DX推進で効率化！自治体の窓口ではリモートが便利

最近は、さまざまな場所でDX推進が言われていますが、自治体も例外ではありません。 今よりもデジタルを駆使して、便利で効率的に業務を行おうと、DX推進に取り組んでいる自治体も増えています。
今後、自分たちの地域でも、採用して取り組んでいきたいと考えている自治体も多いのではないでしょうか。

こちらの記事では、DX推進についてや、自治体の窓口でリモートを利用するメリットを詳しく紹介していきます。

そもそもDX推進とは何か？

まだDX推進という言葉を聞きなれない方も多いかもしれませんが、デジタル改革という意味です。

社会にデジタル技術を浸透させて、どんどん便利な世の中にしていこうという意味もあり、今さまざまな分野で積極的に取り入れています。 ただし、企業や自治体などでデジタル技術を取り入れるだけでなく、これまで当たり前だったことをさらに発展させるような意味も入っています。

デジタルが当たり前になっている現代だからこそ、DX推進は重要です。
これまで企業などで当たり前だった仕事の進め方を今一度見直し、デジタルの便利な面を活かして改善する、新規ビジネスに挑戦することも、DX推進の範囲に含まれます。 今は、さまざまな企業や自治体などで注目されています。

自治体でもDX推進が求められている

今までのようなやり方ではなく、もっとデジタルを活用するようにと、自治体でもDX推進が求められています。 デジタルを上手に活用できれば、職員だけでなく利用する市民も便利になるためです。
たとえば、AIを利用して機械ができる部分は任せ、窓口もリモートを活用する取り組みなどが行われています。

資源の無駄使いにならないよう、ペーパーレス化に取り組んでいるような自治体もあります。 紙を使うかわりにタブレットを活用し、DX推進を行っているのです。

DX推進で得られるメリットやデメリット

DX推進では多少のデメリットもありますが、得られるメリットが多いためおすすめです。 とくに業務は多岐にわたり、現場で働いている人たちは正直大変です。

しかしDX推進を進められれば、業務の生産性が効率化し、楽になります。 作業の時間が短縮でき、人偽的なミスも減ります。

働く側は、より重要度や売上に貢献できる活動に力を入れることが可能です。 人が行わなければいけなかった作業を効率化することで、コストの削減もできます。 新しくリモートをするための機器を手に入れなければならないため、導入のコストがかかるなどデメリットもあります。
しかし総合的に見ても、DX推進を行うことは企業や自治体にとってメリットです。

自治体でも窓口がリモート化している地域もある

最近では、自治体でも効率よく業務を行うために、窓口業務をリモート化しているところがあります。
まだ日本全体で見ると決して多くはありませんが、まずはチャレンジし始めて、成功している自治体もあります。

自治体で窓口をリモート化するメリット

業務を少しでも効率化させようと、窓口業務をリモート化したいと考えている自治体も多いのではないでしょうか。 DX推進を目指し、自治体の窓口をリモート化できれば、さまざまなメリットが得られます。

どんなメリットが期待できるのか、紹介していきます。

感染症のときも安心

新型コロナウイルスが発生し、その後に感染が拡大して、大変な思いをした企業も多いでしょう。
自治体も例外ではなく、窓口に殺到しやすい時期などは三密を避けなければなりません。 少しでも接触を減らし、感染リスクを下げなければいけない事態になってしまいました。

このような感染症のときでも、自治体の窓口をリモートにしておけば、近い場所で面と向かって話さなくて済みます。 市民だけでなく、職員もお互いに感染症のリスクを心配する必要がなくなるため、リモートを設置しておくと安心です。

対面した方がお互いわかりやすい

何か聞きたいことがあったときに電話で話を聞くことも可能ですが、うまく伝えられないケースもあります。 市民側もはじめてで、わからないことを尋ねるときに「対面していたらもっとうまく伝えられるのに」と思うときもあります。

たとえば、高齢者のケースです。
福祉関係の相談をする際に、電話などで話すよりも、職員の顔を見て話せる方がより詳しく状況を伝えられ、お互いが通じ合いやすくなります。 リモートを活用できれば、お互いの顔をモニター越しに確認しながら話せます。

出張所から本庁につなげられる

田舎になると、自宅から出張所まで行くのがやっとで、本庁まで出向くのは大変だと感じている方もいます。
とくに高齢なうえ、自分で車を運転しない年齢の方の場合、バスなどを乗り継いでいくのは大変です。 出張所から本庁へもリモートでつながれば、わざわざそこまで行かなくても相談ができるようになります。
高齢者の場合、自宅からパソコンやスマートフォンを操作してつなぐのは大変ですので、出張所に来てもらい、そこから本庁に職員がリモートでつなげることも可能です。

職員も訪問しなくてもよい

高齢で本庁まで行くのが難しいという方のために、職員が出向くという方法もありますが、それほど余裕のある人数がいるわけではありません。 自治体で働いている人も自分の仕事が多く多忙なため、1日で多くの件数をまわれません。 しかしリモートでつながれるようになれば、移動時間がなくなります。
その分、多くの方と1日の中でつながり話ができますので、仕事の効率化にもつながるのです。

さまざまな課とつながれる

自治体の窓口をリモート化できれば、その中でさまざまな課とつながることが可能です。 これまで、いくつかの課で質問をしたい場合はグルグルとまわり、ときには同じ日では予約が取れないこともありました。 出張所に行くのがやっとで、本庁まで行くのが大変な方にとっては、何回も手間がかかり大変でもありました。

しかし、リモートを利用できれば、さまざまな課とつながることも容易にできます。
さらに、出張所にいながら複数の課とつながり、ワンストップで対応が可能になります。

出張所の職員も慣れやすい

リモートの操作と聞くと、やったことがない方にとっては難しそうに感じてしまいますが、一度やってみると簡単です。

たしかにパソコンなどをあまり触らない高齢者の場合は、何回か聞かないとわからないかもしれません。
しかし、普段からさまざまな業務でパソコンを触っている職員からすると、それほど難しいものではありません。 市民が来て、リモートでつなぐところまで行うときにも、変に迷ってしまう操作はないため安心です。

書類を書く場合に目視ができる

自治体には、タブレット端末を使える場合もありますが、中には書類に記入しなければならないときもあるでしょう。 市民ははじめての書類を記入する場合も多く、何を書いたらいいのか迷う場面も出てきます。

電話で説明を聞きながら教えるよりも、リモート画面を通じて目視できた方が簡単です。 記入漏れがないかどうかも、画面越しからしっかりと確認ができます。
案内をするときにも、お互いに用紙を見ながら説明できるため、漏れを防げます。 書類のどこを記入してほしいと伝えるときにも、用紙を指で差して伝えることも可能です。

自治体でも窓口をリモート化してDX推進を図ろう

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お持ちのパソコンをそのまま使用可能です。
ぜひ窓口業務をリモート化し、DX推進を行いましょう。