【2024年度版】社内のコミュニケーションや連携力の強化に最適な空間共有システムを解説
Web会議やテレビ会議は、ZoomやTeamsなど無料のものから、有料の専用機タイプなど幅広いサービスが提供されています。コロナウイルス感染症関連の補助金や交付金の影響もあり、ビジネスシーンにおける導入は加速していますが、テレワークや遠隔会議だけに留まらない新しい使い方が注目されています。
当記事では、Web会議システムを常時つないでおく空間共有（空間連結）の利用イメージとその効果、事前に想定しておくべきこと、ツールの違いや選び方の注意点などを紹介しています。
Web会議の一歩進んだ使い方の一つである、常時接続・空間共有によって、快適なビデオコミュニケーションを模索する読者様の一助としてご参考になれば幸いです。
この記事の目次
空間共有システム（拠点間 常時接続システム）とは？
「空間共有システム」とは、拠点間 常時接続システムとも呼ばれ、本社と支店、工場と事務所等の遠隔拠点を、ビデオ通話などのコミュニケーションツールを使って、常に映像と音声がつながっている状態にするシステムのことです。一方的に見られる監視カメラとは違って、互いに見えているので圧迫感がないこと、いつでも会話できるのであたかも同じ拠点で働いているかのようにシームレスな連携が実現できることから、社内コミュニケーションの活性化を目指す新しい職場環境づくりの一つとして注目されています。
働き方改革や社内コミュニケーション活性化で注目される空間共有システム
空間共有システムが採用される背景
例えば働き方改革関連法に伴う働き方の多様化などの変化、コロナウイルス感染症によるリモートワークの在り方の変化など、時代の変化が関係しています。
時代の変化に対応する空間共有システム
チャットツールやコラボレーションツールはありふれているものの、コミュニケーションは文字一辺倒に陥りがちです。文字でのコミュニケーションは文章表現力や読解力の影響により必ずしも均一的な情報共有ができません。やはり口頭での会話などのリアルタイムコミュニケーションは欠かせないものです。とはいえコミュニケーションのために出張していられるような時代ではありません。そこで空間共有システムはWeb会議ほどの煩わしさもなく手軽に情報を補完できるものとして、活躍しています。
空間共有システムの仕組み
VPNなどの社内LANまたはインターネット経由で専用端末機がビデオ通話状態になることで、互いにコミュニケーションを取ることができます。ビデオ通話のため通信回線は遅延やパケットロスのない高品質なものが求められます。専用端末機ではなくパソコンを用いるケースもありますが、パソコンはバックグラウンドで様々なプロセスが動いてしまうため安定性の観点からビデオ通話を常時接続することには不向きです。
モニターサイズは自由に選ぶことができますので空間の広さによって広ければ６５～８０インチなどの大型モニタを、チームのデスク島５～６席同士をつなぐような場合は３２インチ程度とするなど、環境に合わせてモニタサイズを選ぶことができます。モニターを壁掛けにするスタイルや、キャスター付きのディスプレイスタンド等を用いる方法も一般的です。
空間共有システムと監視カメラの違い
監視カメラでも同じ効果が得られるのではないか？とお考えの経営者も多いと思いますが、監視カメラは一方的に相手を見るもので、いつ見られているか分からないという圧迫感があります。一方の空間共有システムはお互いに相手の様子が見える仕組みですので、相手を覗き込めば、相手側では覗き込まれているというふうに見えます。そのため空間共有システムには一方的に監視されるような圧迫感はなく、ひとつながりのフロアで近くで働いているような安心感を得られます。
空間共有システムのメリット
コミュニケーションの迅速化
相手の様子が見て取れるので、いま相談して良いタイミングか、今は話しかけて良いタイミングかどうかが瞬時にわかります。そのためいつでも報告、相談、連絡を取りやすくなる点は大きなメリットです。
特に遠方にいる様子の見えない上席者への電話連絡には圧迫感があり勇気がいるものです。空間共有システムを使えば相手の様子が見えるため、いま電話をかけて良いタイミングかどうかわかります。ですので、決裁や相談などスピードが求められる局面で真の効果を発揮することでしょう。
イレギュラー対応やトラブルなどの緊急対応が可能
会議室に集まることなく緊急対応時に各部署で連携を取りやすくなります。またオープンスペースや執務室で情報共有するためその場にいるメンバー全体に自然と情報が伝わっていきます。
疎外感がなくなる
本社と支店では情報の共有レベルに差が生まれやすく情報ギャップによって疎外感が生まれたり、帰属意識に違いが出やすくなります。他人事ではなく同じ会社で同じメンバーとして働いているという一枚岩の雰囲気を作り出せるのが空間共有システムの大きな効果の一つです。
空間共有システムのデメリット
上司の目から逃れたいと考えている社員にとっては少し抵抗感があるかもしれません。多くの場合は導入して数日後には空間共有の状態に慣れるようです。
空間共有システムの活用例
朝礼
同じオフィス内で行う朝礼のように、離れた支社や事業所間でもお互いの顔を確認することができるので、事業所間の一体感が増し、各社員のモチベーションも上がります。
例えばリモートワーク中のスタッフがいたとしても、全社で時間を共有するタイミングがコンスタントにあれば、置き去り感や意識の一体化の機会の場となるため有効です。
プロジェクトミーティング
お互いに複数人同士で打合せができるので、情報の共有がスムーズになります。直ぐにミーティングを始められることので、移動にかかる時間や交通費を抑えられます。
社内の一角にミーティングスペースを設ければ、ちょっとした悩みやトラブルがあっても、パッと気軽に集まって話し合えるので、情報整理や対応方針の決定が素早く行えます。
クレーム共有
会議室にメンバーが招集しなくても重要な情報共有を直ちに行うことができます。品質保証部、営業部、製造部の主要メンバーだけではなく、普段会議に参加しないメンバーも、耳に入ってくる情報で雰囲気や状況把握ができるようになります。
さまざまな業種・ワークシーンでの活用
工場、生産現場での情報共有
工場をモニタリングすることができます。海外の生産拠点では日本との文化の違いもあり、従業員の勤勉さが課題として挙げられることもありますが、空間共有システムは監視カメラと違っていつでも対話もできるので、必要なタイミングで声掛けすることが可能です。
クリーンルームとの接続
クリーンルームの衛生エリアへの出入りは手間がかかるものですが空間共有システムで外部と常時接続しておくとコミュニケーションの潤滑化ができるとともに出入りの負担を軽減できます。
病院のナースステーション
シフト間の引き継ぎのためにフロアを移動して集合する必要はありません。常時接続されているWEB会議システムで移動せずに情報共有や引き継ぎができます。移動を減らすと感染リスクも低減できますし、移動しないので生産性が高まります。
店舗巡回、スーパーバイザー
管轄している店舗を常時接続しておくことで、スーパーバイザーは毎日巡回しているかのようなきめ細かいマネジメントができるようになります。出張や移動中でも出先から接続すれば、いつでもどこでも声掛けや報連相をすることもできます。
学習塾
自習時間でも常時接続して空間共有することで、質問がある時は遠隔店舗のチューターに指導してもらうことができます。孤独な自習ではなく安心感も集中力も向上します。
災害対策
空間共有していることで一元的に情報を集約し、意思決定も速やかに各地に知らせることができます。また音声だけではなく映像でもリアルタイムに各地の情報を集められるので、正確な判断につながります。
ちょっと変わった使い方
在宅ワークからの接続
在宅勤務中は上司や同僚の様子が見えず孤独感がありますが、常時接続していると出社している時のような安心感が得られます。サテライトオフィス勤務でも同様です。
休憩室
ちょっとした雑談からアイデアが生まれることがありますが遠隔地の従業員とも同様にコミュニケーションできるようになります。
食堂
ち支社間の食堂をつないでおけば、他拠点のスタッフと一緒に食事をしている感覚が得られ、親近感がわきます。平常時は大人数が入るホールのように全社集会に使うこともできます。
空間共有システムを選ぶポイント
空間共有システムは様々な方法があることから、どれを選べばいいかわからないという声をよく耳にします。そこで、空間共有システムの選び方を４つのポイントにしぼってご紹介します。
1. 画質や音声の品質をチェックする
パソコンタイプや専用機タイプによっても異なりますが送受信する映像品質として解像度がどの程度かは気になるポイントです。SD画質などの低画質だと相手の様子が見て取れないなど問題になり得ます。フルHD以上の画質はあったほうが良いでしょう。また音質もWeb会議のような低音質だと音が途切れたりかき消されることで、聞き返されるようなものではユーザーの定着を阻むことになるので注意が必要です。
2. 社員のITスキルを軸に考える
システムによっては各拠点で起動から発信までの操作が必要なものもあれば、片方でボタンを一回押すだけでスタートするものもあります。複雑な手順のものや操作が煩雑なものを選んでしまうと、導入したものの誰も接続しようとしない、などの宝の持ち腐れ状態になることもあるので注意しましょう。
3. 必要な機能を考える
こうしたシステムの選定に際して、ついつい「あの機能も、この機能も」と欲張ってしまうことがあります。例えば字幕機能やニュース配信機能をつけたい、録画機能をつけたい、と機能を増やすほど運用が難しくなりますので注意が必要です。お勧めはシンプル操作で簡単にビデオ通話が始まるもののほうが定着しやすいと考えられます。
4. 保守やメンテナンスの体制を考慮する
ビデオ通話状態で常時接続する通信システムですのでネット回線の不調などの影響は受けることがあります。そうした場合に問い合わせられるサポートサービスが付帯するかどうかは重要なポイントです。代理店経由でメーカに問い合わせるもの、メールフォームからしか問い合わせができないものですと、対応の即時性が得られない場合があります。体験導入できるものも多いのでトライアル時にサポートサービスも含めて評価すると良いでしょう。
中小企業にこそ空間共有システムを導入しよう！
社内コミュニケーション問題を改善しなければならないと思っているけど、実際には何をどうしたらよいかわからないという担当者もいらっしゃるでしょう。一度、空間共有システムの導入を検討してみてはいかがでしょう。
当社では空間共有システム製品のご提案をしております。お気軽にご相談下さい！
よくあるご質問
パソコンの場合、バックグラウンドで様々なプロセスが勝手に走りますので、ビデオ通話部分にパソコンのリソースを専有できず不安定になることがあります。常時つなぐものですので専用機タイプがお勧めです。
当社のシステムの場合はお申込みから１～２週間で稼働開始していただけます。
まずは無料トライアルで拠点間をつないでみることをお勧めします。どのように設置すると良いかご提案いたします。また現場向けに体験会にお伺いすることも可能です。
体感型サービスですので決裁される方も実際に体験していただくと効果をご理解いただきやすいです。そういう意味でも無料トライアルをお試しいただくと良いでしょう。
当社のシステムの場合、完全閉域網でもご利用可能です。金融機関や官公庁でのご採用も多いものですのでセキュリティ水準の高い企業様でも問題なくご利用いただけます。ネットワーク管理者様へのご説明も承ります。別途モバイル回線などで構築する方法もございます。
可能です。パソコン資料や書画カメラによって通話先に書類を見せることができます。
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