ビデオ会議システムのおすすめサービス!選び方もご紹介

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テレワークの広がりとともに、さまざまなビデオ会議システムがシェアを拡大しました。しかしさまざまなビデオ会議システムが登場したことによって、選定作業が難しくなっています。選び方のコツを覚えてしまえば、選定作業で掛かる負担を少しでも減らせます。

今回はビデオ会議システムの選び方や、おすすめのビデオ会議システムをご紹介していきます。

ビデオ会議システムとは?Web会議システムとの違い

ビデオ会議システムとは、いわゆるテレビ会議システムとも呼ばれるサービスです。専用の端末や接続網を使い拠点同士をつなぎ、会議を行えるのがポイントになっています。

Web会議システムとの違いは、専用機器が必要かどうかです。ビデオ会議システムは基本的にハードウェアと一体になっており、接続安定性等を確保するために専用の処理機器が契約プランに付いてきます。対してWeb会議システムの場合は専用機器がない場合が多く、PC・スマートフォンなどの汎用機器にソフトウェア・アプリとしてシステムインストールして使います。

違いを簡単に表へまとめてみました。

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 ビデオ会議システムWeb会議システム
構成据え置き専用機アプリ、ブラウザアプリ
主な利用場所会議室 オフィスフロア(常時接続) 受付窓口会議室(スペース) 自宅など
接続安定性安定不安定

ビデオ会議システムは専用機器ベースで構築を行うため、会議室などのある程度広いスペースで固定して使う必要があります。Web会議システムはソフトウェアベースのため、スペースにかかわらずPC・スマートフォンといった機器さえあればどこでも利用可能です。

ただし接続安定性は最初から専用機器を使うビデオ会議システムのほうが高く、大容量の通信も楽々こなせます。これに対してWeb会議システムでは接続環境やタイミング等で大きく品質が左右されてしまい、長時間大人数で会議を行うような場面では不安が残ります。

  • 大人数・長時間の会議はビデオ会議システム
  • 少人数・ちょっとした会議はWeb会議システム

と使い分けられれば安心です。

ちなみに現在では、ビデオ会議システムでもPC・スマートフォンと連携してクロスプラットフォームを構築できるサービスがあります。会議の利便性等を考えると、そういったクロスプラットフォーム対応のビデオ会議システムを選んだほうがよいでしょう。

ビデオ会議システムの選び方!料金プランが自社に合っているか

ここではビデオ会議システムの選び方を解説していきます。

利用目的にビデオ会議システムが適しているか

ビデオ会議システムは接続安定性やセキュリティ等が保証されている代わりに、それなりの導入・運用コストが掛かります。また専用機器を設置して利用する会議室が必要です。ですから、

  • あまり会議をしないのでちょっとだけ使えればよい
  • 数人程度の30分も掛からないような会議しか発生しない
  • 会議室で会議をすることがなくなった

といった場面では利用に適しません。

逆に、

  • オフィスワークも復活してきて会議室での会議が増えた
  • 1時間を超えるような複数拠点での会議も珍しくない

といった場面では、Web会議システムよりテレビ会議システムのほうが利用に適しています。

それぞれ利用目的を最初に考えて、本当にビデオ会議システムを利用すべきかどうか検討してみてください。

料金プランが自社に合っているか

ビデオ会議システムの料金プランは会社によって違います。大体は詳しい料金について要見積りになっていることが多いので、複数企業の相見積もりをして予算に適したプランが利用できる会社を選びましょう。

またプラン内容も重要です。会社によっては

  • 数拠点接続用のダイレクト接続
  • 複数拠点接続用のクラウド接続
  • 専用サーバーを使うオンプレミス接続

といったように、接続方法を複数提供しているところもあります。

接続方式までこだわりたい場合は、方式が複数選べるプランを提供している会社を選べば安心です。

サポートは充実しているか

テレビ会議システムに関するノウハウが少ない場合、バックアップとしてサポート制度を充実させているところを選ぶと安心できます。

  • 電話による遠隔サポート
  • 緊急時の代替え機の提供
  • ソフトウェアバージョンアップ

といった各種サポートを備えている会社を選びましょう。

おすすめビデオ会議システム3つ!どこも安心できるメーカーが提供

ここからは、開発実績25年以上の信頼性の高い弊社ギンガシステムが提供している、おすすめのビデオ会議システム「LoopGate」を簡単ご紹介します。

「LoopGate」では、専用機にPC・スマートフォンを組み合わせて使える自由度の高いビデオ会議システムを提供しています。
据え置きの端末を会議室に用意しながら従業員の自宅機器とも接続できるので、場所を選ばずに会議に参加できる利便性と会議の安定性を両立可能です。国内開発であり、毎日サポートができる体制を整えているので安心して契約していただけます。

また政府機関等が利用しているAES暗号化方式を採用しているので、機密性も確保されています。

据え置き端末を実際の環境で試してみたい…といったお声にお応えし、LoopGateのお試しいただける無料トライアルも実施していますので、導入前に実環境でのテストや、ZoomやTeamsなどWeb会議システムとの違いも確認いただけます。

まとめ

ビデオ会議システムは初期費用が掛かる分、接続安定性や大規模の会議への対応を考えると優秀なシステムです。専用端末を使う安心感はWeb会議システムにはないものでしょう。
またビデオ会議システムを選ぶ際は、費用だけでなくプラン内容も自社に合っているか確認することをオススメします。

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