テレビ会議導入の稟議申請に必要な情報

テレビ会議システム導入にあたっては何らかの費用が発生することがほとんどですが、それだけの情報で稟議を上げてしまうとなかなか通らないものです。今回はテレビ会議導入前の稟議申請において最低限必要な情報を紹介します。

トータルコスト

前述のとおり、費用が発生する事がほとんどですから避けては通れない道です。それなりの期間使うのでしょうから、イニシャルコストだけではなく、想定利用期間で必要なランニングコストも情報に盛り込むべきでしょう。また、当然ながら何社かの見積を取得し、比較した情報も必要です（参考：テレビ会議の見積を取得する為に必要な3つの情報）。

導入による効果

お金をかけてテレビ会議を導入しても、それがもたらす効果を決裁者に伝えなければ導入する意味があるのか否か判断はできません。
導入の目的を満たしているのか、例えば目的がコスト削減だった場合、いつまでにいくらのコストを削減できるのか、など、できるだけ具体的な数字を以て示せるとよいでしょう。

最終決裁者にデモを見てもらう

具体的なデータが必要なことはここまでで書いたとおりですが、それだけで最終決裁者は判断を下せるでしょうか。答えはノーで、やはり映像と音声をやりとりするシステムですから、最終決裁者にも実際の品質を見てもらうのが近道といえます。また、最終決裁者は代表者であることが多いようですが、実際に使って頂くことであなたの会社が変わることができるのか否か、も判断してもらえるのです。（参考：テレビ会議の比較にはデモンストレーションが必須。その注意点とは？）

まとめ

テレビ会議システム導入にあたって最低限必要な情報は

• トータルコスト
• 導入による効果
• 最終決裁者にデモを見てもらう

です。この他にも導入しようとしているメーカーの実績などを盛り込めば、導入によるメリットが大きいこと以外にもリスクが小さいことにも言及できますので稟議はより通りやすいでしょう。