企業向けオンプレミステレビ会議システムの最適なリプレイス方法

企業が使用するオンプレミスのテレビ会議システムは、これまで高い信頼性とセキュリティを提供してきました。しかし、多くの企業が直面しているのは、システムのサポート終了によるリスクです。今、オンプレミスのテレビ会議システムを利用する企業にとって、安定した運用を維持するためのリプレイスが避けられない課題となっています。

本記事では、オンプレミス環境におけるテレビ会議システムの現状を見直し、最適なリプレイス方法について詳しく解説します。これにより、企業が適切な選択を行い、企業の未来につながるリプレイスを行うことができます。

テレビ会議システムのサポート終了が迫る！企業が直面するリプレイスの課題とは？

企業で広く利用されてきたテレビ会議システムの多くが、近年サポート終了の時期を迎えています。特に、Poly製品などの終了が進み、これまでのオンプレミス環境での運用を続けることが難しくなってきました。サポートが終了すると、システムの更新やトラブル対応ができなくなり、セキュリティリスクが増大する可能性があり、企業にとって大きな懸念材料です。
Poly製品を含む既存のシステムは、クラウド型のWeb会議システムへの置き換えが容易ではない企業にとって、特に課題となります。オンプレミス環境を重視する企業では、VPNや社内LANを介した高いセキュリティを保った運用が求められ、サポート終了後のシステム移行は避けて通れない問題です。

さらに、セキュリティを重要視する企業では、リプレイス先としてクラウド型のWeb会議システムを安易に選ぶことが難しいという現実があります。社内LANやVPN、LGWANなど、既存のネットワーク環境やセキュリティ要件に対応する必要があるためです。このような企業にとって、テレビ会議システムのリプレイスは、単なる製品の切り替えではなく、全体の接続環境や運用体制に関わる重要な決断となります。

そのため、サポート終了前に十分な準備と計画を立て、最適なリプレイス方法を検討することが不可欠です。企業が安心して運用できるよう、オンプレミス環境に対応したリプレイス候補の比較や選定を進め、次世代のテレビ会議環境を構築することが求められます。

オンプレミス版テレビ会議システムのリプレイスを検討する理由

オンプレミス版のテレビ会議システムは、多くの企業において長年使用されてきた信頼性の高いコミュニケーション手段です。しかし、近年ではクラウドベースのWeb会議システムやハイブリッド型環境への移行が進む中、オンプレミスシステムの課題が浮き彫りになっています。企業がリプレイスを検討する理由として、まず保守とサポートの終了によるリスクが挙げられます。特に、オンプレミス環境に依存する場合、セキュリティパッチや機能更新が止まると、情報漏洩や脆弱性が高まります。こうした状況に対応するため、VPNやイントラネット環境で運用される社内専用のシステムでも、アップデートが行き届かない問題が発生しやすいのです。

次に、費用対効果の観点も見逃せません。オンプレミス版の運用には専用機器やサーバーの管理が必要であり、その保守コストは年々上昇しています。一方、クラウド型のシステムは月額制の料金で利用でき、導入と運用の手間を減らし、企業全体のIT資源の効率的な活用を支援します。さらに、Microsoft TeamsやZoom、国産のLoopGateといったツールの登場により、企業はより柔軟で簡単に導入できる新しい選択肢を持つようになりました。

また、社内でのオンライン会議の需要が増え続ける中、従来のオンプレミスシステムは接続の安定性や規模拡張に限界があり、特に金融業界など高セキュリティを求める分野ではより強固な環境を求める声が強まっています。これにより、多くの企業はリプレイスの際にクラウド型やハイブリッド型の構築を検討し、全社のコミュニケーションの質を高める方法を探っています。

日本製・国産のオンプレミス版 Web会議・テレビ会議システム LoopGate イントラネット・オンプレミス・社内LAN・VPN環境に対応

オンプレミステレビ会議システムの主要機能

オンプレミスのテレビ会議システムは、企業内のLAN環境やイントラネットに最適化され、堅牢なセキュリティと安定した通信品質を提供します。特に金融や公共機関など、高い情報保護が求められる業界では、外部インターネットを介さないオンプレミス型が重宝されています。

主要機能には、MCU（多地点接続装置）を活用した複数拠点との同時接続、社内向けのHD品質の映像・音声配信、ZoomやMicrosoft Teamsなどの外部ツールと連携可能なインターフェース機能が含まれます。また、LoopGateやVTVなどの日本製システムでは、日本企業のニーズに合わせた柔軟なカスタマイズや、迅速な保守・サポートが特徴です。クラウド型と異なり、オンプレミス型は運用に関する完全なコントロールを持ち、自社の情報システムやVPNに統合できるため、企業内のネットワーク構築と管理が容易です。

これにより、Web会議のセキュリティリスクを抑えながら、スムーズな社内コミュニケーション環境を実現できます。

オンプレミス版テレビ会議システムの現状と課題

企業のコミュニケーション手段としてオンプレミスのテレビ会議システムは、長年安定した接続と高いセキュリティを提供してきました。特に、社内のLANやイントラネット環境においては、外部の脅威から守られる堅牢な運用が可能であり、金融機関などの高いセキュリティ要件を持つ業界での活用が目立ちます。しかし、近年のクラウドサービスの発展に伴い、Microsoft TeamsやZoomといった新しいWeb会議ツールの導入が進んでいます。これにより、オンプレミスシステムの維持や運用に課題が生じています。

オンプレミスシステムは、自社の専用設備を用いて構築されるため、データの管理やカスタマイズ性において大きな利点があります。しかし、その一方で、保守費用や機器の老朽化による運用コストの増大が問題として浮上しています。特に、システムのサポート終了に伴い、パーツの交換や機能追加が困難になることが、システムのリプレイスを迫られる理由の一つです。

企業は、オンプレミスのテレビ会議システムからクラウド型のシステムやハイブリッド環境への移行を検討する際、運用の簡単化と柔軟性を重視する傾向があります。VPNなどを駆使した安全な接続環境の構築や、LoopGateやVTVといった国産システムの導入事例も注目されています。これにより、オンプレミス環境の持つ高いセキュリティ性を維持しつつ、クラウドの利便性を組み合わせたハイブリッド型の対応策が新たな標準となりつつあります。

さらに、オンプレミスの維持には高度な技術を要し、社内のITリソースの負担が大きくなるため、保守やサポート体制をどう構築するかが重要です。日本市場においては、専用機器を使った環境や周辺設備の選定、維持費用に関する情報収集が、企業の戦略を左右します。これらの課題に対する具体的な解決策と最新事例の調査が、企業の競争力強化に繋がります。

オンプレミスかクラウド、選択するためのポイント

企業がテレビ会議システムを導入またはリプレイスする際、オンプレミスとクラウドのどちらを選択するかは重要な決断です。セキュリティ、コスト、使用頻度、運用などの要素を比較し、自社のニーズに合った最適な方法を選びましょう。

このセクションでは、オンプレミスとクラウドの特徴や、選定時に考慮すべきポイントについて詳しく解説します。

リプレイスの選択肢と比較

オンプレミスのテレビ会議システムからのリプレイスを検討する際、企業にはさまざまな選択肢が存在します。これらの選択肢を理解し、適切なソリューションを選ぶことは、スムーズな移行と運用の安定化を実現するために重要です。

オンプレミスとクラウドそれぞれの特徴を比較してみましょう。

オンプレミスの特徴

• 高セキュリティ：データを社内ネットワークに保持し、外部アクセスを最小限に抑えられるため、セキュリティリスクが低い。
• 完全な管理権限：システム管理を自社で行うため、カスタマイズの自由度が高く、特定の業界規制に対応しやすい。
• 安定した通信：LANやイントラネット環境での利用により、外部のインターネット接続が不要で安定した通信が可能。
• 初期コストが高い：専用機器やサーバーの導入が必要で、初期投資が大きくなりがち。
• 保守と運用負担：システムのメンテナンスやトラブル対応がすべて自社負担となる。

クラウドの特徴

• 導入の簡便さ：初期費用が比較的低く、すぐに導入が可能。サーバーやインフラ整備の必要がない。
• スケーラビリティ：利用規模の変更が容易で、増員や減員に柔軟に対応できる。
• 最新機能の利用：ZoomやMicrosoft Teamsなど、定期的なアップデートにより最新機能を簡単に利用可能。
• 通信環境への依存：インターネット環境の影響を受けやすく、回線状況により接続が不安定になる場合がある。
• データの外部管理：データが外部サーバーで管理されるため、特定の業界では情報管理への懸念がある。

セキュリティ重視ならオンプレミス

オンプレミス型のテレビ会議システムは、企業の内部ネットワークで完結するため、高セキュリティを求める企業に最適です。特に、金融業界や政府機関、医療機関などでは、外部アクセスを制限し、LAN環境内でデータの保護が可能なオンプレミスの方がリスクを抑えられます。VPN接続やイントラネットの活用により、情報漏洩のリスクを軽減しながらオンライン会議を行うことができます。また、オンプレミスのシステムは、保守や運用のための専用スタッフがいる企業や、内部監査などの監視体制が整った企業にも適しています。導入時の費用はクラウドに比べて高めですが、ランニングコストは安定しており、頻繁な保守を必要としないシステム設計であれば、長期的なコスト面でも有利といえるでしょう。LoopGateやVTVなどの国産オンプレミス製品は、日本企業向けに高セキュリティ対策を重視しており、評価が高いことも特徴です。

コスト面や使用頻度を考慮するならクラウド

クラウド型のテレビ会議システムは、初期の導入費用が低く、利用した分だけ支払う従量課金制のものが多いため、コスト面でのメリットが大きいのが特徴です。頻繁に会議を行わない企業や、中小規模のオフィスにとっては、Microsoft TeamsやZoomのようなクラウド型システムがコストパフォーマンスに優れています。また、インターネット環境さえあれば使用できるため、イントラネットに制限されない柔軟な接続が可能で、ハイブリッドワークや在宅勤務にも適しています。

クラウド型システムは、アップデートや保守がベンダー側で自動的に行われるため、企業側の負担が少なく、運用が簡単なのも利点です。さらに、AIによる音声解析や会議内容の自動要約など、最新機能がすぐに利用可能であり、企業のコミュニケーション効率を高めることができます。利用者からは「すぐに導入できて、サポートも充実している」「日本国内でも評判が良い」といった口コミが多く、特にTechtargetなどのメディアで評価が高いことも安心材料です。こうした点から、定期的な会議が少ない、あるいは特定の時期だけ集中的に利用する企業にとって、クラウド型は非常におすすめの選択肢です。

新しい導入方法へのリプレイスも視野に

オンプレミスのテレビ会議システムは、信頼性やセキュリティの点で長らく企業に支持されてきましたが、サポート終了や技術の進化により、次世代のシステムへリプレイスするタイミングが来ています。クラウドやハイブリッド環境の選択肢を含め、新しいシステム構築を視野に入れることで、社内ネットワークやイントラネット、VPNを活用しつつ柔軟なオンライン会議環境が実現可能です。この記事では、企業に適した導入方法とその効果を解説します。

ハイブリッド環境の構築

新しい導入方法の一つとして注目されているのが、ハイブリッド環境です。これは、オンプレミスシステムの信頼性と、クラウドの柔軟性を組み合わせた形態で、企業の様々な課題に対応できます。

以下のような特徴があります。

• セキュリティの向上：イントラネットやVPNを利用することで、高いセキュリティ水準を維持しつつ外部アクセスが可能。
• 柔軟な接続対応：社内ネットワーク経由での安定した接続と、インターネット経由でのリモートアクセスを両立。
• 運用負担の分散：クラウドの自動更新やリモートサポート機能を活用し、オンプレミス管理の負担を軽減。
• 拡張性：必要に応じてクラウド側のリソースを増強でき、将来のニーズに応じてスケールアップが可能。
• コストの最適化：クラウドの従量課金制を活用し、ピーク時のみリソースを利用するなどのコスト管理が可能。
• 災害対策・バックアップの強化：クラウドによるバックアップ機能により、災害時もデータやシステムを保護。
• 多拠点連携の強化：複数拠点での利用がスムーズで、地理的に分散したチームでも同じ環境下で利用可能。

システム運用の簡単化

オンプレミスシステムのリプレイスにあたり、多くの企業が考慮する点の一つに「運用の簡単化」があります。新たに導入するテレビ会議システムが、従来のものと比べてシンプルで使いやすいかどうかは、社員の負担軽減や運用コスト削減の観点から重要です。システムの簡単化を図る方法としては、TeamsやZoomなどの使い慣れたクラウドツールとの連携が挙げられます。これにより、オンライン会議の設定や参加がワンクリックで完了するなど、従来のオンプレミスシステムよりも手間を省くことが可能です。

また、導入後の保守やトラブル対応にかかる負担を減らすために、自動更新機能やリモートサポートが充実した製品を選ぶこともポイントです。例えば、Microsoft Teams Roomsは、クラウド経由で最新機能が自動的に更新されるため、保守の手間が少なく済みます。さらに、VPNなどでイントラネットを経由するセキュリティ対応も、クラウド上で行える場合が増えており、企業のIT担当者が直接システムに手を加えることなく、安全な環境で運用可能です。

新しいシステムの運用が容易になることで、社員の負担が軽減されるだけでなく、業務効率が向上し、会社全体の生産性も高まります。特に、導入後すぐに業務に適応できるよう、オンライン研修やデモの実施も検討するとよいでしょう。こうしたポイントを押さえながら、運用の簡単化を重視したシステム選定を行うことで、企業にとって最適なテレビ会議環境が実現可能です。

システム導入時の注意点とベストプラクティス

新たなWeb会議やテレビ会議システムを導入する際、企業は慎重な計画と準備が必要です。まず、システム選定時には、オンプレミス型とクラウド型のメリットとデメリットを比較し、自社のネットワーク環境やセキュリティ要件に適した構成を選ぶことが重要です。例えば、金融業界のように情報保護が厳重な場合は、社内イントラネットを活用し、VPNで接続するハイブリッド型が検討されます。

また、選定時には、導入後の運用負担や保守体制を見据え、スムーズに接続できるような設備やサポート体制を確保しましょう。近年では、LoopGateやVTVなどの国産製品が、日本の企業ニーズに対応する形で評価されています。さらに、システム導入時には、社員が使いやすいインターフェースを重視し、Microsoft TeamsやZoomとの連携が容易なツールを選ぶことで、既存の社内コミュニケーションとの親和性も高まります。これらのベストプラクティスを踏まえることで、システム導入の成功率が向上し、長期的な運用も円滑に進められるでしょう。

導入後のサポートとメンテナンスの重要性

オンプレミスのテレビ会議システムをリプレイスした後、安定した運用を続けるためには、導入後のサポートとメンテナンスが重要な役割を果たします。特に社内LANやイントラネット環境で構築されたシステムは、インターネットを通じて提供されるクラウド型Web会議ツールとは異なり、自社での保守・管理が求められます。そのため、運用後に発生する可能性のあるトラブルや接続不良への対応を見据えた準備が不可欠です。

企業によっては、Microsoft TeamsやZoomのようなクラウドサービスと組み合わせたハイブリッド環境を導入することもありますが、これにも専門的なサポートが必要となる場合があります。導入後のメンテナンスを効率的に行うには、システムベンダーのサポート体制を確認し、保守の範囲や対応速度、サポート料金についての理解を深めることが大切です。また、導入事例をもとにしたフィードバックやユーザーの声を収集することで、必要に応じた運用改善を図ることができます。

さらに、リプレイス後の新システムが十分に活用されるよう、社内研修や利用マニュアルの整備も効果的です。これにより、ユーザーがシステムの操作に慣れ、コミュニケーションの質を向上させることが可能となります。こうした運用面のサポートとメンテナンスを重視することが、導入後も安定したオンライン会議環境を維持し、企業にとって効果的なシステム活用を支援します。

システム移行後の運用と支援

新しいテレビ会議システムの導入後に発生する運用課題や支援体制について解説します。多くの企業が、移行直後に設定や接続のトラブルに直面しやすく、特に社内LANやイントラネット環境を利用する場合には、事前の十分な準備とサポート体制が不可欠です。導入後の運用がスムーズに進むためには、定期的なメンテナンスやトラブル発生時の迅速な対応が求められます。

さらに、Microsoft TeamsやZoomなどのオンラインツールとの連携や、VPNの活用により安全な接続環境を構築することで、企業のセキュリティ要件も満たせるでしょう。クラウド型の柔軟なサポートやオンプレミスの専用サポートを活用することで、企業の運用負担を軽減し、持続可能なシステム環境を実現できます。

企業にとっての最適なリプレイス手法と導入のステップ

企業が使用するオンプレミスのテレビ会議システムは、信頼性やセキュリティの面で優れた特性を持っていますが、サポート終了や技術的な進化に伴い、システムのリプレイスが求められることが増えています。最適なリプレイス手法としては、クラウド型への移行や、オンプレミスとクラウドの利点を兼ね備えたハイブリッド型の導入が挙げられます。特に日本の企業環境においては、セキュリティを重視する金融業界や社内LANを活用したイントラネット環境を持つ企業での導入事例が多く、これらを参考にすることで自社に最適な形を探ることができます。

リプレイスを成功させるためのステップとして、まず現状の課題と要件を明確化し、対応する製品を選定することが重要です。具体的には、Microsoft TeamsやZoom、日本製のLoopGateなど、自社環境に最適な製品を比較し、必要な機能とサポート体制が整っているかを確認しましょう。また、システムの構築段階では、パソコンや専用機器、接続環境の整備を行い、VPNやインターネット接続との連携を図ることで、スムーズなオンライン会議が可能になります。

導入後も安定した運用を続けるために、継続的なサポート体制を確保し、利用者からのフィードバックを活かした運用の改善が求められます。これにより、企業のニーズに応じたテレビ会議環境の強化が可能となります。

テレビ会議システム専用機のサポート終了期限一覧

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