続。業務連絡、研修、各種会議などでの情報共有や意思決定まで幅広く活用！
2.長野県 千曲市役所様のオンライン対面窓口導入事例
長野県千曲市役所様では、庁内ネットワーク内でテレビ会議システムを使ったリモート窓口システムをご採用頂いています。
千曲市役所様の事例：
【自治体DXを加速するなら！】視察やデモ体験が可能なテレビ窓口システムの最新導入事例
3.愛媛県警察本部様のオンプレミス版テレビ会議導入事例
愛媛県警察本部様ではサーバをオンプレミス構築し31地点を接続。会議や研修など重要な連絡にご活用いただいていますが、高い稼働率を実現されています。
愛媛県警察本部様の事例：
テレビ会議で31地点を接続。会議や研修など重要な連絡に活用！
4.株式会社東日本銀行様のクローズド環境内の常時接続導入
東京を核とした首都圏で営業を展開する株式会社東日本銀行様の社内コミュニケーションシステムに、空間共有システム「お隣オフィス」を導入させていただきました。セキュリティ性を重視し、社外とは切り離されたクローズド環境内に常時接続を導入した事例となります。
株式会社東日本銀行様の事例：
クローズド環境に空間共有システム「お隣オフィス」を導入【東日本銀行】
まとめ：安全なビデオ会議を実現するための鍵
安全なビデオ会議を実現するためには、適切なシステム選定と運用方法が鍵となります。特に、行政機関や自治体では、機密情報を扱う場面が多いため、セキュリティの確保が最優先課題です。まず、暗号化通信を採用したシステムを導入し、不正アクセスから会議データを保護することが必要です。さらに、閉域ネットワークやオンプレミス型のシステムを使用することで、外部からの侵入リスクを最小限に抑えることができます。
次に、総務省ガイドラインに準拠した運用を行うことが重要です。例えば、参加者の認証機能を強化し、適切なアクセス制御を行うことで、会議の安全性を高めることができます。また、プライバシーや個人情報保護の観点から、システム管理者は運用状況を定期的に確認し、最新のセキュリティパッチを適用することが求められます。
さらに、効率的なビデオ会議を実現するために、ペーパーレス化や業務のデジタル化を進め、既存のネットワークや業務システムとの連携を強化することもポイントです。これにより、業務全体の効率化を図りながら、コスト削減も期待できます。
最後に、導入時には専門家の支援を受けるとともに、適切なシステム評価を行うことが成功の鍵です。多くの事例では、閉域型ネットワークを活用したシステムが高い安全性を提供しています。これらの取り組みを通じて、安全かつ効率的なビデオ会議運用を実現しましょう。興味のある方は、詳細資料や専門家への問い合わせをお勧めします。
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