上手く行かないときは客観的にテレビ会議シーンを見て課題をみつけよう!

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新型コロナウイルスの流行も相まって、遠隔コミュニケーションツールとしてテレビ会議を利用する場面が増えました。しかしいざ使用したものの、なぜか相手に意図が伝わり切れず中途半端な感じになった…といった声を聞くことがあります。
導入したものの上手く行かないから社内で浸透しなかったり、結局直接会うことにしたり…とせっかく便利なツールのはずなのにそんな状況になったらもったいないですよね。

そんなときは、一度テレビ会議をしているシーンを客観的に見てみてはいかがでしょうか?そうすることで、いろいろな課題が浮き彫りになることがあります。
今回の記事では、テレビ会議が上手く行かない場合の代表的な課題点(=改善点)をご紹介します。

意外に気づかない目線や音量の状況

テレビ会議が上手くいかないと感じる場合、まずチェックすべきは自分の目線や音量です。これを確認しないまま進めてしまうことは意外と多く、そのまま進めてしまうと上手く行きません。

自分の目線チェック

まずは自分の目線。つい参加者が映っている画面を見てしまいがちでカメラに目線が行かなくなります。ノートパソコンであればディスプレイの上部にカメラが内蔵されているので目線は少し下に落ち気味になりますし、別途カメラを設けていてモニターから離れている場合は、相手の画面では完全にそっぽを向いて話している自分が映ることになります。

相手の顔を見て話していないのですから、あまり印象良くは映らないですよね。
テレビ会議で話をするときは、なるべくカメラに向かって話す癖をつけると良いでしょう。

音声は大丈夫??

聞こえづらく会議がスムーズに進められないというのはよく聞くトラブルです。聞こえにくい状況を伝えなければ、残念ながら相手は気づいてくれません。

会議を始める前に、

「音声チェックです。私の声はそちらに聞こえていますか?」

というチェック工程を挟めば、相手もそれに応えてくれるはずです。

テレビ会議シーンを撮影して客観的にチェック

さらにテレビ会議の課題を解決するには、自分が相手にどのように見えているか、言っていることがしっかり伝わっているかなど、一度会議自体を客観的に見てみると良いでしょう。そうすることで、細かな改善策も見えてくるはずです。

ついつい目線が外れてしまうのであれば、カメラの設置位置を見直したり、声が聞こえにくいのであればスピーカーマイクの位置も変えたり、機材を変更してみる…といった判断ができます。前述した通り音声チェックをルール化してしまうのはかなり有効です。客観的に見ると周辺機器の設定や周辺環境など声が聞こえにくくなっている原因も絞り込むこともできます。

準備段階であればサポートセンターにオススメの設定方法をアドバイスしてもらえるので、そういう方法も有効です。

撮影したテレビ会議を社内で共有

一対一のテレビ会議でも集団のテレビ会議でも、撮影したテレビ会議は社内の設備担当やシステム担当、管理上長に共有することで設備の見直しといったことにも繋がり、環境面でより改善されるかもしれません。

今後、テレビ会議やWeb会議は遠隔コミュニケーションの要となるツールになります。その時代に対応できるよう、社内のテレビ会議シーンチェックをされてみてはいかがでしょうか?

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