テレビ会議システムが浸透している組織の働き方

弊社ではテレビ会議システムという文化がごく当たり前のように会社の中に浸透しています。テレビ会議がある前提ですべての仕事が進みますのでとってもスピーディです。

今回の記事では、テレビ会議システムが浸透している組織では、テレビ会議システムがない組織と比較して、具体的に働き方がどう異なるのかについてご紹介します。導入後のイメージをつかむための参考にして頂ければ幸いです。

１．異なる事務所で働いていても人間関係が構築できる

東京の事務所に勤めている社員と、大阪の事務所に勤めている社員。

テレビ会議が導入されていない会社であれば、異動などが無い限りは顔を合わせることも、話をすることもないのではないでしょうか。つまり、異なる事務所で働いている社員は、同じ会社で働いている仲間ではありつつも、ほぼ「他人」のような状況と言えると思います。

テレビ会議が導入されている会社では、毎朝、東京と大阪の事務所を繋いで朝礼を行っていたりします。朝礼の中では、各事務所から一人ずつスピーチをするコーナーがあり、お互いの事務所の社員について顔や声、キャラクターを理解することができます。異なる事務所で働いている社員同士でも、同じ会社で働いている仲間として、お互いがちゃんと認識した状態になるのです。つまり、人間関係が構築できます。

人間関係が構築できていない間柄だと、一緒に仕事をすることになっても、最初からスムーズに行くことは中々ありません。しかし、事前にテレビ会議で人柄が分かって、人間関係ができていれば、いざ、事務所間を横断して何かしなければならないときでも、「この間の●●さんのスピーチ面白かったですね」などの会話から入れますので、ギクシャクしたり、無用な口論が起きたりしにくくなり、円滑に仕事が進むようになります。

２．必要があれば、すぐに打ち合わせをする

東京と大阪の事業所の人が、一緒に打ち合わせをしようと思った時。

テレビ会議が導入されていない会社であれば、まず、「いつ集まれるか」の調整から始まります。日々の業務もありますので、大抵は打ち合わせをしようと決めた日から一週間以上先になります。ちょっとした打ち合わせのためだけに、わざわざ高い交通費をかけて出張するわけにもいきませんので、たくさんの用事を作る必要もあります。

テレビ会議が導入されている会社では、打ち合わせをしようと思ったら、まず、「会議室が空いているか」の確認から始まります。テレビ会議システムが設置されている会議室さえ空いていればすぐに打ち合わせができます。しかも、30分程度で済むような認識合わせのための打ち合わせや、ちょっと関係者から意見を募りたいなどの用事であっても、出張費もかかりませんので、気軽に実施できます。

このように、こまめにコミュニケーションを取って進めることが出来れば、いつの間にかメンバー間で進める方向性がズレてしまうケースも減り、効率的に仕事がはかどっていきます。出張して打ち合わせをしようと思うと、頻度が1ヶ月に1回程度になってしまいます。そもそも頻度が低いので仕事内容に対する共通認識が形成されにくくなり、方向性のズレが起きてる確率もぐんと上がってしまいます。

３．ムダな事業所間の内線が減る

テレビ会議が導入されていない会社の場合、内線相手が席にいるかどうかわからないので、用事があるときはとりあえず内線をかけてみることになります。相手が不在の場合は、また改めるか、折返しの電話をもらうことになりますが、この時間はムダです。1回1分程度のことですが日常的に発生することですので積み重なると大きなムダになります。

テレビ会議が導入されている会社ですと、事務所間を常にテレビ会議で繋いでおく「常時接続」と呼ばれる使い方をしていたりします。これをすると、相手のオフィスの様子が自分のオフィスにいながらにして確認できますので、用事のある相手が席にいるのかいないのかが画面を見れば一発で分かります。

これを応用すると、例えば大阪支店にいる●●さんが東京本社にいる社長に話をしたい場合、外出先から社長が帰ってきたタイミングを見計らって内線をかける、といったこともできるようになります。社内の申請や報告もスピーディになり、結果として全体の業務スピードが上がることにもつながるのです。

まとめ

テレビ会議を導入している会社では、

• 離れた事業所の人とも人間関係が構築し、
• すぐに（あるいは頻度高く）打ち合わせができるので
• 無駄なく効率的に業務を進めている

ということが言えるでしょう。

まだテレビ会議を導入されていない皆様、より効率的に、スピーディに仕事を進めるためにテレビ会議のある新しい働き方を提案されてみてはいかがでしょうか。