テレビ会議と対面会議のマナーは基本同じ考え、押さえておきたいポイントを紹介！

「テレビ会議のマナーとは？」
最近は関連書籍やテレビでも話題が取り上げられるようになってきました。それだけテレビ会議が浸透しているということが伺えます。

では、その「マナー」ですが、どのような点に気を配れば良いのか？
さまざまな考え方や意見もあったり、先に述べたように既に書籍などでも細かく詳しく解説されていますので、この記事ではとにかく「基本的」な部分に焦点を当てて、テレビ会議の開発メーカーが考えるテレビ会議マナーの基本ポイントをご紹介します。

この記事のチェックポイント

• テレビ会議でも従来の会議とマナー姿勢は基本変わらない
• 従来の会議とテレビ会議の性質の少しの違いを捉える
• テレビ会議ならではのマナー・気遣いを知る

基本的に守ることは同じ

テレビ会議とは言え、大原則としてビジネスマナーを守るということは同じです。その姿勢は直接でもリモートでも何ら変わりません。

• テレビ会議の前に事前準備をしておく（接続テストや機器チェック）
• テレビ会議の開始前に入室する
• テレビ会議中は相手の話に集中する、リアクションする

上記の3点から「テレビ」という言葉を取ると直接対面の会議になりますが、内容は同じです。

事前準備をしっかりと

事前準備として少し異なることと言えば、

• 自分の声を相手に届けたり（マイク）
• 相手の表情を伺うための画面（モニター）
• それをやり取りするためのネットワーク・ツール

これらが、問題なく使えるのかをチェックすること。従来の会議と違う点はこれらの機材やツールを「手段」として使うので、その手段を事前チェックしておくことは、マナーでもあり会議に望む基本姿勢でもあります。

従来の会議でもマイクや自分の使う資料の印刷…。チェックするものが違うだけで変わりはありません。

テレビ会議に入れるかチェック

テレビ会議は会議の開始前に一度アクセスしてみて、入室できるか確認しておくのがベストです。
従来の会議であればドアを開ければ会議室には入れますが、テレビ会議の場合は「つながらない」という可能性を意識して「入室チェック」を行っておくことが、事前にバタつかない・バタつかせないマナーとなります。

あとは、会議開始時刻の前に、いつでも開始できる状態にしておくことです。これは従来の直接会議と変わりませんよね。
（すでに会議が始まっている中に入っていくあの気まずさは、テレビ会議でも意外と同じです…）

発言者ファーストのミュート

テレビ会議は発言者の音声を傾聴するために、自らが発する雑音をなるべく控える必要があります。
「発言者ファースト」のために自分の音声はミュートしておくことです。実際の会議でも、発言者の妨げにならないように自分はできるだ静かにしているはずです。

（時には口を挟まなければならない場合もありますが、その場合は「ひとこと言わせろアピール」を…）

マイクの雑音や挟まれた声は意外と気になりますので、発言者ファーストのためにマイクミュート操作を！

リアクションで会議を盛り上げよう

発言しても、何もリアクションが無かった時の苦痛を味わったことはありますか？
想像を越える寂しさに見舞われて、もうその会議から離脱したくなります。テレビ会議であれば「退出」を押せばサヨナラできますが、従来の会議であればドアに行くまでの間、周りの目が痛いです。

…そんな悲しい結末を誰にも味わせないために、テレビ会議だろうが直接の会議だろうが、情報共有のメールやチャットであっても、リアクションを取ることは最低限のマナーです。ビジネスコミュニケーションの鉄則です。

テレビ会議の場合は、少し大げさ目にリアクションした方が相手にも伝わるし、気持ち良く盛り上がります。また、発言するときは挙手するように、画面越しでも手を挙げて「ひとこと言わせろアピール」をすると良いでしょう。

コミュニケーションを話す上でよく登場するメラビアンの法則では、相手に情報を伝える「言語情報」「聴覚情報」「視覚情報」のうち、態度やしぐさ・表情といった視覚情報の影響度が最も高いといわれています。リアクションだけでなく、テレビ会議では笑顔も大事にしたいものですね。

退出時もしっかり挨拶

会議も終わり気が抜けてしまい、おもむろに「退出」を押してしまう失敗があったことを聞いたことがあります。
従来の会議でも退出するときは「失礼します」といったひとことの掛け声はかけると思います。電話も同じで、最後に何も言わずに切ることは無いと思います。

普段通り、終わり際のひとことは忘れずに！

会議前の準備で差がつく！オンライン会議マナーの第一歩

オンライン会議を円滑に進めるためには、会議前の準備が成功のカギを握ります。適切な準備を行うことで、トラブルを未然に防ぎ、参加者全員が快適に進行できる環境を整えることができます。本セクションでは、「通信環境」「パソコン」「背景」「服装」など、会議前に確認すべきポイントについて解説します。

まず、オンライン会議では安定した通信環境が必要不可欠です。途中で接続が途切れると、重要な内容が伝わらず、会議がスムーズに進まなくなります。自宅やオフィスで会議を行う場合は、可能であれば有線接続を使用し、Wi-Fiの場合は他のアプリケーションやデバイスの使用を控えることで回線の負荷を軽減しましょう。また、会議中の映像や音声の遅延を防ぐために、パソコンやデバイスのスペックも確認しておくことが重要です。特に企業内の複数拠点から参加する場合には、通信トラブルを防止するため、事前のテストを推奨します。

次に、オンライン会議では背景や服装といった外見の準備も重要です。背景は清潔感がありシンプルなものを選びましょう。自宅で参加する場合には、散らかった部屋が映らないように整えるか、バーチャル背景を活用するのも効果的です。また、服装は通常のオフィスでの会議に準じたものを選ぶことで、参加者にプロフェッショナルな印象を与えます。例えば、ビジネスカジュアルであっても、明るい色合いや清潔感のある服を選ぶことで、好印象を残すことができます。

さらに、音声チェックや機器設定も忘れてはいけません。会議中に聞き取りづらさやハウリングが発生すると、他の参加者にストレスを与える原因となります。開始前にマイクやスピーカーが正常に動作しているか、テストを行いましょう。発言者の声がはっきり聞こえるようにするため、静かな場所を選び、不要なノイズを防ぐことも大切です。

これらの準備を事前に行うことで、オンライン会議の質を大きく向上させることができます。特に初めて会議に参加する人や、複数の参加者を招待する主催者にとって、しっかりと準備を整えることで参加者全員にとってストレスの少ない会議環境を提供できます。オンライン会議を成功に導くために、ぜひこれらのポイントを実践してみてください。

会議中の進行で気をつけるべきマナーと注意点

オンライン会議中の進行は、参加者全員の協力と適切なマナーが求められます。会議の目的を明確にし、参加者がスムーズに議論を進められるよう、進行役や参加者それぞれが注意すべきポイントを押さえておきましょう。ここでは、「進行」「話し方」「注意点」「音」「タイミング」などに焦点を当て、オンライン会議中に気をつけるべきマナーを解説します。

まず、進行役は会議の目的と議題を事前に共有し、開始時に再確認することが重要です。参加者が会議の方向性を理解していることで、議論が脱線するのを防ぐことができます。また、議題ごとに適切な時間配分を決め、発言者が話しやすい雰囲気を作ることも大切です。進行役が「次の議題に移ります」や「残り時間は〇分です」といったタイミングを的確に伝えることで、会議全体が円滑に進行します。

次に、参加者全員が心がけるべきマナーとして、発言時の「話し方」と「音」に注意しましょう。オンラインでは対面よりも非言語的な情報が伝わりづらくなるため、話す際には明確でゆっくりとした口調を意識してください。また、相槌やリアクションを適度に行うことで、話し手に対して関心を示すことができます。特に、ミュート機能を使わずに不要なノイズを発生させることは、他の参加者の集中を妨げる原因になるため注意が必要です。

さらに、参加者全員の発言機会を平等に確保することも重要です。一部の人だけが発言する状況を避けるため、進行役が「他に意見はありますか？」や「〇〇さんの意見も伺いたいです」といった配慮を示すと良いでしょう。また、複数人が同時に話し始めてしまうことを防ぐために、発言前に「一言よろしいでしょうか？」などの確認を行うことで、会話のスムーズな進行を助けます。

最後に、会議終了直前には、議論の結果や次のステップを確認する時間を設けることをおすすめします。「次回の会議までに行うべきアクションアイテム」を明確に伝えることで、参加者全員が同じ方向を向いて終了できるようになります。

これらの注意点を押さえることで、オンライン会議中の進行が格段にスムーズになります。進行役と参加者がそれぞれの役割を果たし、良好なコミュニケーションを維持することで、生産性の高い会議を実現しましょう。

まとめ

いかがでしょうか。「テレビ会議のマナー」と言いますが、よく考えると普段やっている基本的なマナーや振る舞いの延長線でしか無いと思います。特別なことは、相手が目の前に居ないということだけですので、目の前にいない状況をカバーするような振る舞いを押さえていれば、ある程度問題は無いですし、改まって構える必要は無いと考えます。

基本のマナーが守られた、スムーズなテレビ会議を進めてください！

（この記事は、2019年5月18日に掲載された内容をリライトしています。）