テレビ会議システム常設のススメ

ふだん、テレビ会議システムを利用する際、利用のたびに機材を出したりしまったり、と、都度やっていますか？それとも常設されている状態にしていますか？もちろん後者がオススメなのですが、今回は都度設置に潜むリスク、常設するメリットや常設する際のポイントをご紹介します。

都度設置するリスク

言葉の響きからもあまり良い予感はしない都度設置。リスクは大きく3つです。

1. 配線に手間がかかる…
2. 破損や故障するかも…
3. 物品を紛失してしまうかも…

1.配線に手間がかかる…

機材をケースや引き出しから取り出して…あれ？このケーブルどこにつなぐんだっけ？なんて経験ありませんか？会議前というのは時間的な制約もつきもので、多かれ少なかれ焦りもあるでしょう。慣れない方が設置するような場合はなおさらです。最悪、配線を間違えてしまってトラブルになった結果、会議開催が遅れてしまう、なんてことも…。

2.破損や故障するかも…

LANケーブルなどが分かりやすい例ですが、何度も抜き差しを繰り返す中で爪が折れてしまったりということは起こりえます。爪が折れたまま使い続けた結果、テレビ会議中にLANケーブルが抜けてしまってテレビ会議中断…なんてことになってしまいます。また、ケーブル側だけでなく、受け側の端子が傷んでしまうという危険性もあるのです。

3.紛失してしまうかも…

電源タップやHDMIケーブルなど、汎用性の高い機材は、使われていない時に持ち出されてしまう可能性もゼロではありません。別の会議室で足りないからちょっとの間電源タップを借りよう…今は使ってないみたいだし、と持ち出されたままだったりすると、いざ会議をしようと準備を始めたらあれ？電源タップはどこ？ということになりかねないのです。

常設のメリット

常設するメリットは前述のようなリスクを回避できることと、それに加えて、なんといっても準備をスピーディーにできること、これにつきます。配線はされた状態ですから、あとはせいぜい機器の電源を入れる程度でほぼ準備完了です。ケーブルタイやケーブルバンドなどでケーブル類を纏めておくことで見た目もすっきりさせることができます。また、キャスター付きのラックに常設しておくことで、別会議室への移動も簡単にできます

まとめ

都度設置で発生しうるリスクを回避して、準備をスピーディーにできる常設を検討してみてはいかがでしょうか。