WEB会議とは？仕組みや使用方法などの基礎知識からメリット・デメリットを詳しく解説！

コロナウイルス感染症の影響もあり、爆発的に普及したツールの代表格がWEB会議です。ビジネスシーンに限らずプライベートなどあらゆるシーンで利用が進み、電話やメールに並ぶ、日常的なコミュニケーションツールの一つになってきました。

ですが、WEB会議についてあまり詳しくない方は、WEB会議の仕組みや、失敗しないための注意点などがとても気になると思います。本記事では、WEB会議についての基礎知識から、利用シーン、メリット、デメリットまで詳しく解説していきます。

WEB会議について

WEB会議とは

WEB会議とは、パソコンやスマートフォンなどを通じて遠隔地にいる人や拠点とビデオ通話でつなぐ仕組みの総称です。スマートフォンやノートパソコンに搭載されたカメラやマイクを使用する方法や、WEB会議用のカメラやマイク・スピーカを使って複数人が同じ場所から接続する方法もあります。

「会議」に限らず、朝礼や打合せのような社内コミュニケーション、オンライン商談やセミナーなどの営業活動、面接のような採用活動にも広く利用されています。

WEB会議のメリット、デメリット、その他のコミュニケーションツールとの違い

WEB会議のメリット

WEB会議の主なメリットは次の5つです。

• 会議開催が容易
• 移動時間・旅費・会場費等のコスト削減
• 組織プロジェクトが編成しやすい
• 仕事のスピードと質の向上
• 多様性向上と優秀人材の確保

それぞれを解説していきましょう。

会議開催が容易

WEB会議は人が集まらなくて済むため、会議の下準備もWEB会議で済ませられます。また会場も大勢集まる広い部屋がいらないです。資料も画面で共有することもできるので、印刷配布も不要です。メールや電話で伝わりにくいことをWEB会議で伝えるなど、いつもの業務の延長線上にあるツールなのです。

移動時間・旅費・会場費等のコスト削減

会議のために参加者が集まる場合は、参加者の移動交通費や会場の利用費の他に、参加者の移動時間もコストとして発生しています。移動時間は何も生み出していないことが多いので、勿体ないですね。近場の移動でも、塵も積もれば山となりますので、大きなコスト削減につながります。

組織プロジェクトが編成しやすい

WEB会議によって拠点に縛られずに業務することが可能となりますので、プロジェクトメンバーを選ぶ時にも拠点を軸に考える必要はありません。最適な人材を配置することで従来よりも柔軟に事業を進められるようになります。

仕事のスピードと質の向上

例えば1ヶ月に一度に2時間の定例会議で進捗を確認するスタイルと、毎週30分の進捗確認するスタイルでは、後者のほうが軌道修正や意思決定がスピーディーになります。1ヶ月も経つとマネージャー側も経緯を忘れてしまっているタスクもあるかもしれません。中には1ヶ月間停滞してしまっている仕事もあるかもしれません。このようにコミュニケーション頻度を高く保つことでスピードと質を向上できるのです。

多様性向上と優秀人材の確保

日本では少子高齢化や人口減少と人口構造が大きく変化していますが、若年者の労働意欲に変化が現れ、一方では高齢者や女性の活躍が期待されています。人口減少社会において労働力を確保していくことは喫緊の課題ですが、働き方の自由度が増すツールであるWEB会議を導入し定着させることは重要な選択となるでしょう。

WEB会議のデメリット

共有される情報量に限りがある

WEB会議は便利な反面、対面のコミュニケーションと比べると共有される情報量には限りがあります。人はノンバーバルコミュニケーション（非言語コミュニケーション・ボディーランゲージとも呼ばれます）と言って表情や目線、しぐさなどから多くの情報を受け取っていますが、WEB会議ではこれらの情報が伝わりにくい性質があります。特にスマートフォンやパソコンの小さな画面で見える範囲は狭く限られます。
→ 解像度が高いものや大きな画面に映し出せるサービスを利用すると良いでしょう。

話しかけるアクションに工夫が必要

WEB会議では、大勢の人が集まっている割に、アイコンタクトやジェスチャーが伝わらないという特徴があるため、誰に話しかけているかわからないことがあります。また話しかけても返事が聞こえなかったり、話し終わったのかまだ話が続くのかが読み取りづらいなど、対面会議とは異なる苦労があります。
→ ●●さん、この件ですが…のように名指しする。話し終わりには「～～～以上です。」のように締めくくる等の配慮があると会議進行がスマートになります。

音声機器に気遣う必要あり

マイク・スピーカーから音が回ってハウリングやエコーが発生したり、ガサガサと大きな音が鳴ることがある。
→ 一つの部屋からは１台のみが参加する、マイクに余計な音が入らないように注意する、技術サポートに相談する等が必要な対応です。

状況により通話状態が上手く行かないケースがある

また、パソコンやスマートフォンのスペックやバックグラウンドで動くアプリケーション、あるいは通信品質によって通話状態が悪化することがあります。状態が悪化すると音が途切れたり切断されるといった症状に現れることがあります。部下が報告している時に不具合があれば上司は指摘できますが、逆に上司が話している時に不具合があると、部下はなかなか指摘できないことが多いです。
→ 品質の良い専用機を選択できるサービスや技術サポートの提供があるWEB会議サービスを使うと良いでしょう。

その他のコミュニケーションツールとの違い

目的や解決するべき課題によって選ぶべきコミュニケーションツールは異なってきます。WEB会議を含むコミュニケーションツールを以下の通り比較してみました。

チャット

メール

電話

WEB会議

対面

WEB会議もその他のツールも、あくまでも手段である…ということが言えると思います。得たい結果を思い描き、最適なツールを選択していきましょう。

WEB会議否定派の意見

集まって会議しないと理解しているかどうかわからない。せっかくだしたまには会いたい。空気をともにすることが大事。

→ WEB会議と組み合わせて、会うことも組み合わせるのがオススメです。定例WEB会議は毎週開催。対面会議は四半期に一度開催。

WEB会議肯定派の意見

WEB会議が利用されているシーン

会議

複数人が集まって話ができますので定例の会議に利用することで、移動時間とコストを削減しながら、（なおかつ開催頻度も高めながら）意思決定や進捗確認などをスピーディーに行えます。

打合せ

身近なツールですので定例会議のような幹部も参加するものだけではなく現場レベルの業務目的での打合せにも利用できます

朝礼

毎朝の業務確認や幹部からの挨拶等により元気よく一日を始められます。遠隔地の職員の様子も日毎に確認できるので、相互理解につながります。また成功体験やクレームなどの情報は速やかに横展開することができ生産性向上につながります。

面接

採用面接や人事面談などにも利用できます。出張して集まる必要がありませんのでお互いに移動の時間も費用も負担が減ります。

オンライン商談

問い合わせ後の営業フォロー時に、営業資料と営業担当者の顔の相手に見せながら即日プレゼンテーションすることが可能です。営業リードタイムが短縮され、顧客の関心度が高いうちにアプローチすることができます。

セミナー

オンラインでセミナーを開催できます。会場を手配して来場者を対応する必要はありません。近隣の顧客だけではなく全国全世界にセミナーを配信できるため、よりアピール効果が高まることが期待されます。

訓示・総会

トップのメッセージをリアルタイムに全社員に配信できます。複数の会場をリアルタイムに中継できるため、反応も確かめながら臨場感のある行事を開催できます。

WEB会議の費用 （2地点間想定）

(1)無料（ソフトウェアタイプ）

ZoomやTeamsなど海外ITサービスで無料で利用できるサービスがあります。サポートが含まれませんのでWEB会議経験者や社内にITに詳しい人が多い企業に適しています。

(2)有料（ソフトウェアタイプ）

有料でサポートも得られるサービスです。ソフトウェアタイプなのでパソコンなどの端末機の性能や裏で立ち上げているアプリケーションなどの影響を受けます。社内にITに詳しい人が多い企業に適しています。

(3)有料（専用機タイプ）

有料でサポートもあり、ハードも提供されるサービスです。WEB会議に最適化されているため安定性や操作性に優れます。現場によっては詳しい人がいないという会社に適しています。

※概算費用です。詳しくは各サービスの提供者にお問い合わせください。

まとめ

WEB会議は、これからの時代の人材確保やビジネスシーンに欠かせないコミュニケーションツールとなっている。
WEB会議は、トラブルがつきものだが、いろいろな種類があり、安定したものもあるので目的や自分たちの環境にあったものを選ぶ。
WEB会議は、対面と違って情報の伝わり方に制約があるので、利用者側の注意（運用の工夫）も必要。
WEB会議は、ツールとしてはメールやチャットなどと違った役割があってとても便利。