無人受付システムとは？-比較表やメリット、導入事例を紹介-
無人受付システムは、企業や自治体の窓口業務を効率化し、コスト削減やサービス向上を実現する画期的なソリューションです。対面に近いリモート接客を可能にすることで、顧客対応をスムーズにしながら、専門知識を持ったスタッフが遠隔地からでもサポートできる仕組みです。コロナ禍を経て非対面サービスの需要が高まり、無人受付システムはあらゆる業界で注目を集めています。
本記事では、無人受付システムの具体的なメリットや活用事例をご紹介します。
この記事の目次
無人受付システムとは？特長を紹介
無人受付システムは、特定の地点からコールセンターや窓口などにリモート接続して、大きなモニターに応対者を映し出し、映像と音声を組み合わせることで対面に近い接客を実現できるシステムです。専門スタッフを全国各地に配置せずとも、特定の拠点やコールセンターから全国の窓口対応ができるので、接客サービスの向上や対応力の強化に繋がるため、コストの削減と売上げアップを両立できる仕組みとなります。表情や仕草を通じて相手の理解度を把握しながらコミュニケーションが可能で、簡単な操作性や事前予約機能により、IT機器に不慣れな来訪者でもスムーズに利用できます。
新型コロナウイルスの影響で経営難に陥る企業が増える中、受付業務の効率化を検討する経営者も多く、無人受付システムは人件費削減や業務の精度向上に貢献します。企業規模や業務内容に応じたカスタマイズが可能で、受付業務の最適化に役立ちます。
無人受付システムの導入メリット3つご紹介
無人受付システムの導入は、企業や施設にさまざまな利点をもたらします。無人化によって受付カウンターの業務を効率化するだけでなく、接客スタッフの遠隔対応や効率的なリモートサポートが可能となり、運営コストの削減と顧客満足度の向上が期待できます。
無人受付システムを導入することで得られるメリットを3つ解説していきます。
1．専門知識のあるスタッフがどこからでもリモート対応できる
無人受付システムの導入により、受付カウンターへの専門スタッフの常駐が不要となり、リモート対応が可能になります。クラウド型やリモート対応型のシステムを活用することで、国内、国外問わず遠隔地からリアルタイムで来訪者に対応でき、タブレットやタッチパネルを通じたビデオ通話や内線連絡が可能です。さらに、AIや自動応答システムを併用することで、複雑な問い合わせにもスムーズに対応し、来訪者の満足度向上につながります。
2．業務効率アップ！遠隔対応によるコスト削減
受付スタッフを各拠点に配置するのではなく、リモートで対応することで、人件費の削減につながります。また、スタッフの勤務場所に制約がなくなるため、企業はより柔軟な働き方を提供できるようになります。特に、人手不足が問題となっている業界では、こうしたリモート対応の仕組みが非常に有効です。
3．接客スタッフの採用・育成の効率が高まる
本部から遠く離れた地点で接客業務をしてほしいけれど、教育が行き届かないケースもあるでしょう。無人受付で本部と連携すれば、接客スタッフのスキルが乏しくても接客をフォローでき、従業員を採用しやすくなります。
また、リモートで本部から一極化した集中教育をしていけば、各エリアで働く従業員の知識レベルを一定化できます。拠点ごとに専門スタッフを配置して教育するよりも、育成効率が高まるでしょう。
スタッフを各地の受付窓口に配置するとなれば、見えづらい人事・採用、そして先に述べた育成面が大変になることは容易に想像がつきます。無人受付システムのリモート対応であれば、機材と場所のみとなるので、コストも見えやすく計画が立てやすいです。
上記のポイントをおさえれば、業務の効率化と管理コストの削減が実現し、施設や企業の運営をスムーズに進めることが可能になります。
導入のデメリット
- 導入に初期コストが発生する
- 有人の方が好ましいと思う人もいる
- 急なシステムトラブル発生する可能性がある
無人受付システムの5つの選び方ポイント
無人の受付システムを導入する上で、選ぶ時のポイントを4つ紹介していきます。
企業や施設の規模・業務内容・環境に応じた適切なシステム選定が重要。
- システムタイプの選択肢:
- タッチパネルを用いた台型システム
- タブレット（例：iPad）を使用するモバイルタイプ
- ロボットを活用した動きのあるシステム
選定基準: 受付業務の性質や来訪者の流れに適したシステムを選ぶ
クラウド型とオンプレミス型の特徴を理解して選定。
- クラウド型:
- インターネット環境があれば場所を問わず管理可能
- 遠隔地からのアクセスや複数拠点の一元管理が容易
- 社内LANで運用し、データセキュリティを強化
- 企業のセキュリティポリシーに適合しやすい
システム機能を確認し、業務効率化を図る。
- 訪問者の登録・退室の自動化機能
- 予約状況の表示機能
- メール・内線電話での担当者通知機能
- 多言語対応（特に英語）や顔認証機能（国際的な来訪者向け）
サポート体制の有無を確認し、安定運用を確保。
- 定期的なメンテナンスやトラブル時の迅速な対応が可能か確認
- サポート体制が充実したシステムで長期運用の安心感を確保
無人受付対応の評価：システム10選比較表
受付システムは数多く存在していますが、その中で10個のシステムを選び、無人受付システムとしての使用も可能なのか比較していきます。
| システム名 | 主な機能・特徴 | 対応デバイス | 企業向け機能 | 無人受付対応 |
|---|---|---|---|---|
| ReClip | 手書き入力対応、基本無料 | タブレット | 小規模向け | △ |
| ラクネコ | QRコード対応、名刺読み取り、入館証発行 | タブレット | 中小企業向け | ○ |
| Airウェイト | 受付・順番待ち管理が可能なクラウドシステム。顧客の待ち時間を短縮し、効率的な受付対応を実現。 | タブレット, PC | 中小企業向け | ○ |
| RECEPTIONIST | iPadを利用したクラウド受付、チャット通知、カレンダー連携 | iPad | ビジネス向け | ○ |
| ACALL | オフィス向けの受付・入退室管理を統合。カレンダー連携やゲスト管理機能を提供。 | タブレット, PC | ビジネス向け | ○ |
| Smart at reception | Microsoft 365 / Google Workspaceと連携、非接触受付 | iPad, PC | 大企業向け | ○ |
| workhub Reception | ビデオ通話機能、スマートキー連携、完全無人受付 | iPad, PC | 大企業向け | ◎ |
| RURA | AI受付、顔認識、非接触対応 | タブレット, PC | 大企業向け | ◎ |
| Akerun入退室管理システム | クラウド型の入退室管理システム。ICカードやスマートフォンを使ったセキュリティ強化が可能。 | ICカードリーダー, スマートフォン | 大企業向け | ◎ |
| テレ窓 | 遠隔対応、タッチパネル操作、常時接続対応 | 専用端末 | 自治体・公共機関向け | ◎ |
これらのシステムは、それぞれ異なる特徴を持っており、企業や施設のニーズに応じて適したものを選択するのが重要です。
テレ窓について詳しい資料はこちらから↓
- 接客システムの違いについてはこちらから↓
無人受付システムがZoomで実現可能！iPadなどのタブレットでも使用できる
近年、上記の比較表にあるReClipのような無料で使用できる受付システムアプリなどが増えていますが、Web会議ツールZoomでも受付システムとしての利用が可能です。
DTENが提供しているZoom Roomsの専用機を使用すれば、Zoomでも無人受付を実現することができます。複雑な操作は不要で、ワンタッチで特定の箇所を呼び出すことができます。また、タッチパネル型のオールインワンタイプなので、コンパクトに設置することが可能です。
使用する会社のアカウントを共有すると、iPadなどのタブレットでも対応が可能になります。
詳しい情報はこちらの記事をお読みください↓
DTEN ME Proをリモート接客に活用！その利便性とその魅力を解説
業界別無人受付システム導入事例の紹介
業界別で活躍する無人受付システムの事例を紹介していきます。
専門スタッフが詳しい製品の説明と販売を促進
無人受付システムの活用事例として、家電量販店での導入が挙げられます。
特に、来店客がタブレットを使用して製品情報を検索し、希望する商品を選択すると、その商品の専門スタッフが自動で通知を受け、来客に対して詳しい説明や販売促進を行う仕組みが導入されています。この仕組みにより、顧客は必要な情報を迅速に得ることができ、スタッフは来客状況を把握した上で、効率的にサービスを提供できます。
弊社で提供している無人受付システム「テレ窓」を導入されて業務効率が改善され、スムーズに運営できるようになった実績もあります。
- 企業の導入事例
【無人店舗で革新！】テレビ窓口システム「テレ窓」が株式会社セレモニー 次世代葬儀式場『めぐりえ』の遠隔接客システムに採用
その他詳しい活用方法はこちらから
リモート接客を導入される企業様が増加！活用シーンを徹底調査
2040年問題対策として少子高齢化が進む自治体でも活躍！
2040年には、全国の自治体の半数以上が「少子高齢化社会」として有力な人手不足と住民サービスの低下に当たると言われています。
熊本県美里町役場では、高齢者を中心とした住民の窓口対応を効率化しつつ、職員の事務負担を軽減するために、無人受付システムを導入しました。 これにより、職員数を増やし、過疎地域でも都市部と同等のサービス品質を確保。限られた人材の資源を有効活用しながら、住民の満足度向上と持続可能な自治体運営を両立しています。
お役立ち資料ダウンロード
DX化を推進するテレビ会議 常時接続の活用術とは？
業種別の事例資料を無料配布しています。
無人受付システムの導入時の注意点
無人受付システムの導入により、受付業務の自動化が進み、従業員の負担軽減と業務効率化が実現します。来訪者はタブレットやタッチパネルを通じて手続きを行い、クラウド型システムを活用すれば、管理者は遠隔で受付状況をリアルタイムに確認できます。
システムには、担当者へのメール通知や内線連絡機能、事前予約や入館手続きの簡素化、多言語対応、セキュリティ強化機能（身元確認・記録保存）などが備わり、来訪者対応の質が向上します。
一方で、運用コストやメンテナンスも考慮が必要で、定期的なソフトウェア更新や、施設に最適なシステム選定が重要です。適切な管理体制を構築することで、受付業務の質向上とスムーズな来訪者対応が可能になります。
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ギンガシステムでは、テレビ会議の開発を通じて得たノウハウを活かして、オンライン相談・リモート接客・テレビ窓口システムの「テレ窓」を開発しました。
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