無人受付システムとは？導入のメリットなどを解説！

無人受付システムは、企業や自治体の窓口業務を効率化し、コスト削減やサービス向上を実現する画期的なソリューションです。対面に近いリモート接客を可能にすることで、顧客対応をスムーズにしながら、専門知識を持ったスタッフが遠隔地からでもサポートできる仕組みです。コロナ禍を経て非対面サービスの需要が高まり、無人受付システムはあらゆる業界で注目を集めています。
本記事では、無人受付システムの具体的なメリットや活用事例をご紹介します。

無人受付システムとは？

無人受付とは、特定の地点からコールセンターや窓口などにリモート接続して、接客対応できるシステムです。専門スタッフを全国各地に配置せずとも、特定の拠点やコールセンターから全国の窓口対応ができるので、接客サービスの向上や対応力の強化に繋がるため、コストの削減と売上げアップを両立できる仕組みとなります。

まるで対面、簡単な操作のシステムが有効

最近では、大きなモニターに応対者を映し出す無人受付システムがあります。これなら、映像と音声を組み合わせてまるで対面に近い接客が実現可能です。お互いに画面を通じて表情や仕草を把握できるので、相手の理解度を察知しながらコミュニケーションを交わすことができます。ボタンひとつで接続できる簡単な操作性や事前予約機能があれば、IT機器の操作が苦手な方が来訪したとしても、スムーズなやり取りができるようになります。

近年は、新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、経営難に陥る企業も珍しくありません。よりスマートな経営によってビジネスを効率化する仕組みが求められています。その点、コアビジネスに専念して収益を高められるよう、受付業務の効率化を検討している経営者も多いのではないでしょうか。無人化による人件費削減だけでなく、受付業務の精度向上も図れるため、カウンターの設置や内線電話の代替としても有効です。システムの導入に際しては、企業規模や業務内容に応じた柔軟なカスタマイズが可能で、施設に最適なタイプを選ぶことが重要です。

無人受付システムは業務効率の向上からコスト削減・業績アップにつながる可能性を秘めているのです。この記事では、無人受付システムの導入メリットや活用事例をご紹介していきます。

無人受付と有人受付の比較検証

無人受付と有人受付は、それぞれ異なる特徴と利点があります。無人受付は、タッチパネルやタブレット（例：iPad）を活用し、訪問者が自動で来訪手続きを行えるシステムです。これにより、企業は受付業務の人件費を削減し、業務効率を高めることができます。

一方、有人受付は、対面での応対によって来訪者に安心感を提供し、柔軟な対応が可能です。無人受付の導入により、クラウド型システムを通じた来訪者データの一元管理や、AIによる顔認証を使ったセキュリティの強化が実現します。
企業の規模や施設の特性に応じて、最適な選択肢を検討することが重要です。

効率アップの理由

無人受付の導入は、企業の業務効率を大幅に向上させるポイントとして注目されています。

第一に、無人受付は、来訪者の情報を事前に登録・管理し、訪問時にはタブレットやタッチパネルで迅速に入館手続きが完了します。これにより、受付業務に費やす時間が短縮され、スタッフは他の重要な業務に集中できます。さらに、無人受付はクラウド型システムにより複数拠点を一元管理でき、リモートからでも来訪状況や履歴を把握できるため、運用の柔軟性が向上します。

また、メール通知機能を活用すれば、来訪者の情報が事前に担当者へ共有されるため、対応の遅延が防げます。AIによる自動化技術や顔認証システムを搭載した製品では、セキュリティの向上とともに、訪問者の身元確認が自動で行われ、さらなる効率化が図れます。
これらのメリットにより、特にオフィスや工場、ホテル、クリニックなど、多様な施設で無人受付が積極的に採用されています。

無人受付システムは有人受付の課題を解消できる

有人受付の課題は、対応できる人や窓口が限定されることです。当然、その窓口の最寄りに住んでいない方は、窓口を訪問できないケースもあります。また、窓口を担当されるスタッフがすべてベテランというわけではありません。スタッフの知識に偏りがあったり、誤った情報が周知されていたりする場合もあります。
このような場合、質問・相談した内容に関しての回答を得るまでに、待ち時間が発生しかねません。最悪のケースでは、たらい回しが発生する場合も想定できます。
しかし、無人受付システムを導入することで、これらの課題を解消できる可能性を持っているのです。

導入により得られるメリット

無人受付システムの導入は、企業や施設にさまざまな利点をもたらします。無人化によって受付カウンターの業務を効率化するだけでなく、接客スタッフの遠隔対応や効率的なリモートサポートが可能となり、運営コストの削減と顧客満足度の向上が期待できます。

さらに、全国どこからでも対応できる柔軟性があり、クラウド型のシステムを活用すれば、訪問者の登録や来訪履歴の管理もスムーズに行えます。これにより、企業全体での業務効率が飛躍的に向上します。
無人受付システムを導入することで得られるメリットを3つ解説していきます。

メリット1．専門知識のあるスタッフがリモート対応できる

現無人受付システムを導入することで、受付カウンターに専門知識のあるスタッフを常駐させる必要がなくなります。代わりに、クラウド型やリモート対応型のシステムを利用することで、専門スタッフが離れた場所からでもリアルタイムで対応可能です。タブレットやタッチパネルを通じて、来訪者とのビデオ通話や内線連絡を行うことができ、的確な対応が求められる場面でも柔軟に対応できます。
また、AIや自動応答システムを併用することで、より複雑な問い合わせにもスムーズに対応し、来訪者の満足度を高めることが可能です。

メリット2．全国どこからでも接客対応が可能になる

無人受付システムを導入すると、接客業務が地理的な制約を受けずに全国どこからでも対応可能になります。クラウド型のシステムを活用することで、リモートスタッフがタブレットやパソコンを使い、来訪者にリアルタイムで接客対応できます。
特に、複数拠点を持つ企業や広範囲に展開する店舗の場合、一元管理が可能なため、効率的に受付業務を進めることができます。さらに、来訪者は遠方まで窓口に訪れる必要が無くなり、全国どこからでも窓口さえあれば、一律にサービスを受けることができます。

また、英語や他の言語対応が必要な場合にも、専門スタッフがリモートで対応することで、スムーズなコミュニケーションが実現します。

メリット3．接客スタッフの採用・育成の効率が高まる

本部から遠く離れた地点で接客業務をしてほしいけれど、教育が行き届かないケースもあるでしょう。無人受付で本部と連携すれば、接客スタッフのスキルが乏しくても接客をフォローでき、従業員を採用しやすくなります。

また、リモートで本部から一極化した集中教育をしていけば、各エリアで働く従業員の知識レベルを一定化できます。拠点ごとに専門スタッフを配置して教育するよりも、育成効率が高まるでしょう。

スタッフを各地の受付窓口に配置するとなれば、見えづらい人事・採用、そして先に述べた育成面が大変になることは容易に想像がつきます。無人受付システムのリモート対応であれば、機材と場所のみとなるので、コストも見えやすく計画が立てやすいです。

オフィスで見かける電話タイプ・タブレットタイプ（iPad）の受付システムとの違い

無人受付システムは、従来の電話タイプやタブレットタイプの受付システムとは異なる独自の利点を持っています。

電話タイプの受付システムは、訪問者が受付に設置された電話機を使って担当者に直接連絡を取る形式です。この方法では、訪問者が電話操作に慣れていない場合、不安や混乱を招くことがあります。また、電話が混み合っている場合、訪問者が待たされることも考えられます。

タブレットタイプの受付システムは、訪問者がタッチスクリーンを操作して受付を行う形式です。これは直感的で操作しやすい反面、タブレットの故障やソフトウェアの不具合が発生すると受付が滞るリスクがあります。また、タブレットタイプのシステムは、訪問者の情報入力に時間がかかることがあり、ピーク時には待ち時間が発生する可能性もあります。

無人受付システムはこれらの課題を解決するために設計されています。無人受付システムは高度なAI技術やセンサー技術を活用し、訪問者の顔認識やQRコードスキャンなどの機能を提供します。これにより、訪問者は迅速かつスムーズに受付を済ませることができます。さらに、無人受付システムは24時間365日稼働するため、常に安定したサービスを提供できます。

業界別無人受付システム導入事例の紹介

無人受付システムは、さまざまな業界で導入が進んでおり、その活用事例は多岐にわたります。例えば、企業のオフィスにおいて、タッチパネル式の受付システムを導入することで、来訪者が事前に予約した情報を簡単に登録し、当日の訪問手続きをスムーズに行える環境が整えられています。また、クリニックやホテルなどでも、来訪者がタブレットを通じてセルフチェックインを行い、従来のカウンター対応を効率化する事例が増えています。

さらに、クラウド型のシステムを活用することで、各拠点を一括管理し、受付業務の無人化によるコスト削減が実現可能です。無人受付システムの導入によって、幅広い業界で業務効率化が図られています。実際の事例を紹介していきます。

専門スタッフが詳しい製品の説明と販売を促進

無人受付システムの活用事例として、家電量販店での導入が挙げられます。

特に、来店客がタブレットを使用して製品情報を検索し、希望する商品を選択すると、その商品の専門スタッフが自動で通知を受け、来客に対して詳しい説明や販売促進を行う仕組みが導入されています。この仕組みにより、顧客は必要な情報を迅速に得ることができ、スタッフは来客状況を把握した上で、効率的にサービスを提供できます。

さらに、システムはクラウド上で稼働しており、複数店舗での導入が可能です。これにより、チェーン展開している企業が一括でデータを管理し、各店舗の来訪状況や販売促進活動の効果をモニタリングできます。システムは予約や入館登録の自動化だけでなく、事後の対応記録や販売データも自動的に記録・管理されるため、顧客満足度向上と業務効率化の両面で効果を発揮します。
価格や機能のバランスを考慮し、現場に最適なソリューションを導入することが、業務効率と売上向上につながります。

交番の応対に無人受付を採用し地域サービスを向上

交番での無人受付システムの導入は、地域サービス向上の一環として注目されています。地域住民が交番を訪れた際、無人受付システムがタブレット型の端末で応対し、来訪者が必要な情報を簡単に入力できる仕組みです。例えば、相談内容や緊急度に応じて、警察官に自動的に内線電話で通知が送られ、迅速な対応が可能となります。このシステムは、地域のサービス向上と効率化を目指して導入され、従来の有人対応と比較して、待ち時間の短縮や応対の正確性が向上しました。

また、事前に相談内容を登録できる仕組みや、利用者が自身のスマートフォンから事前にアクセスできるシステムも開発されており、緊急時の対応をさらにスムーズにしています。
特に、無人受付システムの設置により、地域住民への案内文を複数言語（英語など）で表示できるようになり、外国人居住者にとっても利用しやすい環境が整っています。このようなソリューションは、規模を問わず導入可能であり、今後さらに多くの交番や公共施設での導入が期待されています。

そのほか、市町村役場でも無人受付が導入されています。地方の役場に無人の住民相談窓口を設置。住民は本庁に訪れずに相談を受けられます。高齢化の進む地方においては、対応がスムーズになり、たらい回しのような事態が無くなりました。

システムの管理と運用方法

無人受付システムの管理と運用方法は、企業や施設の効率的な業務運営において重要な要素です。無人受付システムを導入することで、訪問者の登録や受付業務の自動化が可能になり、タブレットやタッチパネルを利用して迅速かつ簡単に手続きを進めることができます。特に、クラウド型のシステムでは、遠隔からの管理が可能で、リアルタイムで状況確認や通知の発行が行えます。これにより、受付カウンターの無人化が実現し、コスト削減や業務効率化に大きく貢献します。また、セキュリティ対策として、来訪者の記録や入退室情報の自動保存機能を活用し、徹底した管理体制を構築することも可能です。

受付業務の効率的な管理

無人受付システムを活用した受付業務の効率的な管理は、企業の運営コスト削減と業務効率化に直結します。まず、システム導入により、受付カウンターの業務が自動化され、タブレットやタッチパネルを通じて来訪者が自ら手続きを行う仕組みが構築されます。これにより、従業員が対応に費やす時間が削減され、より重要な業務に集中できる環境が整います。さらに、クラウド型の無人受付システムでは、管理者が遠隔地からでも訪問者の状況や受付業務の進行状況をリアルタイムで確認できるため、業務の進行状況を把握しやすくなります。

このシステムには、メール通知や内線電話を活用した担当者への連絡機能も備わっており、来訪者対応がスムーズに行えるよう設計されています。また、受付業務の自動化により、訪問者の事前予約や入館手続きを簡素化し、タッチパネルでの案内文表示や英語対応も可能なため、多様な来訪者に柔軟に対応できます。さらに、セキュリティ強化として、来訪者の身元確認や写真撮影、記録保存などの機能があり、来訪情報の一元管理が実現します。

一方で、システムのメンテナンスや運用コストの考慮も重要です。例えば、定期的なソフトウェアアップデートを行い、システムの安全性を保つことが求められます。導入時には、施設の規模や業務内容に合った最適なシステムを選ぶことが必要です。こうした効率的な管理体制の構築は、企業や施設の受付業務の質を向上させ、来訪者への対応をよりスムーズにします。

コスト削減と効率化の実現可能に

無人受付システムを導入することで、企業や施設はコスト削減と業務効率化の両立を実現できます。従来、受付業務には専任のスタッフが必要であり、その労働力にかかる人件費や管理コストが発生していました。しかし、無人受付の導入により、タブレットやタッチパネル端末を用いた自動化が可能となり、人的リソースの最適化が図れます。また、クラウドベースのシステムは複数拠点の一括管理や、リアルタイムでの状況確認ができ、業務効率が大幅に向上します。これにより、企業は受付カウンターの無人化と同時に、経費削減と受付対応の迅速化を達成できるのです。

労働力の最適化による削減効果

無人受付システムの最大の利点の一つは、労働力の最適化によるコスト削減効果です。従来、受付業務には多くのスタッフが配置されており、特に大規模なオフィスやホテル、クリニックなどでは、受付担当者のシフト管理が必要でした。しかし、無人受付システムの導入により、訪問者の受付手続きを自動化でき、必要な人員を大幅に減らすことが可能です。タブレットやタッチパネルを活用し、訪問者が自ら情報を入力し、内線電話で担当者を呼び出す仕組みにより、業務が効率化されます。

また、無人受付システムにはクラウド型の選択肢もあり、管理者がどこからでも来訪状況や登録情報を確認できるため、効率的な運営が可能です。さらに、メールや通知機能を活用すれば、訪問者が事前に予約を行い、当日はスムーズに手続きを完了できる環境を整備できます。このような機能により、タスクの負担が減り、他の重要な業務に集中できる体制が構築されます。

無人受付システムの導入には初期投資が必要ですが、長期的な視点で見れば人件費削減の効果が大きく、コストパフォーマンスに優れたソリューションと言えます。特に、AIや顔認証機能を搭載した高度なシステムは、セキュリティ面でも優れ、訪問者の履歴や記録を自動で管理することで、後からの確認も容易です。結果として、受付業務の効率化とコスト削減を両立することができ、企業の経営戦略において重要な役割を果たします。

無人受付システムの選び方のポイント

無人受付システムを導入する際には、企業や施設の規模、業務内容、環境に応じた適切な選定が重要です。まず、システムのタイプについて考慮する必要があります。タッチパネルを用いた台型のシステム、タブレット（例：iPad）を使用するモバイルタイプ、またはロボットを活用した動きのあるシステムなど、多様な選択肢が存在します。企業の受付業務の性質や来訪者の流れに最も適したシステムを選ぶことで、運用がスムーズに進みます。

次に、クラウド型とオンプレミス型の違いを理解することが重要です。クラウド型のシステムは、インターネット環境が整っていれば、場所に縛られず管理ができ、遠隔地からのアクセスや複数拠点の一元管理が可能です。これに対し、オンプレミス型は、社内LANを利用して運用するため、データのセキュリティ面での安心感があります。企業のセキュリティポリシーや情報保護の基準に合わせた選定が必要です。

さらに、システムの機能にも注目しましょう。訪問者の登録や退室を自動化する機能、予約状況の表示機能、メールや内線電話で担当者に通知する仕組みなどが備わっているシステムは、効率的な業務運用に役立ちます。また、多言語対応（特に英語）や顔認証機能を持つシステムは、国際的な来訪者が多いオフィスやホテルに適しています。

導入コストも大きなポイントです。無人受付システムの価格は、機能や導入規模によって異なります。無料プランを提供するサービスもありますが、必要な機能が含まれていない場合が多く、事前にどの機能が必須かを確認することが大切です。比較表や紹介文を利用し、企業の予算や運用ニーズに合った最適なシステムを選びましょう。

最後に、サポート体制の有無も確認が必要です。定期的なメンテナンスやシステムトラブル時の迅速な対応が可能なサポートが整っているシステムは、安心して長期的に運用できます。これにより、業務の効率化と管理コストの削減が実現し、施設や企業の運営をスムーズに進めることが可能になります。

今後の未来展望と進化

無人受付システムは、オフィスや工場、クリニックなどさまざまな施設で急速に普及しています。今後、さらなる技術進化により、より高度で効率的なサービスが提供されると予想されます。
特に、AI技術やクラウドサービスの発展が鍵となり、無人受付の機能が多様化し、さらに使いやすいシステムが登場する見込みです。例えば、来訪者の状況や事前の予約情報を自動で管理し、リアルタイムで通知する機能の強化が進むでしょう。

また、カスタマイズ性が高いシステムが増えることで、企業や地方自治体のニーズに合わせた柔軟なソリューションの提供が期待されます。2024年以降、無人受付システムは単なる受付業務の自動化にとどまらず、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、施設全体の業務効率化を支える存在となっていくでしょう。

AI技術の活用による更なる進化

無人受付システムの進化には、AI技術の導入が大きく影響しています。現在、多くのシステムではAIを用いた顔認証や音声案内が実装され、来訪者の登録や入館手続きがよりスムーズに行えるようになっています。
今後、AIのさらなる進化により、来訪者の行動データを分析し、適切な案内文や対応を自動で表示するシステムが増えると考えられます。例えば、タブレットやiPad上でリアルタイムに訪問者のニーズを予測し、的確な案内を行う機能が開発されるでしょう。

さらに、クラウド技術との連携により、複数拠点での一括管理や、リモートからのシステム操作が可能になるなど、受付業務の完全自動化が進むと予想されます。このような進化により、無人受付システムは従来の「受付」機能にとどまらず、企業のDXを支える重要な役割を果たすソリューションとなっていくでしょう。特に、ホテルやカラオケなどのサービス業でもAIを活用した自動応対が主流となり、来訪者に合わせた柔軟な対応が可能となることで、顧客満足度の向上にも寄与します。企業や施設がAI対応型の無人受付システムを導入することで、効率化とコスト削減が進むだけでなく、業務の質の向上が期待されます。

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以上の内容でご紹介した、無人受付のメリット・有効性を実現するためには、複雑なシステムの組み込みや体制構築をできるだけシンプルにすることが有効です。また、来訪された方の操作も簡単になることで、機械操作になれない方でも安心してご利用いただけるようになります。

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