テレビ会議の見積を取得する為に必要な3つの情報

BtoB、BtoCに関わらず何かを購入するときに必ず比較が必要になるのが「価格」ではないでしょうか。特にBtoBにおいては導入予算をいくらぐらいで見ておけばいいのか分かっておく必要がありますよね。

それはテレビ会議システムの導入でも同じこと。でも、テレビ会議システムって簡単に価格が分からないケースが結構多くあります。そこで、テレビ会議システムの導入にかかる見積をちゃんと提示してもらうために必要な3つの情報をご紹介します。

必要な情報（１）　導入予定の地点数

最も基本的なことですが、何地点（何拠点）に導入するのか、ということが明確である必要があります。たとえば、東京本社、大阪支社、福岡支社なら3地点ですね。これが決まっていないと、導入する機器の数が決まりません。当たり前のことですが、明確にしておきましょう。

とはいえ、検討段階においては、価格によって地点数を決める、という方も多いかと思います。そういう場合は、「最大で6地点、最小だと4地点」などの可能性を伝えるようにすると、相手もそれに合わせて見積してくれるのではないでしょうか。

必要な情報（２）　各地点のテレビ会議参加人数

導入予定の地点数が決まったら、次は各地点でそれぞれ何名ぐらいが参加するのかをざっくりで構わないので決めておきましょう。「3名」などのように明確に決める必要はなく、「4,5名」とか「10名ぐらい」とか、そういうレベルで構いません。

これは、会議に参加する人数によって、導入するマイクやカメラの機器が変わってくる為です。マイクは機種ごとに集音の範囲や、集音の指向性（簡単に言うと音を拾いやすい向きなどの性質のことです）が異なるため、人数によって提案される機器が変わります。ここがざっくりとでも決まっていないと必要以上にスペックも価格も高い機器が提案されたり、スペック的に必要条件を満たさない機器が提案されることがあります。

必要な情報（３）　最大同時接続地点数

例えば、札幌、仙台、東京、名古屋、大阪、福岡の6地点で導入を予定しているとしましょう。

ただ、この会社は西日本と東日本でエリアを分けていて、同時に会議するのは、西日本の「沖縄・大阪・名古屋」の3地点、東日本の「東京・仙台・北海道」の3地点同士であり、4地点以上が同時に接続する会議は実施しないようです。

この場合は、導入予定地点数は「6」ですが、最大同時接続地点数は「3」ということになります。

最大同時接続地点数が見積りの何に影響するかですが、テレビ会議は複数地点が参加する場合に、複数地点が接続して会議を実施するためのサーバー（MCUと呼ばれます）を利用する場合があります。もしくは、どこかの地点のテレビ会議システムをサーバとして稼働させるために専用のソフトウェアをインストールすることもあります。

このサーバを利用するかどうか、あるいはソフトウェアを使うかどうか、というところで見積が変わってきます。大体のケースでは、導入予定地点数＝最大同時接続地点数なのですが、念のため、確認しておくと良いのではないでしょうか。

まとめ

テレビ会議システムの見積算出にまず必要になるのは、

1. 導入地点数
2. 各地点のテレビ会議参加人数
3. 最大同時接続地点数

です。この3点をまずは明確にした上で、様々な会社に問い合わせしてみるところから始めましょう。問い合わせフォームなどで問い合わせる際には、この情報を記載して送るとスムーズにやり取りができるかもしれません。