ビジネスシーン別に、より良いコミュニケーション方法を考える

コミュニケーションコミュニケーションの方法は様々ですが、シーンによって、より良いコミュニケーション方法は違うはず・・・!

ということで、今日は「口頭」「電話」「テレビ会議」「メール」の4つのコミュニケーション方法を比較し、それぞれのコミュニケーション方法がどのようなビジネスシーンに最適なのかを考えてみました。

メラビアンの法則

ところで、皆さんは「メラビアンの法則」というのをご存知でしょうか。メラビアンの法則とは、心理学者であるアルバート・メラビアンという心理学者が導き出した法則です。

『メラビアンの法則』とは・・・

視覚(表情・しぐさ)、聴覚(話し方)、言語(話の内容)で、矛盾した情報を与えられた時に、人はどれを優先して受け止め、話者の感情や態度を判断するかを実験した。

その結果、 視覚:55% 聴覚:38% 言語:7% という結果となった。

ここで、コミュニケーションは、言語コミュニケーションと、非言語コミュニケーションに分類できますが、非言語コミュニケーションである視覚及び聴覚の合計が93%、言語コミュニケーションが7%となっています。

ただ、ここでお伝えしたいのは、言語コミュニケーションより非言語コミュニケーションが大事ということではなく、非言語コミュニケーションがあるほうが、より相手の真意や状況をつかみやすい、ということです。

このメラビアンの法則を踏まえつつ、冒頭にあげた「口頭」「電話」「テレビ会議」「メール」の4つのコミュニケーション方法を比較してみたいと思います。

4つのコミュニケーション方法の比較

視覚的、聴覚的、言語の3種類のコミュニケーションという軸に加えて、リアルタイム性と物理的な距離に無関係に使えるものかどうか、記録として残るかどうかの6つの基準で比較をしてみました。

?口頭電話テレビ会議メール
視覚的コミュニケーション××
聴覚的コミュニケーション×
言語コミュニケーション
リアルタイム性×
距離に無関係×
記録性

 

それぞれのコミュニケーション方法が向いているビジネスシーンを考える

では、それぞれのコミュニケーション方法がどのようなビジネスシーンに向いているかを考えてみたいと思います。

口頭

相手の動きも声の調子も言葉も受け取れるコミュニケーション方法。その場にいる相手とコミュニケーションを深く取ることができる点が他の手段より優れていると言えます。

その分、上手なコミュニケーションが取れれば相手と築ける信頼関係などは確かなものになりますし、逆にコミュニケーションに失敗した時のマイナス効果も大きいです。そういう意味では、じっくりと話ができるような状態のほうがシーンとしてより好ましいといえるでしょう。

<口頭でのコミュニケーションが向いているビジネスシーン>
・面談
・説得、説教
・重要事項の相談
・その場にいる全員へ重要な伝達をする
など

電話

表情が見えない分相手のニュアンスを細部まで理解しきれない場合があるのと、基本的には受話器や携帯電話を持って話すということで、長時間話すと、少し疲れやすい=集中力が低下しやすいというところがあるかもしれません。

距離が離れた相手と、短めの会話をするのに向いているのではないでしょうか。

<電話でのコミュニケーションが向いているビジネスシーン>
・取引先や別のオフィスの従業員への簡単な報連相(時間の調整連絡、軽い相談など)
など

テレビ会議

距離が離れた相手とでも表情と言葉を交えながらコミュニケーションが取れますので、距離が離れた相手とでも口頭に近いレベルで深いコミュニケーションを実現できるでしょう。

<テレビ会議でのコミュニケーションが向いているビジネスシーン>
・取引先や別のオフィスの従業員との打ち合わせ
・別のオフィスの従業員へ重要な伝達をする、面談をする、説得や説教
など

メール

基本的には視覚、聴覚でのコミュニケーションはなく、言葉(文字)情報にのみ頼ったコミュニケーションになります。言葉足らずになりがちで、相手に伝わりきらないこともままあります。そういったことを防ごうと思うと長文になって逆に読まれなかったりなど、うまく使うにはそれなりのテクニックが必要になるコミュニケーション手段です。意識しなくても記録に残るという点や、複数の人間に一斉に情報を伝達できる点は優れている点と言えるでしょう。

<メールでのコミュニケーションが向いているビジネスシーン>
・統一的な情報を複数の人間に一斉に配信したい場合(セール情報、連絡事項)
・やり取りを記録に残しておきたい場合(重要な事項についてのやり取り)
など

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

それぞれのコミュニケーション方法を使い分けて、より快適に仕事が進むように工夫できるとよいと思います。少しでも参考になれば幸いです!

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