テレビ会議の上手な進め方（其の弐）

前回の記事「テレビ会議の上手な進め方（其の壱）」に引き続き、テレビ会議をスムーズに進行させるためのコツを紹介いたします。テレビ会議と通常の会議の違いを意識して、質の高いテレビ会議を実現しましょう！

前回の記事では、テレビ会議と通常の会議の違いとして、下記の4つを挙げていました。

1. 目が合うかどうか
2. 相手との距離（相手の大きさ）
3. 相手の声
4. 空気

本日は「相手の声」「空気」について詳細に触れていきます。

１．相手の声

通常の会議の場合

目の前にいる相手の声が直接クリアに聞こえます。例えば、相手が何かを話している時に、それをさえぎるように話したとしても、お互いの声自体はクリアなままですので、会話が成り立ちます。

テレビ会議の場合

マイクとスピーカー（ヘッドセットの場合はイヤホン）を通じて相手の声が聞こえます。こうした音響機器を経由して相手に届くことを意識しないで話をすると、思っている以上に相手に声が小さく伝わっていて、「よく聞こえない」ということが起こりえます。

違いから生まれる差は？

注意しないと「（相手の声が小さくて）相手が言っていることが分からないことがある」というのが大きな違いです。相手の声が聞こえない会議というのは、非常にストレスがたまりますから、この点は特に注意が必要です。

対策は？

「（相手の声が小さくて）相手が言っていることがわからない」という問題に対しては、発言者側ではマイクと発言者との距離、利き手側では、スピーカの音量の確認をしましょう。テレビ会議の提供会社によっては、利用環境によって各種機器の最適な設定値をメモや書類に印刷して提供してくれているケースがあります。こうしたものがあれば、この書類を基準に、その通りの設定になっているかを確認すればよいでしょう。

２．空気

通常の会議の場合

目の前に相手がいますので、相手が機嫌が良いのか、不機嫌なのか、悩んでいるのか、困っているのか、あるいは、会議の場全体として、重々しい状態なのか、和気あいあいとしているのかなどが感じ取りやすいです。また、その場での議論が盛り上がれば、そこに参加している人はみんな盛り上がることができます。

テレビ会議の場合

通常の会議と比べると、相手側の地点の空気感が共有されづらいです。例えば本社と支社２箇所の合計３箇所でテレビ会議をしていたとして、本社では盛り上がっているが、支社２箇所は置いてけぼり・・・ということは、何の対策も打たないと、しばしば起こりえます。

違いから生まれる差は？

参加メンバーの間で、当事者意識に差が出てしまうケースがあります。前述のケースでは支社から参加しているメンバーは、少し疎外感を感じて、その議論についての熱意が冷めてしまうかもしれません。テレビ会議で折角一緒に会議ができるようになったのにこうなってしまってはせっかくの投資も台無しです。

対策は？

１人司会進行役のような人を置き、会議が一箇所で集中して進んでしまわないように気を配ることです。先程の例であれば、本社だけが盛り上がって話が進んでしまう前に、司会進行役が支社からも意見を聞くようにするなど、全体で話を進めていくことを意識することが対策になります。

３．まとめ

今回の記事で紹介したテレビ会議をスムーズに進めるためのポイントは２つです。

・相手の音が聞こえづらい、小さいことによるストレスは、音響機器の設定や置き場所を確認する

・空気感を共有するためには、司会進行役が全体に話が回るように気を配る

前回の記事も合わせて参考にして頂き、テレビ会議の運用上手になってくださいね。