Web会議のトラブルに全員が対処できるとは限らない！皆で正常に会議をするには？
パソコンでWeb会議に参加しようとした時、自分の声が相手に聞こえていない…、もしくは相手の声が聞こえてこない。画面が真っ暗で映像が出ない…などなど、うまくつながらないといったトラブルに見舞われた経験はありませんか？
もしくは自分ではなく、参加者のだれかがこういったトラブルが発生している場面を、見られた経験があるかもしれません。
会議参加者が増えれば、それだけ誰かしら何かしらのトラブルに見舞われる可能性が高くなります。
この記事の目次
Web会議のトラブルは会議進行の妨げに
接続トラブルを抱えたまま会議に参加すると、正常な進行や内容の理解ができません。最悪、自らのトラブルで進行を止めてしまったり、そもそも開始ができなかったり…という事態も起こりえます。
Web会議の登場でリモート化が進んだことにより、会議のスケジュールはより時間がタイトになったり時間が区切られたり…という傾向があります。そんな中で時間が押せば、参加者全員に支障が出てしまいます。
なので、できるだけ接続トラブルは未然に防ぐか早々に対処したいもの、そしてできる限り避けたいものです…。
トラブルは何時でも何処でもあらゆる原因で起こりうる
Web会議のトラブルは、接続している場所の通信環境が良くない、パソコンのスペックが不足している、マイクやイヤホンなどの周辺機器がパソコンに認識されていない、機器の選択設定ミス…などなど、これらのケースが典型例としてあります。
環境依存から単なる設定ミス、複雑なものではパソコンのソフトウェア挙動や他ソフトの干渉…。
最悪なパターンでは、OSのアップデートが走ってしまい、しばらく手も足も出せない…など、原因はさまざまです。
何時でも何処でもつなげることができるのがWeb会議の強みである一方、何時でも何処でも色んな原因のトラブルが発生しうるのもまた、特性の一つです。
参加者全員がトラブルに対処できるとは限らない
トラブルをカバーできる一定の設定知識やノウハウがあれば対処も難なくできるかもしれませんが、必ずしも会議参加者全てがそうとは限りません。
これらの対処が出来ない方にとっては、ヘルプを出そうにも、周りに誰かが居れば何とかなりますが、個別リモート接続の場合はGoogleで対処法を探すか、コールセンターに問い合わせるしか方法が無いでしょう。
音声が途切れ途切れになったり遅延したり、あるいはノイズがひどくて何を話しているのか全く聴き取れないといったように、一応はつながっているものの、実はトラブルが起きているというようなこともあります。
そのような状況は会議を始める段階で切り出せれば良いものですが、どうしても言いにくい場面もあると思います。そうなると、放置して何とか凌ぐ…といった最悪なストーリーを過ごしてしまう方が居るのも事実です。
まさに”お手上げ”状態になってしまうのです。
Web会議のトラブルを防ぐには？
Web会議のトラブルを防ぐには、機器の接続と設定・操作方法・ソフトウェアの干渉の理解などなど、未然にこれらの講習を利用者全員が行い、把握すること…
と言いたいですが、これは流石に現実的ではありませんし、すべて覚えるのは大変です。
少人数で集まって会議を開こう
個々の社員の通信状況を確認していくのはとても大変なことなので、現場で確認し合える仕組みを作るのが合理的な対策だと考えます。トラブルが起こっている人が多人数参加の会議に参加しているときでも、隣に誰かがいれば接続ができていないことをすぐに聞けるでしょう。トラブルで悩んでいる様子を察してカバーしてくれる可能性もあります。本人だけでは対処できない場合にも周りに何人かいれば、よりスムーズにトラブルを解決できると考えられます。
そのため、Web会議であってもある程度密になるような状況を避けつつ数名のグループを作る方が理想です。
簡単操作で安定した専用機器を導入する
本ブログでは、これが最も言いたかったことです…！
パソコン機器の状況や環境に左右されないテレビ会議の専用機を導入することで、安定した接続性での会議を行うことができます。
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画質も綺麗なので、会議相手の表情も鮮明です。あくびなんかしていたら、それこそ直ぐにバレてしまいます…！
全員が快適に参加できる環境を作りましょう！
会議は参加者全員が正常な状態で参加されるべきです。そして、重要な指示把握や意見のやりとりは会議を行う意義であり、最重要事項…！
会議内容によっては、個々の参加とならざるを得ないかもしれませんが、リモートとはなってもやはり、コミュニケーションはこの世界には欠かせないものです。
全員の共通認識を高めるためには、ある程度集まっての会議がより高いメリットがあると考えます。通信トラブルの問題で悩まされている人もいる可能性があることを考慮して少人数で集まって参加することを推進してみてはいかがでしょうか？
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