リモートでも全体会議や朝礼に有効なWeb・テレビ会議常時接続によるコミュニケーション手段を紹介！

リモートワークが広がる中、全体会議や朝礼の重要性が見直されています。なぜなら、リモートワークの社員と出社している社員の間に物理的な距離が発生し、コミュニケーションの取りにくさを感じ溝が生じます。

そんな時にWeb会議を利用した常時接続が有効です。テレビ会議を利用した常時接続は物理的な距離を超えて社内コミュニケーションを向上する強力な手段です。リモート環境においても、全員が集まり顔を合わせる機会を設けることで、会社全体の一体感やモチベーションの向上が期待できます。
本記事では、Web会議を活用して効果的にコミュニケーションをとり、全体会議や朝礼を実施する方法について解説し、そのメリットを探ります。

リモートコミュニケーションの課題

リモートワークの普及に伴い、多くの企業が直面しているのがコミュニケーションの課題です。オフィスであれば、同僚と顔を合わせる機会が多く、気軽に話しかけたり相談したりすることができました。しかし、リモートワークでは物理的な距離が生じるため、コミュニケーションの頻度や質が低下しがちです。
特に、ちょっとした雑談や非公式な情報交換が減少することで、チームの結束力や信頼関係が損なわれるリスクがあります。また、メールやチャットツールを通じたコミュニケーションでは、文字だけでは意図が伝わりにくく、誤解が生じることも少なくありません。

さらに、リモートワークでは時間管理が難しくなることもあり、メンバー同士の連絡がタイミングよく行われないことも問題です。特に、異なるタイムゾーンにいる場合やフレックスタイム制を採用している場合、コミュニケーションのタイミングを合わせるのが難しくなります。その結果、情報の共有や意志決定が遅れがちになり、プロジェクトの進行に影響を及ぼすことがあります。

リモートワークでのコミュニケーションを円滑にするためには、意識的な取り組みが必要です。例えば、定期的なオンライン会議やビデオ通話を設定し、顔を合わせて話す機会を増やすことが重要です。また、チャットツールやプロジェクト管理ツールを活用して、情報の共有と可視化を促進することも効果的です。
さらに、オフィスでの雑談のようなカジュアルなコミュニケーションを促進するために、バーチャルウォータクーラーやオンラインランチなどの取り組みを導入することも一つの方法です。

リモートワークにおけるコミュニケーションの課題を解決するためには、テクノロジーの活用とともに、メンバー間の信頼関係を築くための努力が不可欠です。企業がリモートワークの環境を整えるだけでなく、社員一人ひとりが積極的にコミュニケーションを取る姿勢を持つことが、成功の鍵となるでしょう。

Web会議で朝礼や全体会議するメリット

• 地理的な制約を超えて多くのメンバーが同時に参加可能
• 出張や移動にかかる時間とコストの削減
• 環境に配慮した企業活動として評価される
• 社員の一体感が高まり、モチベーションの向上
• 録画機能により会議の内容を記録可能
• 視覚的な情報の共有が可能
• 社員間のコミュニケーションが活発化

このように、Web会議を利用した朝礼や全体会議は、情報共有の効率化、コスト削減、一体感の向上、意思決定の迅速化、そしてコミュニケーションの活性化という多くのメリットをもたらします。

とはいえ、ただ朝礼を行う事が目的になってしまうと…

• 時間を拘束される
• マンネリ化してしまう
• 話す内容によっては逆にネガティブな気持ちになってしまう

といった事も起こってしまいますので、注意が必要です。

全体朝礼の重要性とは？

全体朝礼は、組織全体が一体感を持ち、共通の目標に向かうために重要な役割を果たします。その意義は、単なる情報共有を超え、従業員同士の信頼関係を深め、組織力を強化する点にあります。

まず、全体朝礼は、企業のビジョンや方針を全員で再確認する機会となります。経営陣が直接言葉で伝えることで、従業員のモチベーションを向上させ、同じ方向性を共有することが可能です。また、具体的な成功事例や課題を共有することで、全体としての学びが生まれ、個々の成長を促します。

さらに、全体朝礼はチーム間の一体感を高める場としても機能します。特に、従業員同士の顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、部門間の垣根を越えた協力体制を築くきっかけになります。これにより、情報の断絶を防ぎ、より円滑な業務推進が可能となります。

最近では、オンラインツールを活用した全体朝礼も増加しています。遠隔地の従業員を含めてリアルタイムでつながることで、物理的な距離を超えた一体感を生み出すことができます。また、録画機能を活用すれば、参加できなかった従業員にも情報を共有でき、全員が同じスタートラインに立つことが可能です。

全体朝礼は組織の基盤を強化し、企業の成長を支える重要な施策です。経営陣だけでなく、参加者全員が積極的に関わることで、その効果はさらに高まるでしょう。

どの企業も社内コミュニケーションが大事！

Web会議を活用した朝礼や全体会議は、現代のビジネス環境において多くのメリットをもたらします。特にリモートワークが普及する中で、社員同士の顔を見ながらコミュニケーションを取ることは、チームの一体感を高めるために非常に重要です。

また、Web会議を通じて、社員同士の絆を強化することができます。特にリモートワークが長期化すると、孤立感や疎外感を感じる社員が増える可能性がありますが、定期的に顔を合わせることで、チームの一体感を維持し、社員のモチベーションを高めることができます。
このように、Web会議を活用した朝礼や全体会議は、社内コミュニケーションの質を高め、業務の効率化や社員のモチベーション向上に大いに役立ちます。どの企業にとっても、効果的なコミュニケーション手段の一つとして、Web会議の導入を検討する価値があるでしょう。

このような状況だからこそ、まずは全社が一枚岩で取り組む事にフォーカスを当ててみてはいかがでしょうか？

Web会議の常時接続で社内コミュニケーションが改善した導入事例

拠点拡大につれて管理職とのコミュニケーション機会が減少。お隣オフィスで劇的改善。～次は遠隔点呼に展開～

Web会議と対面会議の違いと使い分け

Web会議と対面会議には、それぞれ異なる利点と用途があります。Web会議は、物理的な移動を伴わないため、地理的に離れた場所にいるチームメンバーや顧客と迅速にコミュニケーションを取ることができます。これにより、出張や通勤の時間とコストを削減できるだけでなく、環境への影響も軽減されます。さらに、遠隔地からでも顔を合わせて話すことで、電話やメールでは伝わりにくい非言語コミュニケーションも取りやすくなります。特に、緊急の問題解決や迅速な意思決定が求められる場面で強力なツールとなります。

一方、対面会議は直接的な人間関係を築くために重要です。新しいビジネスパートナーとの初対面や、信頼関係を強化するための重要なミーティングなど、対面ならではの細かなニュアンスや感情を共有することができます。
また、対面会議ではホワイトボードや紙資料を使って視覚的にアイデアを共有することができるため、クリエイティブなブレインストーミングやプレゼンテーションにも向いています。

使い分けのポイントとしては、日常的な業務連絡や定例会議にはWeb会議を活用し、重要な意思決定や初対面のビジネスミーティングには対面会議を選ぶことが考えられます。これにより、時間とコストの効率化を図りながら、必要な場面では対面での深いコミュニケーションを確保することができます。両方の形式の利点を理解し、状況に応じて使い分けることで、より効果的なコミュニケーションと業務の効率化が実現できます。

全社のコミュニケーションを取り戻す「Web会議常時接続」

なかなか対面ができない、離れた支店スタッフとの交流が薄れている…、といった社内コミュニケーションの課題を解決できるのは、「拠点間 常時接続」です。
Web会議専用機を使って互いを常につないだ状態にしておきます。

オフィスフロアに大きなモニターを設置し、互いの拠点の様子がモニターに映し出される状態を作り出すことで、お互いの声掛けやコミュニケーションも取りやすくなります。

常時接続については、以下の別記事でもそのメリットを取り上げておりますので、是非ご参照ください！

常時接続について詳しく解説した記事

常時接続のメリットとは？導入するだけで業務効率が高まる理由を解説！

Web会議常時接続で情報共有と一元化

Web会議常時接続は、企業内のコミュニケーションを強化し、情報の一元化を実現するための強力なツールです。このシステムは、各部署やチームがいつでも簡単にアクセスできるように設計され、リアルタイムでの情報共有を可能にします。これにより、リモートワークや分散型のオフィス環境においても、社員同士の連携がスムーズに行われ、業務効率の向上が期待できます。

まず、常時接続のWeb会議システムは、情報の「見える化」を推進します。会議の内容や進捗状況がリアルタイムで共有されるため、関係者全員が同じ情報を持ち、意思決定のスピードが向上します。これにより、情報の伝達ミスや理解のズレが減少し、業務の円滑化が図れます。
さらに、常時接続のシステムは、部門間の壁を取り払い、クロスファンクショナルなコラボレーションを促進します。従来の対面会議では難しかった瞬時のフィードバックや意見交換が可能となり、より良いアイデアや解決策が生まれやすくなります。また、社員一人ひとりが自分の意見を発信しやすい環境が整うことで、エンゲージメントが向上し、組織全体のモチベーションアップにも繋がります。

情報の一元化も大きなメリットの一つです。Web会議の録画機能やチャットログの保存機能を活用することで、過去の会議内容や決定事項を簡単に検索・参照できるようになります。これにより、情報の共有がスムーズになり、後から参照したい場合も手間が省けます。特に新入社員やプロジェクトに途中参加するメンバーにとっても、過去の経緯を把握しやすく、早期に業務に慣れることができます。
最後に、Web会議常時接続は、物理的な距離を感じさせない「一体感」を生み出します。遠隔地にいる社員も、まるで同じオフィスにいるかのようにコミュニケーションを取ることができ、孤立感を感じることなく、チームの一員としての意識を持ち続けることができます。これにより、社員の離職率の低減や、長期的な組織の安定性にも寄与します。

Web会議常時接続は、単なるコミュニケーションツールを超え、企業全体の業務効率や社員エンゲージメントを向上させるための不可欠なインフラとして、今後ますます重要性を増していくことでしょう。

大きなモニターで常時接続して空間を共有

例えばノートPCのモニター画面では、画面が小さすぎて拠点間の様子を映し出す運用はあまり向いていません。ならば、ディスプレイに映し出しては…？という方法が思いつきますが、そもそもパソコンによる常時接続は、長時間の映像表示やネットワーク接続向きではありません。

そこで弊社ではWeb会議専用機LoopGateの使用を、そして常時接続という使い方を特におすすめしています。
御社でも、もっと簡単に体面に近い状態での意思疎通やコミュニケーシが必要だと感じられているとしたら、ぜひLoopGateで常時接続をされてはいかがでしょうか？

LoopGateなら、

• フルHD画質で相手の表情をはっきり確認しながらの会話
• 操作が簡単で、PCに不慣れな社員でも簡単に使える
• 常時接続で遠方の社員とも時間を共有し、コミュニケーシが取れる

といったコロナ禍で失われたシーンを、対面に近い状態で取り戻すことが出来るようになっています。

LoopGateは無料デモンストレーションで実際の接続や使用感を試していただくこともできますので、まずは一度ご体験されてみてはいかがでしょうか？