オフィスのエントランスにテレビ会議システムを置くという選択肢

オフィスのエントランスって内線電話が置いてあったり、受付の業務をされている方がいらっしゃったり、その会社によって結構違いますよね。でもなかなかテレビ会議システムがエントランスに置いてある会社は見たことがありません。しかし、内線電話が置いてあって「この番号にかけて下さい」ではなんだか味気ないし、かといって受付の方に常にいてもらうのもコスト的に難しいですよね。そこで提案したいのが、「テレビ会議システムをオフィスのエントランスに置くという選択肢」です。

構成は簡単です。

本社　エントランス：テレビ会議　←―――――→　テレビ会議：本社　●●部（総務部など）

テレビ会議システムをオフィスのエントランスに置いて、発信するとオフィスの総務部門などのほうにかかるようにしておきます。総務部門の方が着信を取ると、テレビの画面にその方が現れて、お客様のご用件をお伺いします。受付の方を常設しておくのとほとんど同じことがバーチャルにできるわけですね。これであれば、普段は通常の業務をしながら、お客様がいらっしゃった時だけ対応すればよいので、完全に受付専用の方を一人用意するのに比べると、コスト的なメリットが出てきます。

さらに、オフィスが１ヶ所ではなく複数箇所あった場合は、

本社　　エントランス：テレビ会議　←―――――→　テレビ会議：本社　●●部（総務部など）
支社A　エントランス：テレビ会議　←――――┤
支社B　エントランス：テレビ会議　←――――┘

みたいな感じにできます。

こうすると、各支社の受付業務を、本社の総務でまとめて対応できるようになりますので、オフィスの数分だけ、受付の方の人件費が浮くと考えると大きなコスト削減になりますね。各支社の来客予定なども、今はクラウドサービス等を使えばオフィス間でリアルタイムに共有することも出来ますから、無理なく運用できるかと思います。

付加効果としては、来客者の方へのインパクトが大きいこともあげられると思います。他所ではなかなかこうしたエントランスはまだありませんので、商談の際の話題、アイスブレイクのネタなどに使えます。

一歩進んだオフィス環境、よろしければ導入をご検討されてみてはいかがでしょうか。