会議室を使用する際の注意点と社会的なマナーについて

会議室は落ち着いた環境の中で話し合いや決議を行うのに便利ですが、使用する際には注意点を守り、社会的なマナーも遵守することが大切です。社会人として恥ずかしくない使い方を心がけるためにも、会議室の使用における様々な注意点を学びましょう。

会議室は様々な用途で使われることを理解する

会議室はその名称から会議を目的に使うイメージがありますが、実際の用途は多彩であり、会議とは全く関係が無い事柄で使用されるケースも少なくありません。会議室によっては仕切り板の着脱で広い空間を確保できる作りになっている所もあるので、汎用性が高い多目的ルームとして扱われることもあります。また、様々な設備の持ち込みもできることから、写真や動画などの観賞や小規模なパーティーを目的とした使用も可能です。会議室を使用する際は事前に申請を行うのが普通ですが、その際に使用する目的も提示することになります。会議室の使用目的の可否は所有者に一任されているので、場合によっては使用許可が下りないことも珍しくありません。法的な拘束力はありませんが、会議室の使用については所有者の意向に沿うのが社会的なマナーと言えます。

会議室は会社や団体が自社の敷地内に置く関係者専用の物と、雑居ビルなどに置かれているレンタルルームに大別されます。関係者専用の会議室については所有者である会社や団体の意向を第一に尊重するのが正しい使い方です。レンタルルームについても所有者が定めた規約を遵守する点は同じですが、使用の際は部屋を借りるための料金を支払うことになります。また、レンタルルームは使用時間の管理が非常にシビアなので、わずかでも時間を超過してはいけません。汚れや破損が生じると弁償することになるケースもあるので、丁寧に扱うことを心がけます。

所有者が定めた規約と社会的なマナーの両方を遵守することが大切

会議室は所有者の決めた規約を守れば基本的には誰でも使用可能です。規約では室内設備の破損や紛失、所有者に無許可で改造するなどの行為が禁止されていることが多いので注意が必要です。また、会議室を使用する時間も事前に決めておくのが普通ですが、後片付けの時間を考慮してある程度は余裕を持って申請するのが上手に利用するコツになります。その一方で会議室は様々な人が使うので、混雑している時は必要最低限の時間にとどめるのも社会的なマナーになります。また、会議室を使い終わった際は室内の掃除を行うのも社会人としての礼儀ですが、場所によっては清掃業者によるメンテナンスを行う所もあります。そのような所での素人作業は却って迷惑になるので避けるのが無難です。

雑居ビルに複数置かれている会議室の場合、廊下やエレベーターなどの共有施設の使用についても厳しく定められていることがあります。荷物を放置したり複数人でたむろするなど、どのような理由であれ共有スペースを塞ぐ行為は非常に迷惑です。迷惑行為を繰り返すと悪質と見なされ、会議室の利用が禁止されてしまう可能性があります。そのため、会議室にＯＡ機器やオフィス家具などの荷物を持ち込む際は出来るだけ時間をかけないように少数にとどめることを心がけます。特に部屋数が多い雑居ビルでは他の入居者が共有スペースを使う頻度が高いので、短時間であっても占有する形にならないように細心の注意を払うことが大切です。雑居ビルに駐車場が併設されている場合でも使用ルールは物件ごとに異なるので、トラブルを避けるためにも必ず事前に確認を済ませておくことを心がけます。物件によっては指定された会議室を使用しないと駐車場の使用許可が得られない所もあるので注意が必要です。

まとめ

会議室の使用マナーの多くは一般常識レベルの事柄なので何ら問題はありません。それに加えて会議室の所有者が定めた規約を守るのが正しい使い方になります。ルールを守り、常識に則った方法で会議室を使うのが社会人としてのあるべき姿です。