社内のオンラインコミュニケーションは定着させてこそ有効！定着をさせるための4つのポイント

LoopGateを導入いただいたお客様、検討をされている方々から、
「社内でテレビ会議を定着させるには、どうすればよいですか？」というご相談をいただくことがよくあります。

せっかく有用なオンラインコミュニケーションツールを導入しても、使う人は一部の人であったり、そもそも使ってくれなかったり…といった悩みを抱える方がいらっしゃいます。導入後の利用状況はシステム導入に携わった方にとって、非常に重要なポイントですよね。

弊社ではLoopGateをご提案する中で、「社内定着」を重要視しております。今回は、オンラインコミュニケーションツールを社内定着させるために、弊社が重要と考えるポイントを4点挙げてご紹介いたします。

ポイント1：誰もが簡単に操作できること

テレビ会議が社内の誰もが使えるためには、操作が簡単であることに尽きると考えています。マイクの設定やカメラの設定、接続…。オンラインでつながるためにはある程度機器の操作が必要になりますが、その操作や工程が多いほど、使うことに拒否感が出てしまいがちです。

実際に、触ったことの無い機器を操作するのって少なからず抵抗感がありますよね。その抵抗感を拭うのは「簡単」であるに越したことはありません。テレビの電源をつけてチャンネルを合わせて見たい番組を見るように…。

LoopGateはその簡単さを追求して開発しています。オンラインで接続して顔を見せ合う仕組みは、スマホでは少し前から当たり前にできるようになりました。これをテレビ会議システムでもできれば、使う方は増えると考えます。
LoopGate専用機なら、テレビと同じくリモコンの操作で相手につながることができます。

ポイント2：機能がシンプルであること

たくさんの機能が盛々付いているシステムは、正直魅力的です。惹かれます。 でも実際に導入して使うと、意外といつも同じ機能しか使わず、魅力に感じた機能は使うことが少ない…、使う機会が少ない…、…というかもはや使わない！となることもしばしばあります。

また、変な操作をしたくないのに、多機能が逆に抵抗感を生んでしまうこともあります。本当に必要な機能に絞られたシンプルイズベストな方が、機器操作に慣れていない方でも気兼ねなく利用してもられると考えています。

ポイント3：サポート窓口があること

活用して行く中で、操作や意図が分からないこともあります。または何かしらのエラーが発生した場合に対処方法が分からない…こともあるでしょう。調べれば解決するかもしれませんが、調べ方が分かればまだ解決の糸口も掴みやすいです。ですが、調べ方が難しい場合は解決に時間がかかるでしょう。そういった難しい状況を見てしまうと、なかなか次回以降システムを触ることに抵抗を感じてしまいます。

そこで大切なのがサポートです。
これは文字やQ&Aによるサポートではなく、電話して相談や確認ができるサポート窓口のことです。何かわからない事があっても、問い合わせる先が明確にあれば安心ではないでしょうか。

サポートスタッフは専門スタッフが直接電話に出ます。取り次ぎが少ないのも安心のポイントです。

LoopGateのサポート体制

LoopGateのサポートは、平日朝の7:30～21:00まで対応できます。朝早めの会議から、苦戦している夜（21:00まで）の会議でも、対応できるので安心です。土日祝も9:00-18:00で対応できます。（年末年始など弊社休業日は除きます。休業日は事前にアナウンスしております！）

ポイント4：定着支援があること

今回のお題通りとなりますが、社内定着するための支援があるシステムは、使われ続けるポイントとなります。具体的には、「操作説明」や「初回利用時のサポート」です。 操作説明会を導入に携わった担当の方が、資料を準備したり説明をしたりと動くことは、結構な負荷だと思います。そのような負荷もあって、社内操作説明会を行う…といったことは稀なケースだと思います。

しかし、システムのメーカーが操作説明の場を設ければ、社内の方々への説明も負荷を抑えて実施することが可能です。LoopGateでは前述のサポート担当が操作説明のプログラムを実施いたしますので、社内で利用される・システム利用のきっかけを創造できます。

一度でもシステムに触れていただければ、定着のフォローになり得るでしょう。

オンラインコミュニケーションツールに触れて使って慣れていただきたい！

コロナ禍の影響もあって、リモート（＝直接会わない）ことが重要視され、その結果としてオンラインコミュニケーションの位置づけは一気に重要度を増しました。

パソコンやスマホを使うオンラインコミュニケーションツールも登場し、操作がシンプル化されています。これまで以上にツールに触れる機会は増えていると思いますが、それを一時的なものではなく「当たり前に使える」ものとなっていただきたいと思います。LoopGateはそんな当たり前に使えることで定着されることを目指しています。

是非、触れてみてください！！
（この記事は2014年12月4日執筆の記事をリライトしております）