全国に広がる拠点同士をテレビ会議でつないで会議や勉強会を実施
株式会社さわやか倶楽部 様
株式会社さわやか倶楽部様は、福岡県北九州市をはじめ全国にて有料老人ホームやデイサービスセンターなどの介護施設を展開されています。
「慈愛の心、尊厳を守る、お客様第一主義」を基本理念に、疾病予防の分野やIoT技術を駆使した介護職員の行動分析など、ご入居者様に寄り添ったサービスを創造、実践されています。
- Webサイト：
全国に拠点を持つさわやか倶楽部様は、テレビ会議LoopGateによる会議だけでなく、勉強会や研修といった場面で幅広く活用されています。
今回は、LoopGateの導入に至った経緯やご活用内容について、
ウチヤマホールディングス岡田様、
さわやか倶楽部 内田様にお話を伺いました。
この記事の目次
さわやか倶楽部様の事業内容について
Q.さわやか倶楽部様の取り組みについてお聞かせください。
2021年現在コロナ禍ではあるものの、私どもの業種には特に大きく影響される事もなく、例年通り年間5か所程度、老人ホームを開所することができています。また、障がい児童を対象としたデイサービスが21拠点ありますが、市町村の引き合いなどがあって、今後さらに開所していく計画です。
景気の部分についてはほぼ影響されていないものの、施設間の職員の異動は制限する必要がある中で、拠点間での会議といったコミュニケーションは頻繁に行っていく必要があるのでテレビ会議システムはたいへん有効に活用しています。
―コロナ禍もあり、世の中的には動向が激しいですが、影響は受けましたか？
弊社のグループ会社で飲食店やカラオケ店を展開している事業は影響を受けている状態ですが、厳しい中でも社員のモチベーションを下げずに維持するため、LoopGateを使って顔を突き合わせています。
―LoopGateのご導入状況は？
LoopGateは福岡県外にある遠隔の施設に入れています。
本社のある福岡県内においては、色んな会議や勉強会が重なるというケースが出てきたこともあって、別にZoomの有料プランを契約しています。会社全体の会議では、5～60箇所がLoopGateで参加し、残りの3～40箇所はZoomでというように両方を併用していますね。
―LoopGateの機能は一通りお使いになりますか？
LoopGateの画面共有機能については、実はこれまで積極的には使っていなかったのですが、今後は有効活用していきたいと考えています。
あとはパソコンを使ったWeb会議ならZoomを使う…と、会議体やツールを扱う人によって、適したシステムを使い分けていますね。「今日は●●だからZoomでやろうか」とか、「今日は大事な会議なのでLoopGateでやろう」といった感じですね。
Q.昨今の介護職員不足の問題については、どのような取り組みをされていますか？
介護技術向上の取り組み
業界全体において、介護職員不足の状況は今後も続いていくと予測しています。
介護職員の全体数に関して言えば、待遇を良くすれば確かに来てくれるかもしれませんが、サービスの質も同時に担保する必要があります。弊社では様々な勉強会、たとえば介護技術の指導など、知識や技術の向上に関する取り組みを色々と発信していくことで、良い人材を集めてサービスレベルを維持・向上しながら職員を増やしていく…という好循環の形を目指しています。
IT化を取り入れた人手不足への取り組み
その他にも、介護職員の負担を軽減するために、NINO Systemさんや地元の九州工業大学などと一緒に介護記録のIT化を取り入れて「記録の業務にかかる時間」を効率良くする取り組みを進めています。
さらに、これから導入していく技術のひとつに「センシング技術」があります。
これは、働く職員の身体の動き（たとえば職員が中腰で手が動いている）の状況をセンサーで察知して、「この動きは入浴介助している」というようにセンサーで今行っている行動がどういうことなのかを判断できる技術です。この精度を高めて先の記録システムと連動させることで、より効率的になります。
このようにIT化を促進することで、必要な人員を0.5人分、１人分という具合に減らすことができれば、たとえ人手が不足したとしても今と同等のサービスを十分に提供できるようになると考えています。
離職に対するケア・サポートの取り組み
その他の取り組みとしては、介護職の離職についてです。
介護の現場というのはどうしても離職率が高いと言われています。そこで弊社では、離職防止プロジェクトのチームを結成して離職防止に努めています。
取り組みのひとつとして、毎年1回の頻度で行っているチェックシートを通じて職員さんが今どのような想いで働いているのかというのをヒアリングします。そしてそれを施設内で改善していく、または施設内でどうしてもできない場合は本部も関わって改善していくという動きを積極的に行っています。
たとえば職員同士のぶつかり合いが起きている場合など、どうしても本部では気づけないトラブルもあります。それがどうして起こったのか？という原因を分析し、本部から対策を指導できれば、次は防ぐために改善に向けて取り組むことができます。
そういったところで積極的に現場の問題を収集して、当たり前のことですが、同じことを繰り返さないように次に活かしていきます。
辞めてしまわれても「また新たに採用すれば…」という考えではいつまでも人が定着しません。解決できた問題を解決しないまま辞めてしまわれることを無くすことが大切だと考えています。
「ふるさと制度」で再雇用を促進
また弊社では、退職された方を再雇用する「ふるさと制度」というものがあって、一度退職をされた方でも、復帰された際に退職時の基本給などを継続して再スタートできる仕組みになっています。
テレビ会議システムLoopGateはこれらのように意思疎通や働き方の改革、業務の改善を推進していく場面においても、きめ細かく誰もがコミュニケーションを取れる手段として欠かせません。
LoopGateの活用について
Q.職員の方のケアといった面でLoopGateはお使いになっていますか？
本社で直接現場の職員とテレビ会議を行うという場面はないですが、現場を管理しているマネージャーとのちょっとしたミーティングや会議で使っています。職員の話は現場マネージャーが直接対面で話をしっかりと聞いて吸い上げて、その内容をマネージャーから共有してもらっています。
主な使い方としては、マンツーマンでというよりはエリア単位（たとえば東北エリアなど）の報告会議といった場面でLoopGateを複数地点つないで使っています。LoopGateがあるからといってリモートに限定することなく、時には必要に応じて本部からスタッフを現地に派遣して、直接対面で話を聞くこともあります。
弊社には先程の離職防止プロジェクトの他にもいくつか色々なプロジェクトチームが活動していて、プロジェクト委員も日本中の各地にいますので、それらの委員会をやる時もLoopGateでつなげていますね。
テレビ会議システムを導入されたきっかけ
Q.さわやか倶楽部様がテレビ会議システムを導入しようとお考えになったきっかけは？
弊社の初めての福岡県外進出が秋田県だったのですが、福岡県から弊社スタッフが数名秋田に行ってその施設を運営するようになった時に、どうしても電話だけでは細かい意思疎通が図りにくくて、顔を見合わせて会議する必要性を感じていました。ただ、距離があったので頻繁に行き来できるものではなく、ビデオコミュニケーションを取り入れることになりました。
当初はSkypeを使っていたのですが、県外の施設が２つ３つと接続地点が増えてきた時に３地点くらいだと問題は無かったのですが、それ以上の地点が増えるにつれてSkypeのようなWeb会議アプリでは遅延が大きくなって、そこでテレビ会議システムを見直さないと、ということになりました。
WarpGateの導入を経てLoopGateへリプレイス
検討する中で、他のテレビ会議専用機も使ったのですが、弊社の代表（現、会長）がもっと映像が綺麗なものは無いか？ということでNINO Systemの平山社長にご相談したところ、ギンガシステム社のWarpGateをご紹介いただきました。
当時はハイビジョン映像くらいの綺麗な映像を求めて展示会などにも足を運んだのですが、他社の機器は確かに映像が綺麗でも数千万と非常に高額だったのです。
WarpGateはハイビジョンでは無かったのですが、まずは１対１でデモを見せてもらったところ、映像が綺麗だったので導入することになりました。ただ、実際に稼働して複数拠点つなぐとどうか？ と考えていたのですが、テレビほどの綺麗さでは無くとも複数地点をつないで一同に会しても遅延が無く、特定地点だけフルスクリーンにできるなど操作へのレスポンスも速くリアルタイムさと現場との臨場感がありました。
弊社では新入職員が入った時は、まずWarpGateの利用方法を教えるところから始めるほど業務に浸透しています。それだけオンラインで行うテレビ会議の数も増えているということですね。
その後、LoopGateに置き換えてからは、当初要望していたきめ細かい解像度のフルハイビジョン映像となり、入れ替えた時には映像の綺麗さを皆で驚いていました。
―WarpGateからLoopGateにリプレイスされて、操作性はいかがでしょうか？
WarpGateの頃に何気に重宝していた機能とは違う仕様になりました（笑）が、リモコン操作が簡単で複数地点を同時表示させる画面分割もしっかりとできて、映像も見やすく大変満足しております。
LoopGateのご活用について
Q.勉強会にも積極的にLoopGateを活用されていると伺いましたが、どのようにお使いですか？
勉強会での使い方は、LoopGateでつないでいる時は座学をメインで行っています。
以前は日本全国から本部（福岡）に、講師も含めて皆に集まってもらっていたのですが、現在座学についてはリモートでLoopGateを活用しています。通信状況によって映像表示が調整されて、音声ははっきりと届くので座学で支障が出ません。
介護技術指導の実技で動いている所を見せる場面で、WarpGateの時はハンディカメラを使っていたのですが、LoopGateではハンディカメラの接続テストはまだ行っていないため、現在はWebカメラを手で動かしたりして使っています。
また、冒頭にお話した通り今は各エリア単位でZoomも併用しています。
そのほかの勉強会として活用している事例の一つとしてリスクマネジメント委員会があります。介護中の事故について、たとえば転倒や薬の誤飲など…これらの事故をいかに防ぐかということを目的にした委員会です。
介護中の事故はお客様の生活にも大きな影響を与えるため、これらをいかに減らしていくかということが大事な取り組みで、2ヶ月に1回くらいのタイミングで定期的に行っています。このような重要な勉強会においてもLoopGateが活用されています。
リモートコミュニケーションの今後について
Q.さわやか倶楽部様の中で、今後リモートコミュニケーションに期待されていることや、計画されていることはありますか？
多地点の画面分割によって同時接続表示は当面問題無いと思いますが、今後さらに接続地点が増えていく中で、ミキサーなどの表示切り替え機器も検討が必要になってくると思っています。
弊社の会長は「会議を開催する以上は、全拠点つなごう！」という考えを持っているので、さらに数が増えた時にうまく全拠点を表示できる方法を考える必要がありますね。（現在は50地点以上を同時接続） 物理的にモニターを増やす方法もありますが、たとえば、1画面で10秒ごとに別地点に自動的に表示を切り替えるといった、何かしら新しい表示方法を考える必要があるので、そのあたりをうまく使う方法を検討していきたいと思います。
また、WarpGateではハンディカメラを接続して使うことができたのですが、今後もハンディカメラを使っていきたいと考えています。LoopGateでもハンディカメラの接続が可能と伺いましたので、折を見て接続テストを行いたいと思います。
あとは、弊社ではLoopGateの画面共有をもっと使いこなせるようになることが課題です。LoopGateにおいては画質のさらなる向上にも期待しております。
マルチメディア対応についても
弊社ではLoopGateとZoomを併用していますので、使い分けというよりは相互接続も要望としてあります。これについては、別サービスなため可能不可能な点もあると思いますが…。
一つのニーズとしては、色んな機器（タブレットやスマホ）でLoopGateの接続につないで幅広い方々がつなげるようになれば、より活用の幅が広がると思います。
（LoopGateの招待機能を使えば、パソコンやスマートフォン・タブレットを使ったマルチデバイス接続が可能です。）
LoopGateのサポートについて
弊社の全体会議の日時に合わせてサポートスタッフも柔軟に対応していただいています。
正月休み空けの年始会議の際なども、サポート窓口がありますので安心して使えるのが嬉しいですね。
最後に
機器の適合性や仕様のブラッシュアップなど、LoopGateの今後の進化に大きな期待を寄せていただき、引き締まる気持ちでございました。
コンサルタント・サポート・開発と、シームレスに情報を共有できるところがギンガシステムの強みの一つですので、開発陣・サポートスタッフにはいただいたお声を共有してまいります。
岡田様、内田様、NINO System 平山様、この度は貴重なお話を賜り、誠にありがとうございました！
