テレビ会議システムの選び方：Zoom無料プランとの違いを徹底解説！
今やビジネスシーンではかかせないWeb会議・テレビ会議システム。
リモートコミュニケーションが当たり前となった昨今において、これらのシステムが使えなくなれば仕事が進まない！という声を聞くほど浸透しています。
そんな中、Web会議システムの無料プランは導入の敷居が低く手軽に使い始めることができるため、取り急ぎまずは無料プランを導入し、以降そのまま長く使い続けている…というケースが多くあります。
この記事の目次
無料プランの目的は有料プランへの加入を促すもの
全てとは言い切れませんが、多くのシステム・サービスにおいて無料プランというのは「お試し」という側面があり、有料契約を促すことを主目的に設定されたものです。
近年のサブスクリプションサービス（サブスク）ではよく目にするもので、実際にまずは無料でサービスを試してそれから有料プランへの加入を検討された方も多いのではないでしょうか。
ZoomやGoogle Meetsの無料プランは、時間制限や機能制限といった形で有料プランと差をつけていましたが、無料プランでもある程度使えていたために、そのまま無料プランを継続して使うケースが増えたようです。
無料プランのリスクはサービス内容が変更されること
Web会議システムのZoomにおいては、5月2日から｢無料アカウントでの40分以上のオンライン会議｣の一律制限を始めました。もともと、無料アカウントでは1対1のWeb会議なら時間無制限で利用できたのですが、5月2日以降は40分以上継続してWeb会議をする場合は人数に関わらず有料プランへの加入が必要になるようです。
2022年5月2日より、無料および無料（クレジット カード認証済み）アカウントのベーシック ユーザーがホストする 1 対 1 のミーティングに40分の時間制限を課します。
引用：Zoom リリース記事（22.04.29）
無料プランを使い続けるデメリットとリスク
Web会議・テレビ会議システムに限らずさまざまなサービスの無料プランは、サービス内容の変更が入って無料だった部分が突如有料化して使えなくなるケースがあります。「お試しできる範囲」がサービス提供者の計画によって調整されるイメージです。
そのため、無料プランのままで使い続けることは、せっかく業務に浸透して使えていたものが突然使えなくなり、個人利用ならともかくビジネス利用においては業務に支障が出るリスクを持ち続けることになります。
今回のZoomのケースであれば、例えばZoomを使って常時接続していたとして、これまでは1対1拠点の接続に限り無料プランでも常時接続が可能といえば可能だったのが、5月2日以降は時間無制限が廃止されることにより無料プランでは常時接続が不可能となります。
ゴールデンウィーク前までは当たり前にできていた環境が、休み明けには突如できなくなっているのです。
多様化する使い方に対応するために
では、他サービスの無料プランに変更しては…という考えにもなるかもしれませんが、たとえ他サービスに乗り換えたとしてもそれが無料プランであれば、同じく無料の制限範囲が変更される可能性は高いままなので安心はできません。
Web会議・テレビ会議システムの利用用途は多様化しており、従来のような顔と顔を突き合わせた1対1のミーティングのような使い方だけに限らなくなっています。
先に例を挙げた、オフィス同士をつなぎっぱなしにする常時接続や複数の拠点が一同につながり合うような使い方も、徐々に一般的で多く見られるようになりました。
無料プランではこのような多様化する使い方には対応しきれないため、自社の利用用途やビジネス活用を問題なく継続できるWeb会議・テレビ会議システムへの見直しをおすすめします。
テレビ会議システムの選び方と最適なツールの紹介
現代のビジネスシーンにおいて、あらゆる企業がリモートでのコミュニケーションを効率的に行うために、テレビ会議システムの導入を検討しています。多くの企業が注目しているのは、クラウドベースのシステムであり、どこにいてもPCやモバイル端末から参加可能で、迅速な意思決定を実現できることです。
- 1. 最大100%の参加者が満足できる画面共有機能 テレビ会議システムの選定において、最も重要なのが画面共有機能です。会議に参加する全員が、同じ画面を見ながらリアルタイムで議論を進めることで、情報共有がスムーズに行われます。特に、ビデオ会議でホワイトボードやコンテンツを使って説明を行う際、表示される内容が正確に参加者に伝わることが重要です。これにより、参加者の満足度が向上し、会議の生産性も大幅にアップします。
- 2. スケジュール管理とウェビナー開催の便利さ 多くのテレビ会議システムは、スケジュール管理機能を備えており、事前に会議の開催を設定しておくことが可能です。特にウェビナーや社内セミナーを頻繁に行う企業では、事前にルームやライセンスの予約が簡単にできることが求められます。こうしたツールは、会議を効率よく進めるための強力なソリューションとなり、あらゆる規模の会議に対応できます。
- 3. クラウド録画機能とデータ保存 クラウドベースのテレビ会議システムの利点の一つに、会議の録画データをクラウド上に保存できる機能があります。これにより、会議に参加できなかったメンバーや、会議後の内容を確認したい場合に便利です。録画されたデータは、必要に応じて検索したり、再生したりすることができ、チーム全体での情報共有がよりスムーズになります。また、録画データの管理が簡単に行えるため、効率的に会議内容を保存・活用できます。
- 4. マルチデバイス対応でどこでも簡単に参加 現代のテレビ会議システムは、iPhoneやiPad、Androidなどのモバイル端末からも簡単にアクセスでき、どこにいても会議に参加できます。また、デスクトップやタブレットなど、複数の端末を利用することができるため、働く場所やシチュエーションに応じた柔軟な対応が可能です。このように、複数のデバイスで会議に参加できるシステムは、リモートワークを推進する上での必須のツールとなっています。
- 5. セキュリティとプライバシー保護 テレビ会議システムを導入する際には、個人情報保護やセキュリティの観点も重視する必要があります。特に、機密性の高い会議を行う場合は、エンドツーエンドの暗号化や、参加者の確認プロセスがしっかりと実装されているシステムを選ぶことが重要です。これにより、顧客や社内データの安全性が保たれ、安心して会議を進めることができます。
専用機がもたらす安定性と効率化
多様化する利用シーンに併せてテレビ会議システム専用機を選択することは良い選択です。なぜなら、テレビ会議システム専用機は一般的なWeb会議システムでは得られない安定性と効率性を提供します。特に、複数拠点を跨いだ重要な会議での利用や、テレワークスタッフとの連携のために利用するハイブリッドワーク、長時間にわたる常時接続には、専用機の導入を推奨します。
テレビ会議システム専用機なら回線の安定度が違う
一般的なWeb会議システムは、時折回線の不安定さによって音声や映像が途切れることがありますが、専用機を導入すれば、その心配が大幅に軽減されます。専用機は高品質の通信を前提として設計されており、企業間の重要なミーティングやカンファレンスでも安定した接続が保証されます。
利用人数やシーンに応じた拡張性に注目する
テレビ会議システム専用機は、人数に応じてカメラやスピーカー・マイク機器を柔軟に拡張できることが魅力です。たとえば、会議室で使用する場合は部屋の規模に合わせたマイクの集音性を意識した機器を選択肢し、オフィスフロアで常時接続用に利用する場合は、ビームフォーミング機能などを搭載したスピーカーを使う…といった具合に柔軟に対応するイメージです。シーンごとに設置される専用機なら、必要に応じて規模を変化させて、コラボレーションや共有性の観点で環境を強化することができます。これにより、社内メンバーの活用幅が広がり、効率的な業務遂行が可能となります。
Zoomの有料プランとしてZoom Roomsを導入するのも手
Zoomをビジネスで活用する際、無料プランの制約を超えて、Zoom Roomsを導入することも方法の一つです。Zoom Roomsは専用デバイスと連携し（言わばZoomの専用機）、会議室をリモート会議スペースに変化させます。専用のデバイス（カメラやマイク一体型など）により、クリアな音声とビデオ映像が提供され、大規模なミーティングや多拠点の連携が求められる環境にも適応可能です。
- ZoomRoomsについてはこちらの記事もご参照ください
安心して使えるシステムへの見直しを検討しませんか？
Web会議・テレビ会議システムはまずは試しに使ってみて、利用用途や目的に叶うものか、もしくは今持っている課題が解決できるかの検討をされると思います。また、体感製品はそれに触れることによって新しい気付きが生まれます。
テレビ会議システム LoopGateは、拠点間を常時接続する「お隣オフィス」や、対応可能な窓口を増強するオンライン窓口の「テレ窓」といった多様な用途にも対応可能ですので、まずは無料トライアルのお申し込みとデモンストレーションを体感されてはみませんか？
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