オンラインの会議に必要な設備は？オンライン化の手順も紹介

「オンラインの会議に必要な設備って何があるんだろう…」

オンライン会議が推奨される中、このように疑問を感じる方もいらっしゃるでしょう。そこで、今回はオンライン会議に必要な設備に加え、オンラインで会議をするための準備の手順についても紹介しています。疑問解決の材料として、ぜひ参考にしてくださいね。

オンラインの会議に必要な設備

ここからは、オンラインで会議をするにあたって必要な設備を紹介していきます。
オンラインで会議する環境をどう構築するか悩んでいる方は、何が必要か確認することができるため判断材料の1つになります。

インターネットの接続環境

オンラインで会議をする上で、インターネットの接続環境は非常に大切な要素になります。事前に接続状況を確認することはもちろんのことですが、特に社外での会議となるとインターネットの接続に縛りが発生してしまうので、注意が必要です。
手持ちでも接続可能なWi－Fiを常備するか、自宅の場合は接続の強い場所を把握したりルーターの設定を確認したりすると良いでしょう。

パソコンやタブレットなどの端末

何事もオンラインでやるからには欠かせないのが、インターネットへ接続するための端末です。特に、今回はオンラインで会議というシーンなので、基本的にはパソコンやタブレットなど画面の大きいものを用意しましょう。
また、端末のスペックがオンライン会議ツールに適しているか事前に確認する必要もあります。端末のシステムが最新のものにアップデートされていれば基本的には問題ないでしょう。

カメラ

オンラインで会議をする際にはカメラも必要な設備に入ります。顔出しでの会議をすることがほとんどなため、カメラの状態も良くなければなりません。
パソコンやタブレットなどは内蔵型カメラがありますが、より映ることに配慮したい場合は別途購入しておくことも視野に入れておきましょう。外付けでも簡単に設置できてすぐ使えるカメラが近年では多くあるので、検討する際は価格帯や性能面も加味しておくと安心材料になります。

マイクスピーカー

マイクもカメラと同様に、端末に内蔵されていることがほとんどです。一方で、仕事で使うには少々性能が劣ると感じる方も少なからずいるので、別途購入して用意することも考えておきましょう。同じ場所から複数人で行う場合であれば、スピーカーフォンで対策する必要もあります。
周囲の環境で音が出ないかどうかも確認した上で、マイクスピーカーの調整を行いましょう。

ヘッドセット

ヘッドセットは、周囲の音を遮断し接続した端末からの音声のみが聞こえるよう設計されています。そのため、多少周りの音や声が気になる方は、ヘッドセットを用意することで解決することが可能です。
マイクの機能もついているので、相手方にも聞き取りやすい音声として届けてくれる効果があります。内蔵のマイクだと心配という方や、外の音声が聞こえてしまうのではないかと不安に感じる方は、もしものために用意しておくのもアリでしょう。

オンラインの会議を準備する手順

オンライン会議に必要な設備について紹介しました。次は、オンラインで会議をするための準備手順を紹介します。
1つ1つ進めていけば、いざ会議となる時にもスムーズかつ不安要素がない状態で挑むことができるので、ぜひ参考にしてみてください。

会議に支障がない場所を選ぶ

これは対面での会議においても共通することですが、必ず周囲からの声や音が気にならない場所や、逆に会議する際に声や音が漏れにくい安全な場所を選びましょう。オンラインで会議をする場合、マイクの性能上他の音や声を拾いかねないので、相手方や周囲にも配慮する必要があるのです。

オンラインの会議に使用するサービスを導入する

オンラインの会議をする上で、事前にどのサービスを使用するか決めておきましょう。コロナ禍になって以降は、様々なオンライン会議用のサービスが普及しています。例として、ZoomやGoogle Meet、Microsoft teamsなどがあり、いずれも無料版と有料版で違いがあるなど、仕様も多種多様です。
あらかじめ決めて導入しておくことで、会議する相手をオンライン上に作成されるルームに招待することができます。

必要な設備を用意する

先ほど紹介した必要な設備を、環境に合わせて選び用意しておきましょう。外の声や音が気になる方はヘッドセットを用意したり、マイク機能に不安のある方は別途マイクを購入したり、何か移す物がある場合は外付けカメラを用意したりするなど、事前に必要な設備を整えておくとスムーズに会議へ望めます。
ただし、端末の機能に不安や問題があると感じる方は、はやめに新しい端末を会社から借りるか購入する必要があるので気を付けなければならないです。

設備の配置場所を決める

設備の配置場所も決めておく必要があります。特に多いのが、マイクとスピーカーによるハウリング現象です。届いた音声を再び相手に届けるという状態になり、会議の妨げになる可能性もあります。
また。自分が逆光になると顔が映らない或いは暗くなってしまうため、どこでカメラを起動させるか配慮しておきましょう。

動作確認のためのテストをする

設備の配置場所が決まれば、あとは動作確認のためのテストをするだけです。あらかじめ自分がどのように画面に映るか、資料はどのように見えるか、音声はしっかり届くかなど、対面の会議において当たり前だったことを確認する必要があるため、時間に余裕を持って動作確認しましょう。
参加者側の視点でも確認をしたい場合は、社内で同じ会議に参加する人にお願いしてテストの協力をしてもらうことで、より気持ちにゆとりを持つことができます。

オンラインの会議に必要な設備は？まとめ

オンライン会議に必要な設備や、オンライン会議ならではの準備の手順を紹介してきました。対面での会議とは違い、様々な設備を用意したり、その設備を動かす手順もあったりするので、多少抵抗を感じてしまう方もいるでしょう。

しかし、本記事で紹介したことを参考にしていただければ、少しでもオンラインで会議することに対してのハードルが下がることにつながります。オンライン会議も通常の会議と同様、事前に用意することが大切になるのです。