一週間の出張に行って分かったテレビ会議のありがたみ

先日、一週間の出張に行ってきました。あまり普段出張しないこともあり、色々な発見があったのですが、その中でも、やはりテレビ会議の便利さを改めて思い知りました。

弊社は東京と大阪にオフィスがあり、私は普段大阪に勤めています。今回の出張は東京方面のクライアントとの打ち合わせなどのために出張することになりました。活動の拠点は東京のオフィスです。

東京のオフィスには下記のようにテレビ会議が設置されています。

• オフィス空間に1台
• 各会議室に1台

オフィス空間にある1台は常に大阪のオフィス空間とテレビ会議で接続されており、テレビ越しに大阪のオフィスの映像を確認することができます。

そんな環境に出張をして便利だと感じたポイントをいくつか紹介したいと思います。

1.大阪のオフィスに人がいるかどうかが分かって便利

前述のとおり私は普段大阪で仕事をしているため、日常業務としては大阪のスタッフに用事があるケースが多くあります。当然、東京出張中でも大阪のスタッフとやり取りをしなければならないタイミングは発生します。

こんなとき、テレビ会議がなければ、いちいち内線をして「◯◯さんいますか？」と確認をしなければならないと思いますが、オフィス空間をつないでいるテレビ会議があるので、その画面を見れば一目瞭然ですので、内線をする手間が省けました。

頻繁に内線をするのは内線をかける側にも取る側にも負担になりますので、やっぱり便利だなと感じました。

2.テレビ会議で出張中でも仕事が滞らない

出張中、テレビ会議がなければ定例の会議などに参加することすらできません。メールなどで議事録が共有されることもありますが、やはり実際に会議に出なければ、プロジェクトやタスクの進捗状況がわからなかったり、逆に自分が報告すべきことを報告するタイミングを逸してしまったりします。

今回も出張中にテレビ会議をしましたが、その中で報連相をしたことによって、曖昧な点が明確になり、仕事がスムーズに進められるようになりました。もちろん、電話でも相談などできるのですが、まとまった時間を取り、複数人で話し合った上で方針を決定できる、というのは電話にはない会議のメリットだと思います。