「テレビ会議朝礼」で全事業所へスムーズかつスピーディに情報共有

東京と大阪に事業所のある工業用製品のメーカーであるK社様にお伺いしてきました。
K社様はまだテレビ会議を導入したことがなく、
今回初めてテレビ会議の導入を検討されているとのことでしたが、
ご自身で、通常の会議以外にも活用方法を考えられていたのが印象的でした。

●導入検討に至った経緯

さっそくヒアリングをさせて頂くと
「毎朝やっている朝礼で活用することが最も大きな目的」とのこと。

現在は、無料のWEB会議を使って音声のみで朝礼をしているが、
以下のような課題があるのだ、というお話でした。

・映像がないため、東京の社員の方の朝礼への参加意識が希薄になってしまう
・参加しているというより、ただ聞いているだけになってしまう
・例えば社長様が怒っている雰囲気などが東京に伝わらない

朝礼では、重要事項の共有なども行うため、
東京の社員の方にもちゃんと伝わる必要があるのに、
このような状態である為、できるだけ早く解決したいとのこと。

もちろん、月に1回行なっている会議（これも現状は無料のWEB会議による音声のみ）も、
テレビ会議で実施されたいということでした。

実際に朝礼をされている場所の下見や、
デモンストレーションを行わせて頂いた結果、
弊社の製品であれば十分に使えそうであるというイメージを
持って頂きましたので、ご導入頂く日もそう遠くないかもしれません。

●テレビ会議朝礼なら伝わる？

ここでは、テレビ会議で朝礼を行うことで、
なぜ、K社様の課題を解決できるのか？について考えてみたいと思います。

少し話が変わりますが、話を聞く人が、話をする人の感情や態度を把握しようとするとき、
「視覚（表情・しぐさ）」「聴覚（話し方）」「言語（話の内容）」のうち、
どの情報が、最も優先されるか？という実験の結果があります。

結果は「視覚＝55％」「聴覚＝38％」「言語＝7％」です。

分かりやすいように例を上げて説明します。

たとえば、「がんばれよ」という文字（言語）の書いたFAXが送られてきたとします。
この文字だけを見れば、多くの人が「励ましてもらっている」と
好意的に受け止めるのではないでしょうか。

次に、「がんばれよ」と、ちょっと大きな声で言われたとします。
勘のいい人は、「ひょっとして少し怒ってるのかな？」と思うかもしれませんが、
声だけでは、まだ、相手がどういうつもりで「がんばれよ」
と言っているのか分からないかもしれません。

最後に、「がんばれよ」と、ものすごい剣幕の上司が大きな声で言ってきたらどうでしょう。
少なくとも、「励ましてもらっている、がんばろう！」と思う人はほとんどいないでしょう。

この実験の結果からわかるのは、話している相手の表情やしぐさが見えなければ、
相手が伝えようとしている情報を間違って受け止めてしまう可能性があるということです。

この法則を「メラビアンの法則」といいます（別に覚える必要はないのですが）。

今回のK社様の事例で考えれば、現在は音声のみなので、
「視覚」の情報が無いということになります。
つまり、社長様がどういう表情で話をしているのか、東京の社員の方は
分かりませんので、情報を間違って解釈する可能性があるということですね。
逆に、東京の方の様子を大阪の方が見ることもできませんので、
お互いに相手のことをちゃんと理解することができないわけです。

テレビ会議を使って映像が伴えば、お互いの表情や仕草が見えるようになります。
相手の話に対してうなずいているのか、首を傾げているのか、
ボーっとしているのか・・・こういった状態を見れば、相手が話を理解していそうかを
判断できるようになります。また、それ以外にも、例えば相手が朝礼中、
ずっとうつむき加減でいるようならどうでしょう。
ひょっとしたら昨日何かあったのかもしれませんね。
朝礼後に、電話で軽くフォローを入れてあげることもできるかもしれません。

このようにテレビ会議を朝礼に使えば、
遠隔の事務所にいる社員同士のコミュニケーションが改善されます。
毎日の朝礼をテレビ会議を使って実施することで、
事業所間でスムーズ、かつ、スピーディに情報を共有することが可能になります。